U kan al u e-pos kry deur die hoeveelheid e-pos wat u te eniger tyd moet hanteer, te beperk.
As jy meer as 'n dag se boodskappe het ...
... in jou inkassie, die "deal met elke boodskap op die oomblik dat dit aankom" -approach werk nie vir jou nie.
Dit is nie jou skuld nie. Hierdie benadering kan net werk vir diegene wie se enigste werk is om e-pos so gou as moontlik te beantwoord.
Gelukkig kan u met 'n effens verskillende laan u per ongeluk per e-pos werk, nog steeds binne 'n redelike tyd antwoord, geen e-posse agterstallig oor maande hê nie en ook die e-pos agterstallig raak.
Kry en bly op die top van jou e-pos maklik deur dit met môre te hanteer
Om 'n greep op jou e-pos te kry:
- Neem jou oë uit die inkassie .
- Maak seker dat outomatiese poskontrole en nuwe poskennisgewings afgeskakel word.
- Hanteer al die pos wat gister aangekom het , in soveel groepe soos wat u goedvind.
- Hoe minder groepe, hoe beter. As jy al gister se pos op een slag behandel, is die kans dat jy die minste tyd en moeite daaraan spandeer het.
- Skeduleer tyd vir jou e-posverwerking .
- Hanteer die boodskappe in volgorde.
- As 'n boodskap navorsing vereis, skeduleer die navorsing vir môre, en laat die sender weet dat jy weer na hulle sal terugkeer. Indien meer werk benodig word, skeduleer oor 'n langer tydperk.
- Maak seker jy kan die oorspronklike boodskap vind wanneer die werk afgehandel is. Die afsender en, belangriker nog, datum saam met die taak, moet genoeg wees. In Mac OS X Mail kan u ook LinkABoo gebruik.
- U kan 'n slimme vouer gebruik wat slegs die boodskappe wat gister aangekom is, vertoon. Vlae gebruik (etiketdae in afwisselende kleure, byvoorbeeld), of staatmaak op sortering volgens datum van aankoms.
- U kan u inkassie gereeld nagaan vir enige e-posse wat dringende aksie vereis .
As u werk dit eis, verwerk u pos meer dikwels as daagliks, drie keer per dag. Wat u ook al kies, die belangrikste element is dat die lys van e-posse gesluit is vir nuwe inskrywings terwyl u daaraan werk.
Hoekom daaglikse verwerking van die e-pos inkassie?
Tensy jy meer gereeld met pos moet gaan, nooi ek jou uit om daaglikse verwerking te probeer. Dit het bykomende voordele:
- U gee nie die toevallige voorspelling om onmiddellik te antwoord nie, 'n verbintenis wat nie nagekom kan word nie.
- 'N Daaglikse skedule is maklik om te onthou en onthou.
- U kan die perfekte tyd van die dag kies vir elke tipe boodskap.
Hanteer die maklikste e-posse eerste!
Selfs as dit nie gewoonlik jou styl is nie,
- Doen eksperimenteer om die maklikste boodskappe uit die pad te kry.
Sodra jy by die meer uitdagende e-posse kom, het die bestendige vordering hulle al getem. As jy vinnig die ingewikkelde voorgegee het voordat jy met die maklike begin het, het jy tyd bestee met oplossings.
Wat as ek 'n dag mis my inkassie mis?
As jy 'n paar dae as gevolg van reise of vakansies mis, is dit nie 'n groot probleem nie.
- Hanteer die e-posse asof hulle gister aangekom het.
Dikwels gaan dit net twee dae of selfs 'n week e-pos, nie meer tyd en moeite as om een dag te hanteer nie.
As die stapel e-posse so hoog is dat jy dit nie op een dag kan hanteer nie, laat 'n ander strategie jou help:
Hoe om 'n agterstand van e-pos te verwyder
Om ontslae te raak van 'n agterstand van e-posse:
- Skep 'n nuwe gids.
- Skuif al die uitstaande e-posse uit jou inkassie na die gids.
- Doen elke dag en voor enigiets anders iets met ten minste een van die boodskappe in die agtergronde.
- Jy hoef nie daarop te antwoord nie. Jy hoef dit nie te lê nie. Doen egter iets. Soek na 'n webwerf wat jou kan help om byvoorbeeld te antwoord. Of kyk na die e-posadres (of nommer) van iemand wat jou kan help.
- Op sommige dae sal jy die minimum doen. Groot! Op baie ander, sal jy op 'n slag met 'n hoop boodskappe omgaan. Groot!
- Hanteer alle nuwe pos soos hierbo.
Ek het hierdie strategieë geleer van Mark Forster's Do It Môre: en ander geheime van tydsbestuur (vergelyk pryse), 'n allesomvattende groot boek as jy alles klaar wil kry en nog tyd het om te speel (vergelyk pryse) -mark Forster se eerste tyd bestuur paaiement.