Die gebruik van finansiële tegnieke om die verkryging van 'n IT-bate te regverdig
Regverdigende IT-beleggings is 'n kritiese vaardigheid vir enigiemand wat in tegnologie werk. Alhoewel baie IT-beleggingsbesluite geneem sal word deur die leierskap in die IT-organisasie, sal die voorstelle vir nuwe toerusting of dienste gereeld van die IT-personeel kom. Dit is belangrik om die terminologie en basiese tegnieke te verstaan om 'n saak te maak om in 'n nuwe toerusting te belê. Dit is een ding om te vra om jou helpdesk sagteware te vervang. Jy sal waarskynlik hoor, "ons sal kyk na daardie - blah blah blah". Alternatiewelik, sê iets soos "vervanging van ons hulptoonbank sagteware sal bespaar IT $ 35,000 per jaar en sal betaal vir homself in 3 jaar", sal jy 'n baie meer positiewe reaksie van jou IT-bestuur kry. Ek kan jou daarvan verseker.
Hierdie artikel sal u die basiese vaardighede gee wat nodig is om 'n waardasie vir 'n voorgestelde IT-belegging te analiseer en te skep. Jy moet die basiese beginsels verstaan voordat jy 'n diep duik in hierdie finansiële tegnieke neem. Kyk vir toekomstige artikels waar ek meer gevorderde analitiese tegnieke sal verskaf om 'n IT-belegging in toerusting of diens te regverdig.
Basiese IT Beleggingsanalise Terminologie
Kapitaaluitgawes (CAPEX): Kapitaal is 'n term wat gebruik word om 'n aankoop wat 'n nuttige lewensduur van meer as 'n jaar het, te onderskei. Byvoorbeeld, wanneer 'n maatskappy 'n skootrekenaar vir 'n werknemer koop, word verwag dat die skootrekenaar vir 3 of 4 jaar sal duur. Rekenmeesters vereis dat hierdie soort IT-belegging oor die tydperk uitgereik word in plaas van om in die jaar aangekoop te word. 'N Maatskappy het tipies beleide oor die nuttige lewensduur van toerusting, asook 'n minimum dollarbedrag vir 'n kapitaaluitgawe. Byvoorbeeld, 'n sleutelbord wat $ 50 kos, sal nie as kapitaal beskou word nie.
Waardevermindering: Waardevermindering is die metode wat gebruik word om die koste van 'n kapitale IT-belegging oor die nuttige lewensduur van die aankoop te versprei. Byvoorbeeld, aanvaar dat die rekeningkundige beleid vir kapitaal reguitlynwaardevermindering gebruik. Dit beteken net dat die waardevermindering dieselfde sal wees in elke jaar. Kom ons sê jy koop 'n nuwe bediener vir $ 3,000 met 'n verwagte lewensduur van 3 jaar. Waardevermindering op daardie IT-belegging sal $ 1 000 per jaar wees vir 3 jaar. Dis waardevermindering.
Kontantvloei: Kontantvloei is die beweging van kontant in en uit die besigheid. U moet die verskil tussen kontant en nie-kontantitems verstaan. Gewoonlik word kontant gebruik om die waarde van IT-beleggings te bereken. Waardevermindering is 'n nie-kontantkoste wat beteken dat die onderliggende bate reeds betaal is, maar jy spandeer die uitgawe oor die lewensduur van die bate. Die oorspronklike aankoop van die IT-belegging sal beskou word as die kontantuitvloei wanneer finansiële analise gedoen word.
Afslagkoers: Dit is 'n koers wat in analise gebruik word om rekening te hou met die feit dat 'n dollar vandag meer werd is as 'n dollar in 5 of 10 jaar. Die gebruik van 'n verdiskonteringskoers in IT-beleggingsanalise is 'n metode om toekomstige dollars te stel in terme van vandag se dollar. Die diskontokoers self is die onderwerp van baie handboeke. As u 'n hoogs akkurate diskontokoers vir u maatskappy benodig, kontak u rekeningkundige afdeling. Andersins gebruik ons iets soos 10% wat inflasie verteenwoordig en die koers wat 'n maatskappy kan verdien op geld wat nie in u IT-toerusting belê word nie. Dit is soort van 'n geleentheidskoste.
IT-beleggingsanalise-tegnieke
Daar is baie metodes om te help met die evaluering van IT-beleggings (kapitaal). Dit hang baie af van die soort belegging wat u maak en die volwassenheid van die IT-organisasie in die evaluering van kapitaalaankope. Die grootte van die organisasie kan ook 'n rol speel. Maar onthou, dit is iets wat nie baie tyd neem nie en selfs as jy werk vir 'n klein tot mediumgrootte organisasie, sal hierdie moeite waardeer word.
In hierdie artikel gaan ons kyk na 2 eenvoudige IT beleggingstegnieke. Ek sal u aanmoedig om albei saam te gebruik, vertel hulle 'n meer volledige prentjie van die waarde van die voorgestelde IT-belegging.
- Netto huidige waarde
- Terugbetalingstydperk
Netto Huidige Waarde (NPV)
Netto huidige waarde is 'n finansiële tegniek wat oor tyd 'n reeks kontantvloei oplewer en afslag tot die huidige tydperk. Netto huidige waarde neem die tydwaarde van geld in ag. Dit is tipies om na kontantinvloei en kontantuitvloei oor 'n tydperk van drie tot vyf jaar te kyk en die netto invloei minus die netto uitvloei in 'n enkele waarde af te skaf. As die getal positief is, sal die projek waarde toevoeg tot die organisasie en as die NPV negatief is, sal dit die waarde van die organisasie verlaag. Die werklike krag van NPV-analise is wanneer alternatiewe IT-beleggings vergelyk word. NPV bied 'n relatiewe waarde van IT-beleggingscenario's en die een met die hoogste NPV word gewoonlik oor die ander alternatiewe oorgeneem.
Die moeilike deel van die berekening van netto huidige waarde is die werklike getalle wat in die analise gebruik moet word. Aan die uitvloeisel van die vergelyking kan jy die totale koste van die belegging gebruik, tesame met onderhoudskoste en implementeringskoste. Die invloei kant kan moeiliker wees om te bereik. As die IT-belegging inkrementele inkomste genereer, is dit redelik reguit en u kan hierdie nommers in u analise gebruik. Wanneer die invloei (of voordele) aan die sagte kant is, wat beteken dat hulle meer subjektief is, soos spaargeld in tyd, is dit baie moeiliker om te skat.
Die beste wat jy kan doen, is om aannames te dokumenteer en met jou maag te gaan. Kom ons neem 'n voorbeeld waar jy 'n IT-belegging in 'n hulptoonbank-sagtewarepakket maak. Die voordeel van so 'n belegging is tyd bespaar deur IT-personeel en moontlik verhoogde tevredenheid van die gebruikersgemeenskap. As u 'n bestaande hulptoonbank sagtewarepakket vervang, kan u ook geld bespaar in die instandhouding van die stelsel. U moet die invloei en uitvloei afbreek om 'n NPV-analise vir u IT-beleggingsvoorstel uit te voer.
Inflome: Die invloei of voordele wat uit 'n IT-belegging voortspruit, kan subjektief en minder akkuraat wees. Dikwels is die voordeel van 'n IT-belegging spaar in tyd, kliëntetevredenheid of ander "sagte" nommers. Hier is 'n paar voorbeelde van invloei.
- Gestoorde onderhoudskoste van afgetrede sagteware
- Tyd bespaar deur IT-personeel as gevolg van verhoogde doeltreffendheid
- Verhoogde inkomste
Uitvloei: Uitvloeie is tipies makliker om te skat, maar sommige kan ook subjektief wees. Hier is 'n paar voorbeelde van uitvloei.
- Koste van die sagteware (lisensiegelde, ens.)
- onderhoud
- Eksterne implementeringskoste
Hierdie groter prentjie toon 'n eenvoudige IT-beleggingsanalise met behulp van Net Present Value (NPV) -analise. Excel maak hierdie soort analise baie eenvoudig. Dit het ook 'n funksie om NPV te bereken. Soos u van die beeld kan sien, het ek jaarliks invloei en uitvloei uitgelê en dan die NPV bereken op grond van die diskontokoers van 10%.
- NPV Analise: IT belegging Screenshot (groot prent)
Terugbetalingstydperk
Die resultaat van die terugbetalingsperiode-analise dui aan hoe lank die IT-belegging neem om die koste van die belegging te verhaal. Dit word gewoonlik in jare genoem, maar dit hang af van die analise tydhorison. Terugbetaling Periode kan 'n eenvoudige berekening wees, maar slegs met 'n baie eenvoudige stel aannames. Hier is die formule om die terugbetalingstydperk op 'n IT-belegging te bereken. In die algemeen, hoe korter die terugbetalingsperiode, hoe minder riskant is die IT-belegging.
[Koste van IT-belegging] / [Jaarlikse kontant opgewek uit IT-belegging]
Kom ons kyk na die scenario waar jy 'n stuk e-commerce sagteware koop vir $ 100,000. Aanvaar dat hierdie stuk sagteware die inkomste met $ 35,000 per jaar verhoog. Die terugbetalingstydperk sal $ 100,000 / $ 35,000 = 2,86 jaar wees. Dus, hierdie belegging sal self vir 2 jaar en 10 maande betaal.
Daar is 'n beduidende nadeel om die terugbetalingsperiode te bereken deur so 'n eenvoudige stel aannames te gebruik. Dit is hoogs onwaarskynlik dat die inkomste uit die IT-belegging eweredig oor 'n lang tydperk sal kom. Dit is baie meer realisties dat die inkomstestroom oneweredig is. In hierdie geval moet u kyk na die kumulatiewe jaarlikse toename in inkomste totdat die oorspronklike IT-belegging "betaal word".
Oorweeg dieselfde voorbeeld van bo. Kom ons neem aan dat in die jaar 1 die netto toename in inkomste uit die IT-belegging $ 17,000 is. In jaar 2, 3, 4 en 5 is dit $ 29,000, $ 45,000, $ 51,000 en $ 33,000, onderskeidelik. Terwyl dit 'n gemiddelde jaarlikse toename in inkomste van $ 35,000 is, is die terugbetalingstydperk anders as gevolg van die ongelyke inkomste wat uit hierdie belegging gegenereer word. Die terugbetalingstydperk in die voorbeeld is eintlik meer as 3 jaar, wat langer is as die oorspronklike berekening deur middel van 'n gemiddelde. As u na die kumulatiewe toename in inkomste kyk, kan u sien wanneer die oorspronklike belegging gedek word. In hierdie voorbeeld, vind net waar die koste van die IT-belegging ($ 100,000) gedek word. Jy kan sien dit kom voor tussen jaar 3 en jaar 4.
Kumulatiewe toename in inkomste:
- Jaar 1 - $ 17,000
- Jaar 2 - $ 46,000
- Jaar 3 - $ 91,000
- Jaar 4 - $ 142,000
- Jaar 5 - $ 175,000
Kyk na die voorbeeld IT-belegging Excel-sigblad vir die gedetailleerde formule vir die berekening van die terugbetalingstydperk.
IT Beleggingsvoorstel
Terwyl die berekeninge belangrik is in 'n IT-beleggingsanalise, is dit nie alles nie. Ek beveel sterk aan dat jy 'n voorstel saamstel in plaas van net jou spreadsheet uit te druk of die resultate te e-pos. Dink aan jou CFO as die gehoor wanneer die voorstel saamgestel word. Uiteindelik, as dit in elk geval op haar lessenaar kan eindig.
Ek sal aanbeveel dat u die voorstel begin met 'n kort opsomming van die IT-belegging (kapitaal) wat u voorstel, gevolg deur 'n kort opsomming in woorde van die resultate van u analise (saam met opsommende berekeninge). Laastens, heg die gedetailleerde sigbladanalise aan en jy het 'n professionele voorstel wat jou baas sal waardeer.
U IT-beleggingsvoorstelpakket kan insluit:
- Opsomming: 'n paragraaf of twee wat die IT-belegging wat u voorstel, opsom.
- Regverdiging: 'n paragraaf of twee wat die resultate van u analise opsom saam met die tegniek wat u gebruik het (sluit 'n opsommingstabel in)
- Drukstuk: 'n skoon uitdruk van die Excel-sigblad wat die gedetailleerde analise toon
Voorbeeld Excel Spreadsheet
Die voorbeeld Excel-sigblad het 3 velle, insluitend:
- opsomming
- Netto huidige waarde (NPV) Berekening
- Terugbetaling Berekening
- IT Beleggingsanalise - Excel 97-2003 Weergawe
As jy vrae het oor die regverdiging van IT-beleggings, laat my 'n e-pos of pos in die New Tech Forum.