Hoe om kontakkategorieë as verspreidingslyste in Outlook te gebruik

'N Alternatief vir groepe en verspreidingslyste

Outlook verspreidingslyste is handig om vinnig na 'n groep mense te stuur. Hulle is ook onmoontlik om te soek, moeilik om te administreer en 'n bietjie fyn om te begin. Gekategoriseerde kontakte maak vir buigsame e-pos verspreiding lyste met behulp van Outlook-pos samesmelting.

Outlook kan u enige aantal kategorieë aan u kontakte toewys. U kan dan u adresboek sorteer volgens kategorie en presto, hier is u nuwe, elegante, veelsydige en stabiele verspreidingslys.

Gebruik kontakkategorieë as verspreidingslyste in Outlook

U kan 'n verspreiding of poslys skep met kategorieë in Outlook met die volgende stappe.

1. Open kontakte in Outlook.
   • Druk Ctrl-3 , byvoorbeeld.
2. Maak seker dat alle kontakte wat u by u nuwe verspreidingslys wil voeg, uitgelig word.
   • Om mense nog nie by jou Outlook-kontakte te voeg nie, skep hulle eers, natuurlik, met Ctrl-N .
   • Jy kan verskeie inskrywings beklemtoon deur Shift-Ctrl te hou terwyl jy dit kies met die muis en 'n reeks deur Shift alleen te hou.
3. Maak seker dat die Huislint gekies en uitgebrei is.
4. Klik Kategoriseer in die Tags- afdeling.
5. Kies Alle Kategorieë ... in die keuselys.
6. Kliek op Nuwe ... in die venster Kleurkategorieë.
7. Voer die verlangde naam van die verspreidingslys in (bv. "Vriende en familie (Lys)") onder Naam :.
8. Kies Geen onder Kleur: of natuurlik jou gewenste kleur.
9. Klik op OK .
10. Klik nou weer OK nadat u die nuwe kategorie gekontroleer het, in die Kleurkategorieë- venster gekontroleer is.

Om enige tyd nuwe lede by die verspreidingslys te voeg :

1. Gaan na Kontakte in Outlook.
2. Merk al die kontakte wat jy wil byvoeg by die lys.
3. Maak seker dat die huislint uitgebrei word.
4. Klik Kategoriseer in die lint se Tags afdeling.
5. Maak seker dat die lys se kategorie gekies is.
   • As die kategorie nie in die spyskaart verskyn nie:
     1. Kies Alle Kategorieë ... uit die spyskaart.
     2. Maak seker dat die kategorie van die lys in die kolom Naam gekontroleer is.
     3. Klik op OK .

Stuur 'n boodskap na u kategorieverspreidingslys

Om 'n nuwe boodskap of vergaderingversoek aan alle lede van die kategorie-verspreidingslys op te stel:

1. Gaan na Kontakte in Outlook.
2. Klik Soek Kontakte .
   • U kan ook Ctrl-E druk .
3. Maak seker dat die soeklint uitgebrei is.
4. Klik Categorized in die Search Ribbon's Refine section.
5. Kies die gewenste kategorie uit die kieslys wat verskyn het.
6. Maak die huislint oop.
7. Klik op Mail Merge in die aksies- afdeling.
8. Maak seker dat Alle kontakte in huidige vertoning gekies is onder Kontakte .
9. Tipies, maak seker
   • Vorm Briewe word gekies onder Dokumenttipe: en
   • E-pos onder Merge to: in die opsie Merge Options .
10. Tik die onderwerp vir die e-pos onder Boodskapvakreël :.
11. Klik op OK .
12. Stel die e-pos se teks in Word saam.
    • U kan die gereedskap gebruik in die gedeelte Skryf en invoeg velde in die Mailings- lint om byvoorbeeld groette aan te pas vir elke ontvanger, en invul of gebruik ander adresboekvelde.
    • Voorskou resultate kan u toets wat u velde en reëls in elke e-pos van elke ontvanger sal produseer.
13. Kliek op Voltooi en voeg saam in die Afrondingsafdeling van Mailings .
14. Kies Stuur e-posboodskap ... uit die spyskaart wat verskyn het.
15. Maak seker dat die toepaslike e-pos adresboek veld (gewoonlik E-pos ) gekies is onder Aan: vir Boodskap opsies .

1. Kies 'n gewone teks of HTML (insluitend formatering) onder posformaat:.
   • Dit is gewoonlik beter om Aanhegsel vir hierdie keuse te vermy; Dit sal die boodskap se teks as 'n Word-aanhangsel, wat ontvangers gewoonlik nie direk kan lees nie, maar afsonderlik moet oopmaak.
2. Maak seker Alle is gekies onder Stuur rekords .
3. Klik op OK .
4. As gevra word:
   1. Klik op Toestaan onder ' n program probeer toegang tot die e-pos adres inligting wat in Outlook gestoor is.

U kan die dokument in Word soos u wil, sluit en wegdoen of stoor.

Gebruik kontakkategorieë as verspreidingslyste in Outlook 2007

Om 'n verspreiding of poslys met kategorieë in Outlook 2007 te skep:

• Gaan na Kontakte in Outlook.
• Merk alle kontakte wat jy wil byvoeg by jou nuwe verspreidingslys.
  • Om mense nog nie by jou Outlook-kontakte te voeg nie, skep hulle eers met Ctrl-N .
• Klik op die knoppie Kategoriseer nutsbalk.
  • U kan ook aksies kies > kategoriseer in die kieslys.
• Kies Alle Kategorieë ... in die keuselys.
• Klik Nuwe ...
• Tik die verlangde naam van die verspreidingslys (bv. "Vriende en familie (Lys)").
• Kies Geen in die vervolg keuselys Kleur .
• Klik op OK .
• Klik weer OK nadat u die nuwe kategorie gekontroleer het.

Om later nuwe lede by te voeg, gee hulle die toepaslike kategorie aan mekaar.

Stuur 'n boodskap na u kategorieverspreidingslys in Outlook 2007

Om 'n nuwe boodskap of vergaderingversoek aan alle lede van die kategorie-verspreidingslys op te stel:

• Gaan na Kontakte in Outlook.
• Kies Kyk> Huidige vertoning> per kategorie uit die spyskaart.
• Klik op die opskrif van die verlangde lyskategorie.
• Kies aksies> Skep> Nuwe boodskap aan Kontak of aksies> Skep> Nuwe ontmoetingsversoek om kontak in die kieslys.
• Klik op OK as Outlook u in kennis stel dat u aksie sal geld vir alle items in die groep.
• Klik in die To ... -veld.
  • Outlook het al die adres in die To: -veld geplaas. Vir lys boodskappe is dit gewoonlik beter om alle adresse in die Bcc : veld te hê om die onthulling van adresse te voorkom. Indien nodig, kan u die adresse in die To: veld natuurlik verlaat, of skuif dit na die Cc: veld.
  • Vir kontakte met verskeie e-posadresse, het Outlook elkeen ingevoeg. Dit is die beste om die onnodige adresse te verwyder.
• Druk Ctrl-A .
• Druk Ctrl-X .
• Maak seker dat die Bcc ... -veld sigbaar is.
• Klik in die veld Bcc ....
• Druk Ctrl-V .
• Tik jou e-posadres in die To ... -veld.
• Gaan voort met die saamstel van die boodskap of vergaderingversoek.

(Getoets met Outlook 2007 en Outlook 2016)