Die funksie Mail Merge van Microsoft laat jou toe om dieselfde dokument te stuur met geringe veranderinge aan 'n groot aantal ontvangers. Die term "samesmelting" kom uit die feit dat een dokument (byvoorbeeld 'n brief) saamgevoeg word met 'n databron dokument, soos 'n sigblad .
Word se posfusie funksie werk naatloos met data uit Excel. Terwyl Word ook jou toelaat om sy eie databron te skep, is opsies vir die gebruik van hierdie data beperk. Verder, as jy reeds jou data in 'n sigblad het, is dit nie sinvol om al die inligting in die databasis van Word in te tik nie.
U data voorberei vir Mail Merge
Teoreties kan jy 'n Excel-werkblad in 'n Word- posfusiefunksie gebruik sonder enige spesiale voorbereiding. Dit word egter aanbeveel dat jy tyd neem om jou werkblad voor te berei om die posfusieproses te optimaliseer.
Hier is 'n paar riglyne om te sien wat sal help om die posfusieproses so glader te maak.
Organiseer jou sigbladdata
Met die risiko om die voor die hand liggend te stel, moet u data netjies in rye en kolomme georganiseer word. Dink aan elke ry as 'n enkele rekord en elke kolom as 'n veld wat jy in jou dokument gaan invoeg. (Kyk na die Excel-inligtingshandleiding as jy 'n opknapper nodig het.)
Skep 'n opskrifreeks
Skep 'n opskrifreeks vir die blad wat jy wil gebruik vir die posfusie. 'N Opskrifreël is 'n ry wat etikette bevat wat die data in die onderstaande selle identifiseer. Excel kan soms fyn wees oor die onderskeid tussen data en etikette. Maak dit duidelik deur gebruik te maak van vet teks, selgrense en selskerms wat uniek is aan die hoofreeks. Dit sal verseker dat Excel dit van die res van u data onderskei.
Later wanneer u die data saamvoeg met die hoof dokument, sal die etikette verskyn as die name van die samevoegingsvelde. Daar sal dus geen verwarring wees oor watter data u in u dokument invoeg nie. Verder is dit 'n goeie oefening om jou kolomme te etiket, aangesien dit gebruikersfout help voorkom.
Plaas alle data op 'n enkelblad
Die data wat u wil gebruik vir die samesmelting van die pos moet op een vel wees. As dit oor verskeie velle versprei word, moet u die velle kombineer of meer vinger-samesmeltings uitvoer. Maak ook seker dat die lakens duidelik genoem word , aangesien u die lap moet kies wat u van plan is om te gebruik sonder om dit te sien.
Om 'n databron in 'n posfusie te koppel
Die volgende stap in die possamevoegingsproses is om u voorbereide Excel-sigblad met u Word-dokument te assosieer.
- Klik op die Toolbar Mail Merge op die Open Data Source- knoppie.
- In die dialoogkassie Kies databron, blaai deur die dopgehou totdat jy jou Excel-werkboek kry. As u nie u Excel-lêer kan vind nie, maak seker dat "Alle databronne" gekies is in die keuselys gemerk "Lêers van tipe."
- Dubbelklik op jou bron Excel bron lêer, of kies dit en klik op Open .
- Kies in die dialoogkassie Kies tabel die Excel-blad wat die data bevat wat u met u dokument wil saamsmelt.
- Maak seker dat die boks langs "Eerste ry data kolomkoppe" bevat.
- Klik op OK .
Noudat die databron geassosieer is met die hoof dokument, kan u begin om teks in te voer en / of u Word-dokument te wysig. U kan egter nie verander in u databron in Excel nie; As u die data moet verander, moet u die hoof dokument in Word sluit voordat u die databron in Excel kan oopmaak.
Om die samevoegingsvelde in jou dokument in te voeg, is maklik om hierdie stappe te volg:
- Klik op die knoppie Voeg saamvoegveld in op die nutsbalk. Die dialoog Invoeg samevoegingsveld sal verskyn.
- Merk die naam van die veld wat u wil invoeg uit die lys en klik Voeg by .
- Die boks sal oop bly, sodat jy meer velde kan invoeg. As u meer as een veld in opvolging plaas, sal Word nie outomaties ruimte tussen die velde in u dokument voeg nie; jy moet dit self doen nadat jy die dialoog gesluit het. In jou dokument sien jy die veldnaam omring deur dubbele pyle.
- As jy klaar is, klik Sluit .
Voeg adresblokke en groete in-gebruik versigtig
Microsoft het onlangs 'n posfusie-funksie bygevoeg wat jou toelaat om adresblokke en groetelyne in te voeg. Deur op die betrokke knoppie op die nutsbalk te klik, sal Word jou in staat stel om verskeie velde gelyktydig in te voeg, gereël in algemene variasies.
Die invoegadres blokblokkie is die een aan die linkerkant; die invoeggroetlyn is regs.
Verder, wanneer u op een van die knoppies klik, vertoon Word 'n dialoog wat u opsies gee op watter velde u wil plaas, hoe u wil hê hulle moet gereël word, watter leestekens dit moet insluit en ander. Alhoewel dit eenvoudig genoeg is, en dit is as jy 'n databron in Word gebruik, kan dit verwar word as jy 'n Excel-werkblad gebruik.
Onthou wanneer die aanbeveling oor die byvoeging van 'n koptekst in jou werkblad op bladsy 1 van hierdie artikel? Wel, as jy 'n veld 'n ander naam as wat Word gebruik as 'n veldnaam vir soortgelyke data, kan Word die velde verkeerd ooreenstem.
Wat dit beteken, is dat die data in 'n ander volgorde as wat jy spesifiseer, as jy die invoegadresadresblok gebruik of die groetelyne knoppies plaas, net omdat die etikette nie ooreenstem nie. Gelukkig het Microsoft dit verwag en gebou in 'n Match Fields-funksie waarmee jy jou veldname kan ooreenstem met dié wat Word gebruik in die blokke.
Gebruik paslyne om korrekte kaartveldetikette te gebruik
Gaan soos volg te werk om velde aan te pas:
- Klik op die knoppie Wedstrydvelde op die nutsbalk.
- In die dialoogkassie Wedstellingsvelde sal jy 'n lys van Woord se veldname aan die linkerkant sien. Aan die regterkant van die boks sal jy 'n kolom dropdown boxes sien. Die naam in die elke dropdown-boks is die veld wat Word gebruik vir elke onderskeie veld in die adresblok of groepsreëlblok. Om enige veranderinge te maak, kies eenvoudig die veldnaam uit die aftreklys.
- As jy klaar is met veranderinge, klik OK .
U kan ook die dialoogkassie Wedstryde oopmaak deur op die knoppie Wedstrydvelde onderaan die dialoogkassie Voeg adresblokkie of groepslyn te klik, wat verskyn wanneer u op die betrokke knoppie knoppie klik.
Dokumente vir versameling van dokumente besigtig
Voordat ons voortgaan met die voorskou en druk van u saamgevoegde dokumente, 'n aantekening oor formatering: Wanneer die voeg van veldevelde in 'n dokument inbring, dra Word nie die formatering van die data van die data bron oor nie.
Toepassing van spesiale formatering van bronblaaie
As jy spesiale formatering wil toepas, soos kursief, vet of onderstreep, moet jy dit in Word doen. As u die dokument met velde bekyk, moet u die dubbele pyle aan weerskante van die veld waaraan u die formatering wil toepas, kies. As u die saamgevoegde data in die dokument bekyk, merk die teks wat u wil verander, uit.
Onthou dat enige verandering in al die saamgevoegde dokumente sal dra, nie net die individu nie.
Voorvertoning van die saamgesmelte dokumente
As u die saamgesmelte dokumente wil voorskou, klik die knoppie Gegroepeerde data gekyk op die nutsbalk. Hierdie knoppie werk soos 'n skakelaarskakelaar. As jy dus wil terugkom om net die velde te sien en nie die data wat hulle bevat nie, klik dit weer.
U kan deur die saamgevoegde dokumente opgevolg deur die navigasieknoppies op die werkbalk Mail Merge te gebruik. Hulle is van links na regs: Eerste Rekord , Vorige Rekord , Gaan na Rekord , Volgende Rekord , Laaste Rekord .
Voordat jy jou dokumente saamvoeg, moet jy hulle almal voorskou of soveel as wat jy kan om seker te maak dat alles korrek saamgesmelt is. Gee veral aandag aan dinge soos leestekens en spasiëring rondom die saamgevoegde data.
Finaliseer jou Mail Merge Document
As jy gereed is om jou dokumente saam te voeg, het jy twee keuses.
Voeg by die drukker saam
Die eerste is om hulle saam te voeg aan die drukker. As u hierdie opsie kies, sal die dokumente sonder enige wysiging aan die drukker gestuur word. U kan net saam met die drukker druk deur op die knoppie Opsomming na drukker knoppie te klik.
Voeg 'n nuwe dokument by
As jy sommige of al die dokumente moet personaliseer (alhoewel jy verstandig sou wees om 'n notasveld in die databron vir gepersonaliseerde notas by te voeg) of enige ander veranderinge te maak voordat jy dit druk, kan jy dit by 'n nuwe dokument voeg. As u saamvoeg na 'n nuwe dokument, sal die hoofstuk dokument saamvoeg en die databron bly ongeskonde, maar u sal 'n tweede lêer hê wat die saamgevoegde dokumente bevat.
Om dit te doen, kliek net op die knoppie Opsomming na Nuwe dokument nutsbalk.
Wat ook al die metode wat u kies, word u aangebied met 'n dialoog waarin u Word kan vertel om alle rekords, die huidige rekord of 'n reeks rekords saam te voeg.
Klik die opsieknoppie langs die gewenste keuse en klik dan op OK .
As u 'n reeks wil saamvoeg, moet u die beginnommer en die finale nommer van die rekords wat u in die samesmelting wil insluit, voorskryf voordat u op OK klik.
As u gekies het om die dokumente te druk, sal u die dialoogkassie Druk, nadat die dialoogkassie verskyn het. Jy kan daarmee met mekaar kommunikeer as wat jy sou vir enige ander dokument.