01 van 08
Excel Data Entry Oorsig
Hierdie handleiding dek sommige van die basiese DOS's en DON'Ts om data in sigbladprogramme soos Excel, Google Spreadsheets en Open Office Calc in te voer.
As u die data korrek die eerste keer invoer, kan u probleme later voorkom en maak dit makliker om 'n aantal Excel se gereedskap en funksies soos formules en kaarte te gebruik.
Die DO's en DON'Ts is:
- Beplan jou sigblad
- Moenie leë rye of kolomme verlaat wanneer jy verwante data invoer nie
- Stoor gereeld en stoor in twee plekke
- Moenie Getalle as kolomopskrifte gebruik nie en moenie eenhede met die data insluit nie
- Gebruik selverwysings en benoemde range in formules
- Moenie selle met formules oopgesluit laat nie
- Sorteer jou data
Beplan jou spreadsheet
As dit gaan om die invoer van data in Excel, is dit 'n goeie idee om 'n bietjie beplanning te doen voordat jy begin tik.
Om te weet waaraan die werkblad gebruik sal word, sal die data wat dit bevat, en wat met die data gedoen sal die finale uitleg van die werkblad aansienlik beïnvloed.
Beplanning voor tik kan tyd later bespaar as die sigblad herorganiseer moet word om dit doeltreffender en makliker te maak om mee te werk.
Punte om te oorweeg
- Wat is die doel van die sigblad?
- Hoeveel data sal die sigblad hou?
- Is kaarte benodig?
- Sal die sigblad gedruk word?
Wat is die doel van die sigblad?
- Die doel van die sigblad sal help om die ligging van data te bepaal, aangesien die belangrikste inligting sigbaar en maklik toeganklik moet wees.
- Watter berekenings word benodig? Die berekeninge beïnvloed watter formules en funksies nodig is en waar hulle geleë sal wees.
Hoeveel data sal die sigblad hou?
Die hoeveelheid data wat die sigblad aanvanklik sal hou en hoeveel sal later bygevoeg word, sal die aantal werkstate wat gebruik word, beïnvloed.
- Moenie u data te veel versprei nie, aangesien dit spesifieke inligting moeilik kan maak en berekenings wat oor verskeie velle of werkboeke strek, kan Excel se prestasie beïnvloed.
- Vir groot werkkaarte is dit soms nuttig om belangrike kolomtotale bo die kolomopskrifte te vertoon, eerder as om gebruikers te dwing om na die onderkant van die werkblad te blaai om die inligting te sien.
Is kaarte benodig?
As alle of 'n deel van die data in 'n diagram of kaarte vertoon moet word, kan dit op uitleg van inligting beïnvloed,
- Afhangende van die tipe grafiek, moet die data anders gegroepeer word - soos die gebruik van 'n opsommingsarea vir sirkelgrafieke.
- Vir groot sigblaaie kan kaarte verskuif word na aparte bladsye om druk te vergemaklik
Sal die sigblad gedruk word?
Hoe data gereël word, kan geraak word indien al of sommige van die data gedruk sal word, afhangende van die keuse van portret- of landskapuitleg en die aantal velle wat benodig word.
- As 'n portretweergawe op gewone lettergrootte papier (8 1/2 X 11) gebruik word, oorweeg dit om die meeste van die data in rye te plaas onder 'n paar kolomme, sodat al die opskrifte op een vel sigbaar is.
- As meer velle nodig is, oorweeg om kolomopskrifte bo-aan elke bladsy te druk om die data makliker te lees.
- As baie kolomme data gedruk moet word, kan landskapuitleg alle opskrifte op een bladsy hou. Weereens, as meer velle nodig is, druk die kolomopskrifte bo-aan elke bladsy.
- As kaarte gedruk word, kan dit na 'n aparte blad verskuif word.
02 van 08
Moenie leë rye of kolomme in verwante data laat nie
As jy leë rye of kolomme in data tabelle of verwante data wissel, kan dit baie moeilik wees om 'n aantal Excel se funksies, soos kaarte, draaitabelle en sekere funksies, behoorlik te gebruik.
Selfs leë selle in 'n ry of kolom wat data bevat, kan probleme veroorsaak, soos in die prent hierbo aangedui.
Die afwesigheid van leë spasies sal dit ook vir Excel makliker maak om alle verwante data in 'n reeks op te spoor en te selekteer indien eienskappe soos sorteer , filter of AutoSum gebruik word.
Eerder as om oop rye of kolomme te laat, gebruik grense of formaatopskrifte en etikette met vet of onderstreep om die data op te breek en dit makliker te lees.
Gee jou data kolom-wys wanneer moontlik.
- Wanneer jy jou sigblad lê, plaas 'n beskrywende opskrif bo-aan die eerste kolom van die tabel met die onderstaande data.
- As daar meer as een datareeks is, lys hulle een na die ander in kolomme (links na regs) met die titel vir elke data reeks bo.
Hou nie-verwante data apart
Alhoewel die verwante data bymekaar bly, is dit belangrik om terselfdertyd nie-verwante reekse van data apart te hou.
As u leë kolomme of rye tussen verskillende data reekse of ander data op die werkblad laat, sal dit vir Excel makliker wees om verwante reekse of tabelle van data korrek op te spoor en te kies.
03 van 08
Moenie gereeld stoor nie
Die belangrikheid om jou werk gereeld te spaar, kan nie oorbeklemtoon word nie - of te dikwels gestel.
Natuurlik, as jy 'n webgebaseerde spreiblad gebruik, soos Google Spreadsheets of Excel Online, is dit natuurlik nie 'n probleem nie, aangesien geen program 'n stooropsie het nie, maar in plaas daarvan werk met 'n outomatiese stoorfunksie.
Vir rekenaargebaseerde programme sal egter na twee of drie veranderings - of dit data byvoeg, 'n formatering verander, of 'n formule invoer - die werkkaart stoor.
As dit te veel lyk, slaan ten minste elke twee of drie minute.
Alhoewel die stabiliteit van rekenaars en rekenaarprogrammatuur die afgelope paar jaar drasties verbeter het, val die sagteware nog steeds in, kragonderbrekings gebeur nog steeds, en ander mense reis soms oor jou kragtoevoer en trek dit uit die muurkontak.
En wanneer dit gebeur, verhoog die verlies van enige hoeveelheid data - groot of klein - net jou werklading as jy probeer om te rekonstrueer wat jy reeds gedoen het.
Excel het 'n outomatiese stoor funksie, wat gewoonlik baie goed werk, maar dit moet nie staatgemaak word nie. Kry in die gewoonte om jou eie data te verseker met gereelde redings.
Snelkoppeling na stoor
Besparing hoef nie 'n moeilike taak te wees om die muis na die lint te verskuif nie en op die ikone te klik, kry die gewoonte om te spaar met die sleutelbordkortkombinasie van:
Ctrl + S
Stoor in twee plekke
Nog 'n aspek van besparing wat nie oorbeklemtoon kan word nie, is die belangrikheid om jou data op twee verskillende plekke te stoor.
Die tweede plek is natuurlik 'n back-up, en dit is al baie keer gesê: "Backups is soos versekering: het een en jy sal waarskynlik nie nodig hê nie, moet nie een hê nie en jy sal waarskynlik".
Die beste rugsteun is een wat op 'n ander fisiese plek van die oorspronklike is. Na alles, wat is die punt om twee kopieë van 'n lêer te hê as hulle
- is op dieselfde hardeskyf wat versuim?
- Op dieselfde rekenaar word dit gesteel?
- in dieselfde gebou wat op die grond brand?
Webgebaseerde rugsteun
Weereens, om 'n rugsteun te maak, hoef nie 'n moeilike of tydrowende taak te wees nie.
As sekuriteit nie 'n probleem is nie, is die werkkaart 'n lys van jou DVD's - stuur 'n kopie aan die hand van 'n webpos, sodat 'n kopie op die bediener bly, is waarskynlik voldoende.
As sekuriteit 'n probleem is, is webopberging nog steeds 'n opsie - al is dit met 'n maatskappy wat spesialiseer in daardie soort ding en 'n fooi hef om dit te doen.
In die geval van aanlyn-sigblaaie, sal die program se eienaars vermoedelik hul bedieners rugsteun - en dit sluit alle gebruikersdata in. Maar om veilig te wees, laai 'n afskrif van die lêer af na u eie rekenaar.
04 van 08
Moenie Getalle as kolomopskrifte gebruik nie en moenie eenhede met die data insluit nie
Gebruik opskrifte bo-aan kolomme en aan die begin van rye om jou data te identifiseer, aangesien dit bedrywighede soos sortering baie makliker maak, maar gebruik nie nommers soos - 2012, 2013, ensovoorts - om dit te doen.
Soos in die prent hierbo gewys, kan kolom- en ryopskrifte wat net nommers is, per ongeluk by berekeninge ingesluit word. As u formules funksies bevat soos:
- AutoSum ,
- AutoMax ,
- AutoAverage .
wat outomaties die reeks data kies vir die funksie se argument .
Tipies kyk sulke funksies eers na kolomme van getalle bo waar hulle geleë is en dan links vir 'n ry getalle, en enige opskrifte wat net nommers is, sal by die gekose bereik ingesluit word.
Getalle wat as ryopskrifte gebruik word, kan ook as 'n ander datareeks verwar word as dit gekies word as deel van 'n reeks vir 'n grafiek eerder as asse-etikette.
Formateer nommers in die opskrif selle as teks of skep teksetikette deur elke nommer met 'n apostrof (') - soos' 2012 en '2013 voor te skryf. Die apostroop wys nie in die sel nie, maar dit verander die getal na teksdata.
Hou eenhede in die opskrifte
Moenie: Tik geldeenheid, temperatuur, afstand of ander eenhede in elke sel met die getaldata nie.
As jy dit doen, is daar 'n goeie kans dat Excel of Google Spreadsheets al jou data as teks sal sien.
Plaas eerder eenhede in die opskrifte bo-aan die kolom, wat, soos dit gebeur, sal verseker dat daardie opskrifte ten minste teks is en nie die probleem wat hierbo bespreek word, sal skep nie.
Teks aan die linkerkant, Getalle aan die regterkant
'N vinnige manier om te weet of jy teks of nommer data het, is om die belyning van die data in 'n sel na te gaan. Standaard word teks data in die Excel-kolom en Google Spreadsheets in lyn gebring, en die getaldata word regs in 'n sel in lyn gebring.
Alhoewel hierdie standaardbelyning maklik verander kan word, word formatering nie normaalweg toegepas nie nadat alle data en formules ingevoer is. Die verstekbelyning kan jou dus vroegtydig aandui dat iets verkeerd is in die werkblad.
Persentasie en valuta simbole
Die beste praktyk om al die data in 'n werkblad in te voer, is om net die gewone getal in te voer en dan die sel te formateer om die nommer korrek te vertoon - en dit sluit persentasies en valuta in.
Excel en Google Spreadsheets aanvaar egter persentasies simbole wat saam met die nommer in 'n sel getik word en beide herken gemeenskaplike geldeenheid simbole, soos die dollar teken ($) of die Britse pond simbool (£) as hulle getik word in 'n sel saam met getaldata, maar ander geldeenheidsimbole, soos die Suid-Afrikaanse Rand (R), sal waarskynlik as teks geïnterpreteer word.
Om potensiële probleme te vermy, volg die bogenoemde beste praktyk en voer die bedrag in en formuleer die sel vir valuta eerder as om die valuta simbool in te tik.
05 van 08
Gebruik selverwysings en benoemde range in formules
Beide selverwysings en benoemde reekse kan en moet in formules gebruik word om dit vinniger en makliker te maak om die formules en die uitbreiding, die volledige werkblad, foutief en op datum te hou.
- Selverwysings is 'n kombinasie van die kolom letter en rynommer van 'n sel - soos A1, B23 en W987 - en word gebruik om die ligging van data in 'n werkblad te identifiseer.
- 'N Benoemde reeks of gedefinieerde naam is soortgelyk aan 'n selverwysing deurdat dit gebruik word om 'n sel of reeks selle in 'n werkblad te identifiseer.
Verwysingsdata in Formules
Formules word in Excel gebruik om berekeninge uit te voer - soos byvoeging of aftrekking.
As werklike getalle in formules ingesluit word - soos:
= 5 +3
Elke keer as die data verander - sê vir 7 en 6, moet die formule geredigeer word en die getalle verander sodat die formule word:
= 7 + 6
As die data in selle in die werkblad ingevoer word, kan die selverwysings - of reeksname - in die formule eerder as die getalle gebruik word.
As die getal 5 in sel A 1 en 3 in sel A2 ingeskryf word, word die formule:
= A1 + A2
Om die data op te dateer, verander die inhoud van selle A1 en A2, maar die formule bly dieselfde. Excel werk outomaties die formule resultate op.
Die spaargeld in tyd en moeite word verhoog indien die werkblad meer ingewikkelde formules bevat en as verskeie formules dieselfde data verwys, aangesien die data slegs op een plek verander moet word en al die formules wat dit verwys, sal opgedateer word.
Die gebruik van selverwysings of benoemde reekse maak jou werkkaart ook veiliger, aangesien dit jou toelaat om die formules te beskerm teen toevallige veranderinge, terwyl data-selle wat toeganklik verander, verlaat.
Wys na die data
Nog 'n kenmerk van Excel en Google Spreadsheets is dat hulle jou toelaat om selverwysings of reeksname in formules in te voer deur gebruik te maak van wysig - wat behels dat jy op 'n sel klik om die verwysing in die formule in te voer.
Punt verminder die moontlikheid van foute wat veroorsaak word deur die verkeerde selverwysing in te tik of 'n reeksnaam te spelfout.
Gebruik benoemde range om data te kies
Om 'n area van verwante data te gee, kan dit baie makliker maak om die data te kies wanneer soorte of filterbedrywighede uitgevoer word.
As die grootte van 'n data-area verander, kan die omvang van ' n naam maklik aangepas word deur die Naambestuurder te gebruik .
06 van 08
Moenie selle bevat wat onbeskermde formules bevat nie
Nadat baie tyd uitgegee is om hul formules korrek te kry en die korrekte selverwysings te gebruik, maak baie mense die fout om sulke formules kwesbaar te maak vir toevallige of opsetlike veranderinge.
Deur data in selle in die werkblad te plaas en dan daardie data in formules te verwys, kan die selle wat die formules bevat, gesluit word en, indien nodig, wagwoord beskerm word om dit veilig te hou.
Terselfdertyd kan die selle wat die data bevat oopgelaat word sodat veranderinge maklik ingevoer kan word om die sigblad op datum te hou.
Om 'n werkblad of werkboek te beskerm, is 'n twee-stap proses:
- Maak seker dat die korrekte selle gesluit is
- Pas die opsie om te beskerm, en indien nodig, voeg 'n wagwoord by
07 van 08
Sorteer jou data
Sorteer jou data nadat jy dit voltooi het.
Werk met klein hoeveelhede ongesorteerde data in Excel of Google Spreadsheets is gewoonlik nie 'n probleem nie, maar aangesien 'n aantal data toeneem, is dit moeilik om doeltreffend daarmee te werk.
Gegradeerde data is makliker om te verstaan en analiseer, en sommige funksies en gereedskap, soos VLOOKUP en SUBTOTAL, benodig gesorteer data om die korrekte resultate te behou.
As jy jou data op verskillende maniere sorteer, kan dit ook makliker wees om tendense te sien wat nie eers voor die hand liggend is nie.
Kies data om gesorteer te word
Voordat data gesorteer kan word, moet Excel die presiese omvang wat gesorteer moet word, ken en gewoonlik is Excel redelik goed om gebiede van verwante data te kies - solank as wat dit ingeskryf is,
- Geen leë rye of kolomme is binne 'n gebied van verwante data gelaat nie;
- en daar is leë rye en kolomme tussen areas van verwante data gelaat.
Excel sal selfs redelik akkuraat bepaal as die data-area veldname het en hierdie ry uit die rekords wat gesorteer moet word, uitsluit.
As Excel egter die reeks wat gesorteer moet word, kan kies, kan dit riskant wees - veral met groot hoeveelhede data wat moeilik is om te kontroleer.
Met name gebruik om data te kies
Om te verseker dat die korrekte data gekies is, lig die omvang voor die begin van die soort.
As dieselfde reeks herhaaldelik gesorteer moet word, is die beste benadering om dit 'n naam te gee.
As 'n naam gedefinieer word vir die reeks wat gesorteer moet word, tik die naam in die Naam vak , of kies dit uit die verwante keuselys en Excel sal outomaties die korrekte hoeveelheid data in die werkblad verlig.
Versteekte Rye en Kolomme en Sorteer
Versteekte rye en kolomme data word nie tydens die sortering verskuif nie, daarom moet hulle verskuil word voordat die sorteer plaasvind.
Byvoorbeeld, as ry 7 weggesteek is en dit is deel van 'n verskeidenheid data wat gesorteer word, bly dit as ry 7 eerder as verskuif na die korrekte ligging as gevolg van die soort.
Dieselfde geld vir die kolomme van data. Sorteer volgens rye behels die herbestelling van kolomme data, maar as Kolom B voor die sortering weggesteek is, bly dit as Kolom B en word dit nie weer aangepas met die ander kolomme in die gesorteerde reeks nie.
08 van 08
Alle getalle moet as nommers wees
Uitgawe: Maak seker dat alle nommers as getalle gestoor word. As die resultate nie is wat u verwag het nie, kan die kolom getalle bevat wat gestoor is as teks en nie as nommers nie. Byvoorbeeld, negatiewe getalle ingevoer uit sommige rekeningkundige stelsels of 'n nommer wat met 'n leidende '(apostroof) ingevoer word, word as teks gestoor.
As jy vinnig data met die AZ of ZA knoppie sorteer, kan dinge verskriklik verkeerd gaan. As daar 'n leë ry of leë kolomme binne die data is, kan 'n deel van die data gesorteer word, terwyl ander data geïgnoreer word. Stel jou voor die gemors wat jy sal hê as die name en telefoonnommer nie meer ooreenstem nie, of as bestellings na die verkeerde kliënte gaan!
Die maklikste manier om te verseker dat die korrekte reeks data gekies word voordat dit gesorteer word, is om 'n naam te gee.
Die tweede veronderstelling beïnvloed presies wat Excel sorteer. As u 'n enkele sel gekies het, brei Excel die seleksie uit om 'n reeks te kies (soos Ctrl + Shift + 8) wat begrens word deur een of meer leë kolomme en rye. Dit ondersoek dan die eerste ry in die gekose reeks om vas te stel of dit koptekst inligting bevat of nie.
Dit is waar die sortering met die nutsbalkgereedskap moeilik kan wees. Jou kopstuk (as jy een het) moet voldoen aan 'n paar streng riglyne sodat Excel dit as 'n kop kan herken. Byvoorbeeld, as daar enige leë selle in die koplys is, kan Excel dink dat dit nie 'n koptekst is nie. Net so, as die opskrifreeks dieselfde is as die ander rye in die datastel, kan dit dit nie herken nie. As u data tabel ook geheel en al uit teks bestaan en u hoofry bevat niks anders as teks nie, sal Excel feitlik al die tyd nie die hoofreeks herken nie. (Die ry lyk net soos 'n ander data-ry na Excel.)
Eers nadat u die reeks gekies het en bepaal of daar 'n opskrifreël is, sal Excel die werklike sortering doen. Hoe tevrede jy met die resultate is, hang af van die feit dat Excel beide die reekskeuse en die opskrifregte bepaal het. Byvoorbeeld, as Excel nie dink jy het 'n header ry nie, en jy doen, dan word jou kop in die liggaam van die data gesorteer. dit is oor die algemeen 'n slegte ding.
Om seker te maak dat u data reeks korrek herken word, gebruik die Ctrl + Shift + 8 snelkoppeling om te sien wat Excel kies; dit is wat gesorteer sal word. As dit nie aan jou verwagtinge voldoen nie, moet jy die karakter van die data in jou tabel verander, of jy moet die data-reeks kies voordat jy die dialoogkassie Sorteer.
Om seker te maak dat jou opskrif korrek herken word, gebruik die Ctrl + Shift + 8-snelkoppeling om die data reeks te kies en kyk dan na die eerste ry. As jou kop leeg bladsye bevat tussen diegene wat in die eerste ry gekies is of die eerste ry is net soos die tweede ry geformateer, of jy het meer as een koprukker gekies, aanvaar Excel dat jy glad nie headerraal het nie. Om dit reg te stel, maak veranderinge in jou kopreeks om seker te maak dat dit behoorlik deur Excel herken word.
Ten slotte kan alle verbintenis af wees as u data tabel gebruik maak van verskeie ry-opskrifte. Excel het dit moeilik om hulle te herken. Jy het die probleem saamgestel as jy verwag dat dit leë rye in daardie kop moet insluit; dit kan dit nie outomaties doen nie. U kan egter eenvoudig al die rye kies wat u wil sorteer voordat u die soort doen. Met ander woorde, wees spesifiek in wat jy wil hê Excel moet sorteer; moenie toelaat dat Excel die aannames vir jou maak nie.
Datums en tye gestoor as teks
As die resultate van sortering volgens datum nie uitkom soos verwag nie, kan die data in die kolom wat die sorteer sleutel bevat, datums of tye bevat wat as teks data gestoor word eerder as as getalle (datums en tye is net geformateerde getaldata).
In die bostaande beeld het die rekord vir A. Peterson onderaan die lys geëindig, toe die rekord op die rekord van A. Wilson, gegrond op die leendatum - 5 November 2014 - op die rekord geplaas moes word. het 'n leendatum van 5 November.
Die rede vir die onverwagse uitslae is dat die leendatum vir A. Peterson gestoor is as teks, eerder as as 'n nommer
Gemengde data en vinnige soorte.
Wanneer die vinnige soort metode van rekords wat teks- en getaldata bevat, gemeng word, sorteer Excel die nommer en teksdata afsonderlik - plaas die rekords met teksdata onderaan die gesorteerde lys.
Excel kan ook die kolomopskrifte in die soort resultate insluit - hulle interpreteer as net 'n ander ry teksdata eerder as as die veldname vir die datatabel.
Sorteer waarskuwings - Sorteer dialoogkassie
Soos in die prent hierbo gewys, word in Excel die dialoogkassie Sorteer, selfs vir soorte op een kolom, 'n boodskap vertoon waarin u gewaarsku word dat die data gestoor is as teks en u die keuse het om:
Sorteer enigiets wat lyk soos 'n nommer as 'n nommer
Sorteer nommers en nommers wat apart as teks gestoor word
As u die eerste opsie kies, sal Excel poog om die teksdata op die regte plek van die sorteerresultate te plaas.
Kies die tweede opsie en Excel plaas die rekords wat teksdata bevat onderaan die soort resultate. Net soos dit met vinnige soorte doen.