6 maniere om data in Excel te sorteer

Hierdie reeks wenke dek verskillende metodes om data te sorteer in Excel. Spesifieke inligting kan gevind word op die volgende bladsye:

1. Vinnige Sorteer op 'n enkele kolom met behulp van Sorteer en Filter of Sneltoetsen
2. Sorteer op verskeie kolomme
3. Sorteer volgens datums of tye
4. Sorteer volgens Dae van die week, maande of ander persoonlike lyste
5. Sorteer volgens Rye - Kolomme vir Herbestelling

Kies data wat gesorteer moet word

Voordat data gesorteer kan word, moet Excel die presiese omvang wat gesorteer moet word, ken en gewoonlik is Excel redelik goed om gebiede van verwante data te kies - solank as wat dit ingeskryf is,

1. Geen leë rye of kolomme is binne 'n gebied van verwante data gelaat nie ;
2. en daar is leë rye en kolomme tussen areas van verwante data gelaat.

Excel sal selfs redelik akkuraat bepaal as die data-area veldname het en hierdie ry uit die rekords wat gesorteer moet word, uitsluit.

As Excel egter die reeks wat gesorteer moet word, kan kies, kan dit riskant wees - veral met groot hoeveelhede data wat moeilik is om te kontroleer.

Om te verseker dat die korrekte data gekies is, lig die omvang voor die begin van die soort.

As dieselfde reeks herhaaldelik gesorteer moet word, is die beste benadering om dit 'n naam te gee .

01 van 05

Sorteer sleutel en sorteer volgorde

Sorteer vereis die gebruik van 'n soort sleutel en 'n sorteerbevel.

Die sorteer sleutel is die data in die kolom of kolomme wat u wil sorteer. Dit word geïdentifiseer deur die kolomopskrif of veldnaam. In die prent hierbo is die moontlike sorteer sleutels Student ID, Naam , Ouderdom , Program en Maand Gestart

In 'n vinnige volgorde is dit voldoende om Excel te vertel wat die soort sleutel is om op 'n enkele sel in die kolom met die sorteer sleutel te kliek.

Vir teks of numeriese waardes is die twee opsies vir die sorteer volgorde stygend en dalend .

As jy die Sorteer en Filter- knoppie op die Tuisblad van die lint gebruik, sal die sorteeropties in die keuselys verander, afhangende van die tipe data in die gekose bereik.

Vinnige Sorteer met behulp van Sorteer en Filter

In Excel kan 'n vinnige soort uitgevoer word met die Sorteer en Filter- knoppie op die Tuisblad van die lint .

Die stappe om 'n vinnige soort uit te voer, is:

1. Klik op 'n sel in die kolom wat die soort sleutel bevat
2. Klik indien nodig op die Tuisblad van die lint
3. Klik op die Sorteer en Filter- knoppie om die keuselys van soort opsies oop te maak
4. Klik op een van die twee opsies om in óf in stygende of dalende volgorde te sorteer
5. Maak seker dat die data korrek gesorteer is

Sorteer data met behulp van lint sleutels

Daar is geen kombinasie van sleutelbordkortpaaie vir die sortering van data in Excel.

Wat beskikbaar is, is sleutelsleutels, wat jou toelaat om toetsaanslagen te gebruik eerder as die muisaanwyser om dieselfde opsies as hierbo te kies, op die Tuisblad van die lint.

• Met die sleutelbord om toegang tot lintopsies te verkry, begin altyd met die Alt- sleutel.

Om te sorteer in opkomende order met behulp van Hot Keys

1. Klik op 'n sel in die soort sleutel kolom
2. Druk die volgende sleutels op die sleutelbord:
3. Alt HSS
4. Die tabel van data moet A tot Z / kleinste tot grootste deur die gekose kolom gesorteer word

Die warm sleutels vertaal in:
Alt-sleutel> "Tuisblad" -blad> "Redigeer" -groep> "Sorteer en filter" -kieslys> "Sorteer kleinste tot grootste" opsie.

Sorteer in aflopende volgorde met behulp van warm sleutels

Die stappe om te sorteer in aflopende volgorde met behulp van snelsleutels, is dieselfde as dié wat vir 'n stygende sorteer gelys word, behalwe as die sneltoets kombinasie is:

Alt HSO

Die warm sleutels vertaal in:
Alt-sleutel> "Tuisblad" -blad> "Redigeer" -groep> "Sorteer en filter" -kieslys> "Sorteer grootste na kleinste" -opsie.

02 van 05

Sorteer op verskeie kolomme van data in Excel

Benewens die uitvoer van 'n vinnige soort gebaseer op 'n enkele kolom data, kan Excel se persoonlike sorteerfunksie u op verskeie kolomme sorteer deur verskeie soorte sleutels te definieer.

In verskeie kolom-soorte word die sorteer-sleutels geïdentifiseer deur die kolomopskrifte in die dialoogkassie Sorteer te kies .

Soos met 'n vinnige soort, word die soort sleutels gedefinieer deur die kolomme se opskrifte of veldname te identifiseer , in die tabel wat die sorteer sleutel bevat.

Sorteer op verskeie kolomme voorbeeld

In die bostaande voorbeeld is die volgende stappe gevolg om die data in die reeks H2 tot L12 op twee kolomme data te sorteer - eers op naam en dan volgens ouderdom.

1. Merk die reeks selle wat gesorteer moet word
2. Klik op die Tuisblad van die lint .
3. Klik op die Sorteer en Filter- ikoon op die lint om die aftreklys oop te maak.
4. Klik op Aangepaste Sorteer in die keuselys om die dialoog Sorteer op te roep
5. Kies onder die kolomopskrif in die dialoogkassie Naam in die aftreklys om eers die data te sorteer deur die Naam-kolom
6. Die opsie Sorteer op is ingestel op Waardes - aangesien die soort gebaseer is op die werklike data in die tabel
7. Onder die opskrif Sorteer Sorteer , kies Z na A in die aftreklys om die Naamdata in dalende volgorde te sorteer
8. Klik bo-aan die dialoogkassie op die Add Level- knoppie om die tweede soort opsie by te voeg
9. Vir die tweede soort sleutel, onder Kolomopskrif , kies Ouderdom uit die aftreklys om rekords met dubbele name te sorteer deur die Ouderdoms kolom
10. Onder Sorteer bestelling opskrif, kies Grootste na Kleinste uit die aftreklys om die Ouderdomsdata in dalende volgorde te sorteer
11. Klik OK in die dialoogkassie om die dialoog te sluit en die data te sorteer

As gevolg van die definisie van 'n tweede soort sleutel in die voorbeeld hierbo, is die twee rekords met identiese waardes vir die Naam- veld verder gesorteer in dalende volgorde deur die Ouderdomsveld te gebruik, wat die rekord vir die student wat A. Wilson 21 jaar oud was voor die rekord vir die tweede A. Wilson 19 jaar oud.

Die eerste ry: kolomopskrifte of data?

Die reeks data wat gekies is vir sortering in die bostaande voorbeeld, het die kolomopskrifte bo die eerste ry data ingesluit.

Excel het hierdie ry bevat data wat verskil van die data in die daaropvolgende rye, sodat dit aanvaar word dat die eerste ry kolomopskrifte is en die beskikbare opsies in die dialoogkassie Sorteer aangepas om dit in te sluit.

Een kriterium wat Excel gebruik om te bepaal of die eerste ry kolomopskrifte bevat, is formatering. In die bostaande voorbeeld is die teks in die eerste ry 'n ander skrif en dit is 'n ander kleur van die data in die res van die rye. Dit word ook van 'n dik grens aan die rye geskei.

Excel gebruik so 'n verskil om vas te stel of die eerste ry 'n opskrifry is, en dit is redelik goed om dit reg te kry - maar dit is nie onfeilbaar nie. As dit 'n fout maak, bevat die dialoogkassie Sorteer 'n boks - My data het opskrifte - wat gebruik kan word om hierdie outomatiese seleksie te ignoreer.

As die eerste ry nie opskrifte bevat nie, gebruik Excel die kolom letter - soos Kolom D of Kolom E - as keuses in die Kolom opsie van die Sorteer dialoog.

03 van 05

Sorteer data volgens datum of tyd in Excel

Benewens die sortering van teksdata alfabeties of nommers van die grootste na die kleinste, bevat Excel se opsies opsies vir die sortering van datums.

Die volgorde bestellings beskikbaar vir datums is:

• Stygende orde - oudste tot nuutste
• Aflopende volgorde - nuutste na oudste

Vinnige Sorteer vs. Sorteer Dialoogkassie

Aangesien datums en tye net gegewens is, word dit soortgelyk aan 'n enkele kolom, soos Datum Leen in die voorbeeld hierbo. Die vinnige sorteer metode kan suksesvol gebruik word.

Vir spesies wat verskeie kolomme van datums of tye behels, moet die sorteer dialoog gebruik word - net soos by die versameling van verskeie kolomme van nommer- of teksdata.

Sorteer volgens datumvoorbeeld

Om 'n vinnige sortering volgens datum in stygende volgorde te voer - oudste tot nuutste - vir die voorbeeld in die bostaande foto, sal die stappe wees:

1. Merk die reeks selle wat gesorteer moet word
2. Klik op die Tuisblad van die lint
3. Klik op die Sorteer en Filter- ikoon op die lint om die aftreklys oop te maak
4. Klik op die opsie Sorteer oudste na nuutste in die lys om die data in stygende volgorde te sorteer
5. Die rekords moet gesorteer word met die oudste datums in die leenkolom aan die bokant van die tafel

Datums en tye gestoor as teks

As die resultate van sortering volgens datum nie uitkom soos verwag nie, kan die data in die kolom wat die sorteer sleutel bevat, datums of tye bevat wat as teks data gestoor word eerder as as getalle (datums en tye is net geformateerde getaldata).

In die bostaande beeld het die rekord vir A. Peterson onderaan die lys geëindig, toe die rekord op die rekord van A. Wilson, gegrond op die leendatum - 5 November 2014 - op die rekord geplaas moes word. het 'n leendatum van 5 November.

Die rede vir die onverwagse uitslae is dat die leendatum vir A. Peterson gestoor is as teks, eerder as as 'n nommer

Gemengde data en vinnige soorte

Wanneer u die vinnige sorteermetode gebruik indien rekords wat teks- en getaldata bevat, gemeng word, sorteer Excel die nommer en teksdata afsonderlik - plaas die rekords met teksdata onderaan die gesorteerde lys.

Excel kan ook die kolomopskrifte in die soort resultate insluit - hulle interpreteer as net 'n ander ry teksdata eerder as as die veldname vir die datatabel.

Sorteer waarskuwings - Sorteer dialoogkassie

Soos in die prent hierbo gewys, word in Excel die dialoogkassie Sorteer , selfs vir soorte op een kolom, 'n boodskap vertoon waarin u gewaarsku word dat die data gestoor is as teks en u die keuse het om:

• Sorteer enigiets wat lyk soos 'n nommer as 'n nommer
• Sorteer nommers en nommers wat apart as teks gestoor word

As u die eerste opsie kies, sal Excel poog om die teksdata op die regte plek van die sorteerresultate te plaas.

Kies die tweede opsie en Excel plaas die rekords wat teksdata bevat onderaan die soort resultate. Net soos dit met vinnige soorte doen.

04 van 05

Sorteer data volgens dae van die week of per maand in Excel

Sorteer volgens dae van die week of maande van die jaar met dieselfde ingeboude paslys wat Excel gebruik om dae of maande by 'n werkblad te voeg deur die vulhendel te gebruik .

Hierdie lys laat chronologies of in alfabetiese volgorde deur dae of maande sorteer.

In die bostaande voorbeeld is die data gesorteer teen die maand waarin studente hul aanlynprogram van studie begin het.

Soos met ander soort opsies, kan die sorteringswaardes deur 'n pasgemaakte lys vertoon word in opgaande (Sondag tot Saterdag / Januarie tot Desember) of aflopende volgorde (Saterdag tot Sondag / Desember tot Januarie).

In die bostaande beeld is die volgende stappe gevolg om die data-monster in die reeks H2 tot L12 teen maande van die jaar te sorteer:

1. Merk die reeks selle wat gesorteer moet word
2. Klik op die Tuisblad van die lint .
3. Klik op die Sorteer en Filter- ikoon op die lint om die aftreklys oop te maak.
4. Kliek op Aangepaste Sorteer in die vervolg keuselys om die dialoog Sorteer te vertoon
5. Kies onder die kolomopskrif in die dialoogkassie Maand begin vanaf die aftreklys om die data te sorteer teen die maande van die jaar
6. Die opsie Sorteer op is ingestel op Waardes - aangesien die soort gebaseer is op die werklike data in die tabel
7. Onder die opskrif Sorteer Sorteer , klik die pyltjie langs die standaard A tot Z opsie om die hangkieslys oop te maak
8. Kies 'n persoonlike lys in die kieslys om die dialoogkassie gepasmaakte lyste oop te maak
9. Klik in die linkerhand van die dialoogkassie een keer op die lys: Januarie, Februarie, Maart, April ... om dit te kies

10. Klik OK om die keuse te bevestig en terug te keer na die dialoogkassie Sorteer

11. Die gekose lys - Januarie, Februarie, Maart, April - word vertoon onder die opskrif Bestelling

12. Klik OK om die dialoog te sluit en sorteer die data teen maande van die jaar

Nota : Standaard word pasgemaakte lyste slegs in stygende volgorde vertoon in die dialoogkassie Aangepaste lyste . Om data in dalende volgorde te sorteer deur 'n pasgemaakte lys te gebruik nadat u die verlangde lys gekies het sodat dit onder die opskrif Bestel in die dialoogkassie Sorteer vertoon word:

1. Klik op die pyltjie langs die lys wat vertoon word - soos Januarie, Februarie, Maart, April ... om die hangkieslys oop te maak
2. Kies in die kieslys die pasgemaakte opsie wat in dalende volgorde vertoon word - soos Desember, November, Oktober, September ...

3. Klik OK om die dialoog te sluit en sorteer die data in dalende volgorde deur gebruik te maak van die pasgemaakte lys

05 van 05

Sorteer volgens reekse om kolomme in Excel te herbestel

Soos aangedui met die vorige sorteeropsies, word data normaalweg gesorteer met kolomopskrifte of veldname en die resultaat is die herbestelling van volledige rye of rekords van data.

'N Minder bekende en dus minder gebruikte soort opsie in Excel is om op ry te sorteer, wat die effek van die volgorde van kolomme van links na regs in 'n werkblad herrangskik.

Een rede vir die sortering per ry is om die kolomvolgorde tussen verskillende tabelle van data te pas. Met die kolomme in dieselfde regs na links, is dit makliker om rekords te vergelyk of om data tussen die tabelle te kopieer en te skuif.

Die kolomorde aanpas

Baie selde word egter die kolomme in die korrekte volgorde 'n eenvoudige taak as gevolg van die beperkings van die stygende en dalende sorteer-opsies vir waardes.

Gewoonlik is dit nodig om 'n persoonlike sorteerorde te gebruik, en Excel bevat opsies vir sortering volgens sel- of fontkleur of deur voorwaardelike formatering-ikone .

Hierdie opsies, soos uiteengesit onderaan hierdie bladsy, is nog steeds baie arbeidsintensief en nie so maklik om te gebruik nie.

Waarskynlik die maklikste manier om Excel die volgorde van kolomme te vertel, is om 'n ry bo of onder die datatabel te voeg wat die nommers 1, 2, 3, 4 bevat ... wat die volgorde van kolomme links na regs aandui.

Sorteer volgens rye word dan 'n eenvoudige saak om die kolomme kleinste na grootste te sorteer deur die ry wat die nommers bevat.

Sodra die soort is gedoen, kan die bykomende ry getalle maklik uitgevee word .

Sorteer volgens Rye Voorbeeld

In die data steekproef wat gebruik word vir hierdie reeks op Excel sorteeropsies, is die Student ID- kolom altyd eerste aan die linkerkant, gevolg deur Naam en dan gewoonlik Ouderdom .

In hierdie geval, soos in die prent hierbo gewys, is die kolomme hersien sodat die Programkolom eerste aan die linkerkant gevolg word, gevolg deur Maand Begin , Naam, ens.

Die volgende stappe is gebruik om die kolomvolgorde te verander na wat in die prent hierbo gesien is:

1. Plaas 'n leë ry bokant die ry wat die veldname bevat
2. In hierdie nuwe ry, voer die volgende getalle links na regs in
   kolom H: 5, 3, 4, 1, 2
3. Merk die omvang van H2 tot L13
4. Klik op die Tuisblad van die lint .
5. Klik op die Sorteer en Filter- ikoon op die lint om die aftreklys oop te maak.
6. Klik op Aangepaste Sorteer in die keuselys om die dialoog Sorteer op te roep
7. Bo aan die dialoogkassie, klik op Options om die dialoog Sorteer opsies oop te maak
8. In die Oriëntasie-afdeling van hierdie tweede dialoogkassie, klik op Sorteer links na regs om die volgorde van kolomme links na regs in die werkblad te sorteer.
9. Klik OK om hierdie dialoog te sluit
10. Met die verandering in Oriëntasie, verander die kolomopskrif in die dialoogkassie Sorteer na Row
11. Kies onder die ry- opskrif om te sorteer volgens ry 2 - die ry wat die gepasgetalle bevat
12. Die opsie Sorteer op is ingestel op Waardes
13. Onder die opdrag Sorteer bestelling , kies Kleinste tot Grootste uit die aftreklys om die nommers in ry 2 in stygende volgorde te sorteer.
14. Klik OK om die dialoog te sluit en sorteer die kolomme links na regs deur die nommers in ry 2
15. Die volgorde van kolomme moet begin met Program gevolg deur Maand Begin , Naam , ens.

Gebruik Excel se persoonlike sorteeropsies om kolomme te herbestel

Soos hierbo genoem, terwyl persoonlike spesies beskikbaar is in die dialoogkassie Sorteer in Excel, is hierdie opsies nie maklik om te gebruik wanneer dit kom by die rangskikking van kolomme in 'n werkblad nie.

Opsies om 'n gepaste sorteerbevel in die dialoogkassie Sort te skep, is om die data te sorteer deur:

• sel kleur
• font kleur
• icon

En tensy elke kolom reeds unieke formatering toegepas het - soos verskillende lettertipe of selkleure, moet die opmaak by individuele selle in dieselfde ry gevoeg word vir elke kolom wat herbestel moet word.

Byvoorbeeld, om fontkleur te gebruik om die kolomme in die prent hierbo te herbestel

1. Klik op elke veldnaam en verander die lettertipe kleur vir elkeen - soos rooi, groen, blou, ens.
2. In die dialoogkassie Sorteer, stel die opsie Sorteer op Font kleur
3. Onder Bestelling stel die volgorde van die veld name handmatig in om die gewenste kolomvolgorde te pas
4. Na die sortering, stel die lettertipe kleur vir elke veldnaam terug