Excel het nie die data bestuur vermoëns van relasionele databasis programme soos SQL Server en Microsoft Access. Wat dit wel kan doen, dien egter as 'n eenvoudige of platlêer databasis wat die data bestuursvereistes in baie situasies invul.
In Excel word data in tabelle georganiseer deur die rye en kolomme van 'n werkblad te gebruik. Die meer onlangse weergawes van die program het 'n tabel funksie , wat dit maklik maak om data in te voer, te wysig en te manipuleer.
Elke individuele stuk data of inligting oor 'n onderwerp - soos 'n deelnommer of 'n persoon se adres - word in 'n aparte werkblad sel gestoor en na verwys as 'n veld.
Databasis Terme: Tabel, Rekords, en Veld in Excel
'N Databasis is 'n versameling verwante inligting wat op een of meer rekenaarlêers georganiseer is.
Normaalweg word die inligting of data in tabelle georganiseer. 'N Eenvoudige of platlêer databasis, soos Excel, bevat alle inligting oor een vak in 'n enkele tafel.
Relasionele databasisse, aan die ander kant, bestaan uit 'n aantal tabelle met elke tabel wat inligting bevat oor verskillende, maar verwante onderwerpe.
Die inligting in 'n tabel is so georganiseer dat dit maklik kan wees:
- Opgedateer
- gesorteer
- reggestel
- Gefilter of gesoek vir spesifieke inligting
rekords
In die databasis terminologie bevat 'n rekord al die inligting of data oor een spesifieke voorwerp wat in die databasis ingeskryf is.
In Excel word rekords normaalweg in werkkaartreine georganiseer met elke sel in die ry wat een item van inligting of waarde bevat.
Velde
Elke individuele item van inligting in 'n databasis rekord - soos 'n telefoonnommer of straatnommer - word na verwys as 'n veld .
In Excel dien die individuele selle van 'n werkblad as velde, aangesien elke sel 'n enkele stuk inligting oor 'n voorwerp kan bevat.
Veldname
Dit is noodsaaklik dat data op 'n georganiseerde manier in 'n databasis ingevoer word sodat dit gesorteer of gefiltreer kan word om spesifieke inligting te vind.
Om te verseker dat data vir elke rekord in dieselfde volgorde ingevoer word, word opskrifte by elke kolom van 'n tabel gevoeg. Hierdie kolomopskrifte word as veldname genoem.
In Excel bevat die boonste ry van 'n tabel die veldname vir die tabel. Hierdie ry word gewoonlik na verwys as 'n kopreeks .
voorbeeld
In die bostaande beeld word alle inligting wat vir een student versamel is, in 'n individuele ry of rekord in die tabel gestoor. Elke student, maak nie saak hoeveel of hoe min inligting versamel is nie, het 'n aparte ry in die tabel.
Elke sel binne 'n ry is 'n veld wat een deel van daardie inligting bevat. Die veld name in die header ry help om te verseker dat die data georganiseer word deur al die data op 'n spesifieke onderwerp, soos naam of ouderdom, in dieselfde kolom vir alle studente te hou.
Excel se Data Tools
Microsoft het 'n aantal data-instrumente ingesluit om dit makliker te maak om te werk met die groot hoeveelhede data wat in Excel-tabelle gestoor is en om dit in goeie toestand te hou.
Gebruik 'n vorm vir rekords
Een van die gereedskap wat dit maklik maak om met individuele rekords te werk, is die data vorm. 'N Vorm kan gebruik word om rekords te vind, te redigeer, in te voer of te verwyder in tabelle wat tot 32 velde of kolomme bevat.
Die verstekvorm bevat 'n lys van veldname in die volgorde waarin hulle in die tabel gereël word, om te verseker dat rekords korrek ingevoer word. Langs elke veldnaam is 'n tekskassie vir die invoer of redigering van die individuele velde van data.
Alhoewel dit moontlik is om aangepaste vorms te skep, is dit makliker om die standaardvorm te skep en te gebruik, en dikwels is dit alles wat nodig is.
Verwyder duplikaat data rekords
'N Algemene probleem met alle databasisse is datafoute. Behalwe vir eenvoudige spelfoute of ontbrekende datavelde, kan duplikaatdata-rekords 'n groot bron wees as 'n datatabel in grootte groei.
Nog 'n van Excel se data gereedskap kan gebruik word om hierdie duplikaat rekords te verwyder - óf presiese of gedeeltelike duplikate.
Sorteer data
Sorteer beteken om data volgens 'n spesifieke eiendom te herorganiseer, soos om 'n tabel alfabeties te sorteer volgens die naam of chronologies van oudste tot jongste.
Excel se soort opsies sluit in sorteer volgens een of meer velde, persoonlike sorteer, soos op datum of tyd, en sorteer volgens rye wat dit moontlik maak om die velde in 'n tabel te herbestel.