01 van 02
Verwyder duplikaat data rekords in Excel
Sigbladprogramme soos Excel word dikwels as databasisse gebruik vir dinge soos voorraadvoorraad, verkoopsrekords en poslyste.
Databasisse in Excel bestaan uit tabelle van data wat normaalweg in rye data genaamd rekords georganiseer word.
In 'n rekord word die data in elke sel of veld in die ry verwant - soos 'n maatskappy se naam, adres en telefoonnommer.
'N algemene probleem wat voorkom as 'n databasis groei in grootte is dat van duplikaat rekords of rye data.
Hierdie duplisering kan voorkom as:
- Hele rekords word meer as een keer in die databasis ingevoer, wat twee of meer identiese rekords tot gevolg het
- Veelvuldige rekords het een of meer velde - soos 'n naam en adres - wat dieselfde data bevat.
Hoe ook al, duplikaat rekords kan 'n hele klomp probleme veroorsaak - soos om veelvuldige kopieë van dokumente aan dieselfde persoon te stuur wanneer die databasisinligting gebruik word in 'n posfusie. Dit is dus 'n goeie idee om duplikaatrekords op 'n gereelde basis te soek en te verwyder. basis.
En terwyl dit maklik is om duplikaat rekords in 'n klein voorbeeld uit te haal soos die een in die bostaande beeld, kan data tabelle maklik honderde bevat as dit nie duisende rekords maak nie, dit maak dit baie moeilik om duplikaat rekords uit te haal - veral gedeeltelik ooreenstemmende rekords.
Om dit makliker te maak om hierdie taak te bereik, het Excel 'n ingeboude data-instrument genoem, nie verbasend nie, verwyder Duplikate , wat gebruik kan word om identiese sowel as gedeeltelik ooreenstemmende rekords te vind en te verwyder.
Die manier waarop die Gereedskap Verwyder duplikate ontwerp word, moet egter identies en gedeeltelik ooreenstem met rekords afsonderlik hanteer word.
Dit is omdat die dialoog Verwyder duplikate die veldname vir die geselekteerde datatabel vertoon en u kies watter velde ingesluit moet word in die soektog na ooreenstemmende rekords:
- Vir identiese rekords, soek na alle velde - laat merktekens langs alle kolom- of veldname verlaat;
- Vir gedeeltelik ooreenstemmende rekords, verlaat keurpunte langs slegs die velde wat aangepas moet word.
Veld Name vs Column Letters
Soos genoem, bestaan die Gereedskap Verwyder duplikate uit 'n dialoogkassie waar u kies watter ooreenstemmende velde om te soek, deur die verlangde veld- of kolomname af te sien.
Die inligting wat in die dialoogkassie verskyn - veldname of kolom letters - hang af van die feit dat u data 'n ry van opskrifte bevat - of opskrifte - bo-aan die datatabel soos gesien in die prent hierbo.
As dit wel gebeur - maak seker dat die opsie aan die regterkant van die dialoogkassie - My data koptekste het - afgekeur en Excel sal die name in hierdie ry vertoon as veldname in die dialoogkassie.
As u data nie 'n opskrifreël het nie, sal die dialoogkassie die toepaslike kolom letters in die dialoogkassie vir die geselekteerde dataversameling vertoon.
Deurlopende reeks data
Vir die Gereedskap Verwyder duplikate om behoorlik te werk, moet die datatabel 'n aaneenlopende verskeidenheid data bevat, naamlik dat dit nie leë rye, kolomme en, indien moontlik, geen leë selle binne die tabel bevat nie.
Om geen spasies in 'n datatabel te hê nie, is 'n goeie praktyk ten opsigte van data bestuur in die algemeen en nie net wanneer u duplikaatdata soek nie. Excel se ander data gereedskap - soos sorteer en filter - werk die beste as die datatabel 'n aaneenlopende reeks data is.
Verwyder duplikaat data rekords Voorbeeld
In die prent hierbo bevat die data tabel twee identiese rekords vir A. Thompson en twee gedeeltelik ooreenstemmende rekords vir R. Holt - waar alle velde ooreenstem met die studentenommer.
In die onderstaande stappe word beskryf hoe u die Gereedskap om verwyder duplikate te gebruik, gebruik om:
- Verwyder die tweede van twee identiese rekords vir A. Thompson.
- Verwyder die tweede gedeeltelik ooreenstemmende rekord vir R. Holt.
Die dialoogkassie Verwyder duplikate oopmaak
- Klik op enige sel wat data bevat in die steekproef databasis.
- Klik die Data- oortjie op die lint.
- Klik op die ikoon Verwyder duplikate om alle data in die datatabel te merk en om die dialoog Verwyder duplikate oop te maak.
- Die dialoog Verwyder duplikate vertoon al die kolomopskrifte of veldname uit ons data-voorbeeld
- Die keurpunte langs die veldname dui aan watter kolomme Excel sal probeer om ooreen te kom met die soek na duplikaat rekords
- As die dialoog oopmaak, word alle veldname as standaard afgeskakel
Identifisering van identiese rekords
- Aangesien ons op soek is na heeltemal identiese rekords in hierdie voorbeeld, sal ons al die kolomopskrifte nagegaan
- Klik op OK
Op hierdie punt moet die volgende resultate gesien word:
- Die dialoogkassie moet sluit en vervang word deur 'n boodskap wat sê: 1 duplikaatwaardes gevind en verwyder; 7 unieke waardes bly.
- Die ry wat die duplikaat A. Thompson-rekord bevat, sal van die databasis verwyder word
- Alhoewel daar twee gedeeltelik ooreenstemmende rekords vir R. Holt is, omdat nie alle velde ooreenstem nie - die studentenommer vir die twee rekords verskil - beskou Excel dit as 'n unieke data rekord
02 van 02
Vind en verwyder gedeeltelik ooreenstemmende rekords met verwyder duplikate
Een veld op 'n slag kontroleer
Aangesien Excel net data-rekords verwyder wat presies ooreenstem met die geselekteerde datavelde, is die beste manier om alle gedeeltelik ooreenstemmende data-rekords te vind, om die vinkje vir slegs een veld op 'n keer te verwyder, soos in die onderstaande stappe gedoen.
Daaropvolgende soektogte vir rekords wat ooreenstem met alle velde, behalwe vir naam, ouderdom of program, sal alle moontlike kombinasies vir gedeeltelik ooreenstemmende rekords verwyder.
Vind gedeeltelike ooreenstemmende rekords
- Klik op enige sel wat data bevat in die datatabel indien nodig
- Klik die Data- oortjie op die lint .
- Klik op die ikoon Verwyder duplikate om alle data in die datatabel te merk en om die dialoog Verwyder duplikate oop te maak.
- Alle veldname of kolomopskrifte vir die datatabel word gekies.
- Om rekords te vind en te verwyder wat nie 'n wedstryd in elke veld het nie, verwyder die vinkje uit behalwe die veldname wat Excel moet ignoreer.
- Vir hierdie voorbeeld, klik die boks langs die kolomkop Student ID om die keurmerk te verwyder.
- Excel sal slegs soek en verwyder rekords wat ooreenstem met data in die Last Name , Initial en Program velde.
- Klik op OK
- Die dialoogkassie moet sluit en vervang word deur 'n boodskap wat sê: 1 duplikaatwaardes gevind en verwyder; 6 unieke waardes bly.
- Die ry met die tweede rekord vir R. Holt met die Student ID van ST348-252 sal van die databasis verwyder word.
- Klik OK om die boodskap boks te sluit
Op hierdie stadium moet die voorbeeld data tabel vry wees van alle duplikaat data.