Excel se data validering opsies sluit in die skep van 'n vervolg keuselys wat die data beperk wat in 'n spesifieke sel ingevoer kan word na 'n vooraf ingestelde lys van inskrywings.
Wanneer 'n aftreklys by 'n sel gevoeg word, word daar 'n pyltjie langsaan vertoon. Deur op die pyltjie te klik, sal die lys oopgemaak word en u kan een van die lysitems kies om in die sel te betree.
Die data wat in die lys gebruik word, kan gevind word:
Tutoriaal: Gebruik van data gestoor in 'n ander werkboek
In hierdie handleiding sal ons 'n aftreklys skep deur 'n lys inskrywings in 'n ander werkboek te gebruik.
Voordele van die gebruik van 'n lys van inskrywings wat in 'n ander werkboek voorkom, sluit in die sentralisering van lysdata as dit deur verskeie gebruikers gebruik word en die data beskerm teen toevallige of opsetlike verandering.
Nota: wanneer die lys data in 'n aparte werkboek gestoor word, moet albei werkboeke oop wees sodat die lys werk.
As u die stappe in die tutoriaal-onderwerpe hieronder volg, gaan u deur die skep, gebruik en verander van die aftreklys soortgelyk aan die een wat in die prent hierbo gesien word.
Hierdie handleidinginstruksies bevat egter nie formateringstappe vir die werkkaarte nie.
Dit sal nie inmeng met die voltooiing van die tutoriaal nie. Jou werkblad sal anders lyk as die voorbeeld op bladsy 1, maar die aftreklys sal jou dieselfde resultate gee.
Tutoriaal Onderwerpe
- Lêers oopmaak en die handleiding data stoor
- Skep van twee benoemde reekse
- Open die Data Validation Dialog Box
- Die databron invoer en die aftreklys voltooi
- Die lysitems verander
- Opsies vir die beskerming van die aftreklys
01 van 06
Voer die tutoriaal data in
Die opening van twee Excel werkboeke
Soos hierbo genoem, sal die data vir die aftreklys in hierdie werksessie in 'n ander werkboek in die aftreklys gevind word.
Volg hierdie stappe vir hierdie tutoriaal:
- Maak twee oop Excel-werkboeke oop
- Stoor een werkboek met die naam data-source.xlsx - hierdie werkboek bevat die data vir die aftreklys
- Stoor die tweede werkboek met die naam drop-down.xlsx - hierdie werkboek bevat die aftreklys
- Laat beide werkboeke oop nadat dit gestoor is.
Voer die tutoriaal data in
- Gee die data hieronder in die selle A1 tot A4 van die data-source.xlsx werkboek soos in die bostaande foto.
- A1 - Peperkoek A2 - Lemon A3 - Havermout Raisin A4 - Sjokolade Chip
- Stoor die werkboek en laat dit oop
- Gee die data hieronder in selle B1 van die drop-down-list.xlsx werkboek.
- B1 - Koekie Tipe:
- Stoor die werkboek en laat dit oop
- Die aftreklys sal by sel C1 van hierdie werkboek gevoeg word
02 van 06
Skep van twee benoemde reekse
Skep van twee benoemde reekse
'N Genoemde reeks laat u toe om na 'n spesifieke reeks selle te verwys in 'n Excel-werkboek.
Benoemde reekse het baie gebruike in Excel, insluitend om dit in formules te gebruik en wanneer kaarte geskep word.
In alle gevalle word 'n benoemde reeks gebruik in plaas van 'n reeks selverwysings wat die ligging van data in 'n werkblad aandui.
Wanneer dit gebruik word in 'n aftreklys wat in 'n ander werkboek geleë is, moet twee genoemde reekse gebruik word.
- Een is geskep vir die lysitems in die werkboek waar die data geleë is
- 'N Tweede is geskep in die werkboek waar die aftreklys geleë is. Hierdie tweede genoemde reeks skakel na die genoemde reeks in die eerste werkboek
Tutoriaalstappe
Die eerste benoemde reeks
- Kies selle A1 - A4 van die data-source.xlsx- werkboek om hulle te verlig
- Klik op die naam boks bo kolom A
- Tik "Koekies" (geen aanhalingstekens) in die naamvak
- Druk die Enter- sleutel op die sleutelbord
- Selle A1 tot A4 van die data-source.xlsx werkboek het nou die naam van Koekies
- Stoor die werkboek
Die tweede benoemde reeks
Hierdie tweede genoemde reeks gebruik nie selverwysings uit die aftreklys.xlsx- werkboek nie.
Inteendeel, dit sal, soos genoem, na die koekie -reeksnaam skakel in die data-source.xlsx- werkboek.
Dit is nodig omdat Excel nie selverwysings van 'n ander werkboek vir 'n genoemde reeks sal aanvaar nie. Dit sal egter, behalwe 'n ander reeksnaam.
Die skep van die tweede genoemde reeks word dus nie gedoen deur die Name Box te gebruik nie, maar deur die Name Manager opsie te gebruik wat op die Formule- oortjie van die lint verskyn.
- Klik op sel C1 in die drop-down-list.xlsx werkboek
- Klik op Formules> Naam Bestuurder op die lint om die Name Manager dialoog oop te maak
- Klik op die knoppie Nuwe om die dialoog Nuwe naam oop te maak
- In die Naam reël tipe: Data
- In die verwys na lyn tipe: = 'data-source.xlsx'! Koekies
- Klik OK om die genoemde reeks te voltooi en terug te keer na die dialoog Naambestuurder
- Kliek op Sluit om die dialoog Naam Bestuurder te sluit
- Stoor die werkboek
03 van 06
Open die Data Validation Dialog Box
Open die Data Validation Dialog Box
Alle data validering opsies in Excel, insluitend drop down lyste, is ingestel met behulp van die data validering dialoog.
Benewens die skep van vervolglyste by 'n werkblad, kan data validering in Excel ook gebruik word om die tipe data wat in spesifieke selle in 'n werkblad ingevoer kan word, te beheer of te beperk.
Tutoriaalstappe
- Klik op cel C1 van die drop-down-list.xlsx werkboek om dit die aktiewe sel te maak - dit is waar die aftreklys geleë sal wees.
- Klik op die Data tab van die lint menu bo die werkblad
- Klik op die Data Validation ikoon op die lint om die drop down menu oop te maak
- Klik op die Data Validation opsie in die menu om die Data Validation dialoog oop te maak
- Laat die dialoog oop vir die volgende stap in die tutoriaal
04 van 06
Gebruik 'n lys vir data-validering
Kies 'n lys vir data validering
Soos hierbo genoem, is daar 'n aantal opsies vir data validering in Excel, benewens 'n aftreklys.
In hierdie stap kies ons die opsie Lys as die tipe data validering wat gebruik word vir sel D1 van die werkblad.
Tutoriaalstappe
- Klik op die tab Instellings in die dialoogkassie
- Klik op die pyltjie aan die einde van die Toestaan- lyn om die aftreklys te open
- Klik op Lys om 'n aftreklys vir data-validering in sel C1 te kies en om die Bronlyn in die dialoogkassie te aktiveer
Die databron invoer en die aftreklys voltooi
Aangesien die databron vir die aftreklys op 'n ander werkboek geleë is, word die tweede genoemde reeks wat vroeër geskep is, in die Bronreël in die dialoogkassie ingevoer.
Tutoriaalstappe
- Klik op die Bron reël
- Tik "= Data" (geen aanhalings) in die Bron-lyn
- Klik OK om die aftreklys te voltooi en sluit die dialoog Data Validation
- 'N Klein pyltjie- ikoon aan die regterkant van sel C1
- As u op die pyltjie klik, moet u die aftreklys oopmaak wat die vier koekie name bevat wat in die selle A1 tot A4 van die data-source.xlsx werkboek ingeskryf is.
- As u op een van die name klik, moet u die naam in sel C1 invoer
05 van 06
Die verval van die aftreklys
Die lysitems verander
Om die vervolgingslys op datum te hou met veranderinge in ons data, kan dit nodig wees om die keuses in die lys gereeld te verander.
Aangesien ons 'n naamreeks as die bron vir ons lysitems gebruik het, eerder as die werklike lysname , verander die koekie name in die genoemde reeks in die selle A1 tot A4 van die werkboek data-source.xlsx onmiddellik die name in die aftreklys lys.
As die data direk in die dialoogkassie ingevoer word, moet veranderinge aan die lys teruggaan in die dialoogkassie en die bronlyn wysig.
In hierdie stap verander ons Lemon to Shortbread in die aftreklys deur die data in sel A2 van die genoemde reeks in die data-source.xlsx- werkboek te verander.
Tutoriaalstappe
- Klik op sel A2 in die data-source.xlsx- werkboek (Lemon) om dit die aktiewe sel te maak
- Tik Shortbread in sel A2 en druk die Enter-sleutel op die sleutelbord
- Klik op die afpyltjie vir die aftreklys in sel C1 van die aftreklys.xlsx werkboek om die lys oop te maak.
- Item 2 in die lys moet nou Shortbread in plaas van Lemon lees
06 van 06
Opsies vir die beskerming van die aftreklys
Opsies vir die beskerming van die aftreklys
Aangesien ons data op 'n ander werkblad is, is die opsies wat beskikbaar is vir die beskerming van die lys data, insluitend:
- Beskerm die werkblad wat sluitingselle A1 tot A4 op vel 2 behels
- Vereis 'n wagwoord om die werkboek te verander
- Met die werkboek oop as slegs-lees