Excel Data Entry Form

Stap-vir-stap instruksies vir die invoer van data

Die gebruik van Excel se ingeboude data-inskrywingsvorm is 'n vinnige en maklike manier om data in 'n Excel- databasis in te voer .

Met behulp van die vorm kan jy:

• Begin 'n nuwe databasis tabel of voeg nuwe rekords by 'n bestaande een
• blaai deur data rekords een op 'n keer
• soek vir rekords wat spesifieke inligting bevat
• Wysig of verwyder individuele rekords soos benodig

Oor die byvoeging van die Data-inskrywingsvorm-simbool by die Vinnige Toegang-nutsbalk

Die data-inskrywingsvorm is een van Excel se ingeboude data-gereedskap. Om dit te gebruik, moet u die kolomopskrifte in u databasis gebruik, klik op die Form-ikoon en Excel sal die res doen.

Om dinge egter meer uitdagend te maak, het Microsoft sedert Excel 2007 gekies om nie die vormikoon op die lint in te sluit nie.

Die eerste stap om die data-inskrywingsvorm te gebruik, is om die vorm-ikoon by die Vinnige Toegang-nutsbalk te voeg sodat ons dit kan gebruik.

Dit is 'n eenmalige operasie. Sodra dit bygevoeg is, bly die vorm-ikoon beskikbaar op die Vinnige Toegang-nutsbalk.

Vind die Data Entry Form Button

Die Vinnige Toegang-nutsbalk word gebruik om kortpaaie te stoor vir die veelgebruikte funksies in Excel. Dit is ook waar jy die kortpaaie kan byvoeg aan Excel-eienskappe wat nie op die lint beskikbaar is nie.

Een van hierdie kenmerke is die data-inskrywingsvorm.

Die data vorm is 'n vinnige en maklike manier om data by 'n Excel databasis tabel te voeg.

Om een ​​of ander rede het Microsoft verkies om nie die vorm by een van die linten van die lint te voeg wat vanaf Excel 2007 begin nie.

Hier volg stappe wat jou sal wys hoe om die Form-ikoon by die Vinnige Toegang-nutsbalk te voeg.

Voeg die Data-vorm by die Vinnige Toegang-nutsbalk

1. Kliek op die pyltjie aan die einde van die Vinnige Toegangswerkbalk om die aftreklys te open.
2. Kies meer opdragte uit die lys om die dialoogkassie Vinnige toegang Toolbar aan te pas .
3. Klik op die pyltjie aan die einde van die kies-opdragte van die lyn om die aftreklys te open.
4. Kies Alle opdragte uit die lys om al die opdragte wat in Excel 2007 beskikbaar is, in die linkerdeelvenster te sien.
5. Rol deur hierdie alfabetiese lys om die Form- opdrag te vind.
6. Klik op die knoppie Toevoegen tussen die opdragvensters om die opdrag Form toe te voeg aan die Toolbar vir vinnige toegang.
7. Klik op OK .

Die Form-knoppie moet nou by die Vinnige Toegang-nutsbalk gevoeg word.

Voeg die databasisveldname by

Soos voorheen genoem, moet ons net die data-inskrywingsvorm in Excel gebruik om die kolomopskrifte of veldname in ons databasis te gebruik.

Die maklikste manier om die veldname by die vorm in te voeg, is om hulle in selle in jou werkblad in te tik. U kan tot 32 veldname in die vorm insluit.

Tik die volgende opskrifte in selle A1 tot E1:

Studente ID
Van
aanvanklike
ouderdom
program

Open die Data Entry Form

Open die Data Entry Form

1. Klik op sel A2 om dit die aktiewe sel te maak .
2. Klik op die vormikoon wat by die Vinnige Toegang-nutsbalk op bladsy 2 gevoeg is.
3. Deur op die vormikoon te klik, sal 'n boodskapkassie uit Excel verskyn wat 'n aantal opsies bevat wat verband hou met die opskrifte by die vorm.
4. Aangesien ons reeds die veldname ingevoer het, wil ons net as opskrifte gebruik wat ons hoef te doen. Kliek OK in die boodskapkassie.
5. Die vorm wat al die veldname bevat, moet op die skerm verskyn.

Voeg data rekords by die vorm

Voeg data rekords by die vorm

Sodra die data opskrifte bygevoeg is aan die vorm wat rekords by die databasis voeg, is dit bloot 'n saak om die data in die korrekte volgorde in die vormvelde in te tik.

Voorbeeld rekords

Voeg die volgende rekords by die databasis deur die data in die vorm velde langs die korrekte opskrifte in te voer. Klik op die Nuwe knoppie nadat jy die eerste rekord ingevoer het om die velde vir die tweede rekord te verwyder.

1. StudentID : SA267-567
   Van : Jones
   Aanvanklike : B.
   Ouderdom : 21
   Program : Tale
   
   StudentID : SA267-211
   Van : Williams
   Aanvanklike : J.
   Ouderdom : 19
   Program : Wetenskap

Wenk: Wanneer u data wat baie soortgelyk is, soos die student ID-nommers (net die nommers na die stippel verskil) gebruik kopie en plak om die data-invoer te bespoedig en te vereenvoudig.

Om die oorblywende rekords by die tutoriaal databasis te voeg, gebruik die vorm om die res van die data wat in die prent hierbo voorkom, in die selle A4 tot E11 in te voer.

Data-rekords by die vorm byvoeg (con't)

Om die oorblywende rekords by die tutoriaal databasis te voeg, gebruik die vorm om die res van die data in die prent hier in die selle A4 tot E11 in te voer.

Gebruik die vorm se Data Tools

'N Groot probleem met 'n databasis behou die integriteit van die data, aangesien die lêer in grootte groei. Dit vereis:

• vasstelling van datafoute of opdatering van individuele rekords.
• verwydering van verouderde of duplikaat rekords.

Die data-inskrywingsvorm bevat verskeie gereedskap langs die regterkant wat dit maklik maak om rekords van die databasis te vind en te korrigeer of te verwyder.

Hierdie gereedskap is:

• Die knoppies Vind vorentoe en vind Volgende - hiermee kan jy vorentoe en terug deur die databasis een opname op 'n slag blaai.
• Die verwyderingsknoppie - dit word gebruik om rekords uit die databasis te verwyder.
• Die Herstel knoppie - Hierdie knoppie kan gebruik word om veranderinge aan te teken in 'n rekord wat geredigeer word. Soms maak ons ​​die verkeerde veranderinge aan 'n rekord of verander die verkeerde rekord altesaam. Indien wel, kan die herstelknoppie gebruik word om die veranderinge ongedaan te maak.
• Let wel: die Herstel-knoppie werk net so lank as wat 'n rekord in die vorm teenwoordig is. Sodra u toegang tot 'n ander rekord verkry of die vorm sluit, word die herstelknoppie onaktief.
• Met die Kriteria- knoppie kan u die databasis soek vir rekords gebaseer op spesifieke kriteria, soos naam, ouderdom of program. 'N Voorbeeld van die gebruik van die Kriteria-knoppie is in die volgende stap van die tutoriaal ingesluit.

Soek vir rekords wat een veldnaam gebruik

Met die Kriteria-knoppie kan u die databasis soek vir rekords met een of meer veldname, soos naam, ouderdom of program.

Soek vir rekords wat een veldnaam gebruik

1. Klik op die Criteria knoppie in die vorm.
2. Deur op die Kriteria-knoppie te klik, word alle vormvelde skoongemaak, maar word geen data uit die databasis verwyder nie.
3. Klik op die Program veld en tik Kunste as ons wil soek vir alle studente wat in die Kunsprogram by die kollege ingeskryf is.
4. Klik op die Volgende knoppie. Die rekord vir H. Thompson moet in die vorm verskyn, aangesien sy in die Kunsprogram ingeskryf is.
5. Klik die tweede en derde keer op die Volgende knoppie en die rekords vir J. Graham en W. Henderson moet een na die ander verskyn, aangesien hulle ook in die Kunsprogram ingeskryf is.

Die volgende stap van hierdie handleiding bevat 'n voorbeeld van soek na rekords wat by verskeie kriteria pas.

Op soek na rekords wat verskeie veldname gebruik

In hierdie voorbeeld sal ons soek vir alle studente wat 18 jaar oud is en in die Kunsprogram by die kollege ingeskryf is. Slegs die rekords wat by beide kriteria pas, moet in die vorm vertoon word.

1. Klik die Criteria knoppie in die vorm.
2. Klik op die ouderdomsveld en tik 18.
3. Klik in die Program veld en tik Kunste.
4. Klik op die knoppie Volgende vind . Die rekord vir H. Thompson moet in die vorm verskyn, aangesien sy albei 18 jaar oud is en in die Kunsprogram ingeskryf is.
5. Klik die tweede keer op die knoppie Volgende vind en die rekord vir J. Graham moet verskyn, aangesien hy ook albei 18 jaar oud is en in die Kuns-program ingeskryf is.
6. Klik 'n derde keer op die Volgende Volgende- knoppie en die rekord vir J. Graham moet nog sigbaar wees aangesien daar geen ander rekords is wat aan beide kriteria voldoen nie.

Die rekord vir W. Henderson moet nie in hierdie voorbeeld vertoon word nie, want hy is nie 18 jaar oud nie, alhoewel hy nie in die Kuns-program ingeskryf is nie.