Mail Merge is 'n instrument wat die skep van 'n stel dokumente wat soortgelyk is, vereenvoudig, maar bevat unieke en veranderlike data-elemente. Dit word behaal deur 'n databasis te koppel wat daardie data-elemente bevat na 'n dokument, wat samevoegingsvelde bevat waar daardie unieke data gevul sal word.
Mail Merge spaar jou tyd en moeite deur die proses van die invoer van gestandaardiseerde stukke data soos name en adresse in 'n dokument te automatiseer. Byvoorbeeld, jy kan 'n vormbrief koppel aan 'n groep kontakte in Outlook; Hierdie brief het dalk 'n samevoegingsveld vir elke kontak se adres en een vir die ooreenstemmende kontak se naam as deel van die brief se aanhef.
Gebruik van Mail Merge
Mail merge, vir baie mense, roep gedagtes van gemorspos. Terwyl bemarkers onmiddelik posmake gebruik om vinnig en maklik groot hoeveelhede pos te genereer, kan baie ander gebruike jou verras en die manier waarop jy van jou dokumente maak, verander.
U kan posfusie gebruik om enige tipe gedrukte dokument, sowel as elektronies verspreide dokumente en fakse te skep. Die soorte dokumente wat jy kan maak met behulp van 'n posfusie, is feitlik onbeperk. Hier is 'n paar voorbeelde:
- katalogusse
- voorrade
- fakture
- etikette
- koeverte
- En natuurlik, briewe
Wanneer dit slim gebruik word, kan die samesmelting jou produktiwiteit aansienlik verbeter. Dit kan ook die doeltreffendheid van die dokumente wat jy skep, verhoog. Byvoorbeeld, deur briewe aan te pas met ontvangers se name of ander elemente wat spesifiek is vir elke ontvanger, bied jy 'n gepoleerde, persoonlike prent aan wat die verhoog vir die uitkoms wat jy verlang, stel.
Anatomie van 'n Mail Merge
'N Mail-samesmelting bestaan uit twee hoof dele: die dokument en die databron , ook bekend as die databasis. Microsoft Word vereenvoudig jou werk deur ander Office-toepassings soos Excel en Outlook as databronne te gebruik. As u die volle Office-suite het, gebruik een van die toepassings daarvan, aangesien u databron maklik, gerieflik en sterk aanbeveel is. Deur kontakte te gebruik wat u reeds in u Outlook-kontakte aangegaan het, sal u byvoorbeeld stoor om die inligting weer in te voer in 'n ander databron. Deur 'n bestaande Excel-sigblad te gebruik, gee u selfs groter buigsaamheid met u data as die data bron wat Word sal skep.
As jy net die Word-program het, kan jy egter steeds die funksie vir samesmelting gebruik. Word het die vermoë om 'n volledig aanpasbare databron te skep wat u in u posfusie kan gebruik.
Opstel van 'n Mail Merge
'N Posfusie kan lyk ingewikkeld - en komplekse data-swaar dokumente wat op groot databasisse staatmaak, kan beslis wees. Woord vereenvoudig egter die opstel van 'n posfusie vir algemene gebruike deur towenaars te voorsien wat u deur die proses van die koppeling van u dokument na 'n databasis lei. Oor die algemeen kan u die proses in minder as 10 redelike maklike stappe voltooi, insluitende die vind en regstelling van foute. Dit is minder as die voorbereiding van jou dokument met die hand, en dit sal ook baie minder tyd en moeite neem.