As jy soos die meeste gebruikers is, spandeer jy waarskynlik nie te veel tyd om te dink oor wat jou dokumente moet noem wanneer jy dit stoor nie. Ongelukkig kan dit moeilik wees om die lêer te vind wat jy wil hê sonder 'n bietjie soek. Jy kan selfs verskeie verskillende lêers oopmaak om die een wat jy wil hê, te vind.
Die ontwikkeling van 'n nasienstelsel vir jou dokumente en die gebruik daarvan sal jou tyd en frustrasie spaar wanneer dit tyd kom om die dokument wat jy nodig het, op te spoor. Eerder as om talle dokumente te soek met onakkurate lêername, sal 'n naamstelsel jou help om jou soektog te bespoedig.
Die regte naamstelsel
Daar is geen enkele regte manier om jou lêers te noem nie, en benamingstelsels sal wissel van gebruiker tot gebruiker. Wat belangrik is, is om die metode wat vir jou sinvol is, te vind en konsekwent toe te pas. Hier is 'n paar wenke om jou te begin:
- Sluit die datum in wat die dokument in jou lêernaam is saamgestel: Dit is moontlik een van die mees nuttige elemente wat in 'n lêernaam ingesluit moet word, veral wanneer u korrespondensie hanteer. Selfs as jy nie onthou presies wanneer jy 'n dokument saamgestel het nie, sal jy waarskynlik jou soektog kan beperk tot 'n spesifieke tydperk.
- Sluit die ontvanger se naam in jou lêernaam in: Dit is 'n besonder waardevolle praktyk wanneer jy met letters werk, maar dit kan 'n handige element wees vir ander soorte dokumente, soos kontrakte, memo's en selfs notas.
- Dui aan watter tipe dokument die lêer is: Weer, dit lyk soos 'n gegewe vir sommige gebruikers, en dit is omdat dit so 'n belangrike deel van 'n lêernaam is. As jy op soek is na 'n brief wat jy geskryf het, kan jy 'n lêer wat 'kontrak' of 'notas' in die naam het, uitskakel.
- Gee aandag aan hoe jy die elemente van die lêernaam bestel: Hoewel dit jou nie help om jou lêers te onderskei nie, sal dit jou help om hulle te bestel wanneer jy soek. Deur die sorteerkontroles in die dialoogkassie Oop in Word of in Windows Explorer te gebruik, kan jy jou lêers alfabeties (of numeries) sorteer sodat hulle gesorteer word volgens die eerste karakter in die lêernaam.
Dit is nie 'n volledige lys van wenke oor die naam van lêers nie, maar dit is 'n goeie plek om te begin. Sodra jy 'n praktyk begin om jou lêers op 'n konsekwente manier te noem, ontwikkel jy 'n stelsel wat die beste vir jou werk. Dit sal waarskynlik met jou eie truuks kom.