Die meeste maatskappye is bekend met wat in Microsoft Word en Excel gedoen kan word, maar verstaan wat Microsoft Access kan doen, is 'n bietjie moeiliker om te verstaan. Die idee om databasisse te skep en probeer om dit te onderhou, lyk soos 'n onnodige gebruik van hulpbronne. Vir klein besighede kan hierdie program egter verskeie duidelike voordele bied, veral wanneer dit gaan om die bestuur van groei en organisasie.
Microsoft Access bied 'n baie sterker manier vir klein maatskappye om data en projekte op te spoor as Excel of Word. Toegang kan meer tyd neem om te leer as die meer algemeen gebruikte Microsoft-programme, maar dit het ook die meeste waarde toegevoeg vir die opsporing van projekte, begrotings en groei. Al die data wat nodig is om 'n klein onderneming te bedryf vir vergelyking en ontleding, word in 'n enkele program gehandhaaf. Dit maak dit makliker om verslae en kaarte te gebruik as enige ander program. Microsoft bied 'n aantal templates om die leerproses te vereenvoudig en gebruikers kan die sjablone aanpas soos hulle gaan. Om die grondbeginsels van Microsoft Access te verstaan, kan klein ondernemings sy volle waarde in hul daaglikse bedrywighede sien.
As jy reeds 'n sigblad gebruik, kan jy jou Excel-sigblad maklik omskakel na 'n Access-databasis.
Handhawing van kliëntinligting
Die databasis laat besighede toe om alle nodige inligting vir elke kliënt of kliënt op te spoor, insluitende adresse, bestellingsinligting, fakture en betalings. Solank as wat die databasis gestoor word op 'n netwerk waar alle werknemers toegang kan kry, kan gebruikers seker maak dat inligting op die oomblik bly. Omdat kliënte inligting van kritieke belang is vir elke klein besigheid, kan die databasis verseker word. Byvoeging van vorms aan die databasis help klein ondernemings dat data konsekwent deur alle werknemers ingevoer word.
Aangesien gebruikers bekend raak met die program, kan meer omvattende komponente bygevoeg word, soos kartering na kliëntadresse. Hierdeur kan werknemers adresse vir nuwe kliënte verifieer of roetes beplan vir aflewerings. Dit laat ook ondernemings toe om fakture te skep en e-pos of gereelde pos te stuur en te kan spoor wanneer en hoe fakture betaal is. Opdatering en berging van kliënt data in Access is betroubaarder as 'n sigblad of Word-dokument, en stroomlijnt die bestuur van die inligting.
Opsporing van finansiële data
Baie besighede koop sagteware spesifiek vir die dop van finansies, maar vir 'n klein onderneming wat nie net onnodig is nie, is dit geneig om ekstra werk te skep. Benewens die feit dat u fakture kan skep en opspoor, kan alle besigheidsuitgawes en transaksies deur dieselfde program opgeneem word. Vir maatskappye met die volledige Microsoft Office Suite, insluitende Outlook en Access, kan betaling herinneringen in Outlook gekoppel word aan die databasis. Wanneer die herinnering verskyn, kan gebruikers die nodige betalings maak, die data in Access invoer en die herinnering afsluit.
Dit kan nodig wees om meer gesofistikeerde sagteware te koop as die besigheid groei, en daardie besighede het 'n voordeel as al hul finansiële data in Access gestoor word. Baie ander programme kan data wat uit Access uitgevoer word, akkommodeer, wat dit makliker maak om inligting te migreer wanneer die tyd kom.
Bemarking en verkope bestuur
Een van die mees gebruikte, maar kragtige maniere om Access te gebruik, is om bemarkings- en verkoopsinligting te monitor. Met bestaande kliënt inligting wat reeds in die databasis gestoor is, is dit maklik om e-posse, flyers, koepons en gereelde pos te stuur aan diegene wat dalk belangstel in verkope of spesiale aanbiedinge. Klein besighede kan dan volg hoeveel van hul bestaande kliënte gereageer het na 'n bemarkingsveldtog.
Vir nuwe kliënte kan hele veldtogte vanaf 'n enkele plek geskep en gemonitor word. Dit maak dit makliker vir werknemers om te sien wat reeds afgehandel is en wat nog gedoen moet word of watter opvolgings nodig is.
Opspoor produksie en voorraad
Soortgelyk aan kliëntopsporing, om data op voorraad, hulpbronne en data te hou, is van kritieke belang vir enige besigheid. Toegang maak dit maklik om data in te voer op verskepings na pakhuise en om te weet wanneer dit tyd is om meer van 'n bepaalde produk te bestel. Dit is veral van kritieke belang vir vervaardigers wat 'n aantal verskillende hulpbronne benodig om 'n produk te voltooi, soos vliegtuigonderdele of aktiewe farmaseutiese bestanddele.
Selfs diensbedrywe moet voorraad hou, en met al die inligting op een plek, maak dit makliker om te sien watter rekenaar toegewys is aan watter werknemer of bepaal wanneer kantoorapparatuur opgegradeer moet word. Of dit nou spoorvoertuie, mobiele toestelle, reeksnommers, registrasie-inligting, gebruikerslogboeke, of hardeware-lewensduur is, sal klein besighede makliker kan opspoor.
Behalwe hardeware moet besighede in staat wees om sagteware op te spoor. Van registrasie en die aantal rekenaars wat toegelaat word om die sagteware te gebruik vir weergawe-inligting en gebruikers, is dit noodsaaklik dat besighede vinnig en akkuraat inligting oor hul huidige konfigurasies kan opdoen. Die onlangse beëindiging van ondersteuning vir Windows XP dien as 'n skerp herinnering aan waarom dit belangrik is om te weet watter sagteware en bedryfstelsels op sake rekenaars en toestelle is.
Running Verslae en Analise
Miskien is die mees kragtige aspek van Access die gebruiker se vermoë om verslae en kaarte van al die data te genereer. Om alles wat in die verskillende databasisse gestoor word, te kan opstel, maak Microsoft Access 'n kragstasie vir klein besighede. 'N Gebruiker kan vinnig 'n verslag genereer wat die koste van hulpbronne vergelyk met huidige pryse, maak 'n grafiek wat illustreer hoeveel voorraad vir 'n komende bemarkingsveldtog is, of voer 'n analise uit om te identifiseer watter kliënte agter op betalings is. Met 'n bietjie ekstra kennis oor navrae kan klein besighede beheer oor hoe hulle data sien.
Nog belangriker, Microsoft Access kan gekoppel word aan ander Microsoft-produkte. Klein ondernemings kan 'n verslag hersien, kliënt data opspoor en fakture in Word genereer. 'N Mail-samesmelting kan gereelde posbriewe skep terwyl die gebruiker gelyktydig 'n e-pos in Outlook genereer. Data kan na Excel uitgevoer word vir 'n meer in-diepte kyk na besonderhede, en van daar na PowerPoint gestuur word vir 'n aanbieding. Integrasie met al die ander Microsoft-produkte is miskien die beste rede om toegang te gebruik om al die inligting van 'n onderneming te sentraliseer.