Hoe om lêers veilig te deel met mense
SharePoint Online, die wolkgebaseerde diens wat deur Microsoft aangebied word, is deel van die Office 365-plan, of dit kan verkry word as 'n byvoeging aan SharePoint Server. Die belangrikste belangstelling in nuwe en opgegradeerde SharePoint Online-dienste is om interaktiewe gesprekke aanlyn te verbeter en dit makliker en veiliger te maak vir die deel van dokumente onderweg.
As jy reeds 'n SharePoint Online-gebruiker is, kan jy opgradeerde dienste verwag. SharePoint Online sluit nou gebruik op selfone en tablette en 'n naatlose sosiale ervaring. Ook in Office 365 is OneDrive for Business, 'n professionele weergawe van OneDrive vir dokument stoor in die wolk wat u in staat stel om te sinkroniseer met lêers wat op u rekenaar of maatskappy bediener gestoor is.
Organiseer toestemmings en gebruikers in groepe
Magtigings vir die deel van dokumente in SharePoint Online word die beste gedoen volgens die gewenste gebruiker toegang. Die vlakke van toestemmings vir SharePoint Online sluit in:
- Besoekers - lees dokumente in 'n blaaier
- Lede - wysig of dra dokumente by
- Eienaars - het volle beheer toestemming van die SharePoint Online site
Vir besoekers om dokumente te laai, moet toestemmings "lees" toegang insluit.
Nuwe groep name kan geskep word om 'n spesifieke gebruikersgroep of span samewerking te vestig . "Site Designers," "authors" en "Customers" is voorbeelde.
Dokumente buite jou organisasie deel
Eksterne gebruikers is tipies verskaffers, konsultante en kliënte wat u van tyd tot tyd dokumente wil deel.
SharePoint Online-eienaars wat volle beheer toestemming het, kan dokumente met eksterne gebruikers deel. Eksterne gebruikers kan bygevoeg word aan besoekers- of lidgebruikergroepe om toestemmings vir die deel van dokumente beter te bestuur.
- Deel gas skakels. 'N Gaste skakel kan per e-pos gedeel word om dokumente van 'n SharePoint Online-dokumentbiblioteek te besigtig. Om die risiko dat dokumente met iemand anders gedeel word, te verminder, kan u die eksterne gebruikers aanmeld. Hierdie stap vereis dat u mense in die Besoekers (of ongelisensieerde gebruikers met lees toegang) toestemmingsgroep instel om te verseker dat gasteknoppies nie kan wees nie. geopen deur anonieme gebruikers.
- Deel met lede. As u eksterne gebruikers 'n intekening het op Office 365 of lede van u werf is, kan u dit aanmeld voordat u toegang tot die gedeelde dokumente verkry. In hierdie stap word aanvaar dat jy hulle by die Lid-toestemmingsgroep gevoeg het. Eksterne gebruikers sonder Microsoft Office kan die lêer aflaai, solank hulle toegang tot lees het.
- Deel publieke skakel van OneDrive for Business. OneDrive is 'n dokument stoor area gehuisves in Office 365 as u diens opgegradeer is. OneDrive is die beste gebruik om lêers te deel met eksterne publieke gebruikers wat van die SharePoint Online-dokumentbiblioteek afgeskei word. OneDrive kan beskou word as die finale weergawe van 'n dokument vir publieke besigtiging - om byvoorbeeld as skakel van 'n webwerf of blog te plaas. Jou SharePoint Online-dokumentbiblioteek kan die bron wees, maak dus 'n kopie vir OneDrive om jou te help om die twee areas te onderskei, as jy kies om OneDrive op hierdie manier te gebruik.
- Dokumente in u organisasie deel. Interne gebruikers is mense binne jou organisasie of ander departemente. Tipies deel jy dokumente anders, afhangende van of jy werk of saamwerk in 'n groep of jy dokumente op 'n intranet plaas sodat ander die huidige status van kennis of dokumentweergawe kan sien.
- Deel met lede. Die gebruik van Office 365 met SharePoint Online bied toegang tot Office Web Apps, die leser-gebaseerde liggewigdiens wat u kan gebruik om dokumente aanlyn te skep, te redigeer en te deel. Gebruikers met Microsoft Office kan lêers van hul rekenaar sinkroniseer met lêers wat in SharePoint Online gestoor is om met lede te deel. Ook gebruikers met Microsoft Office kan lêers en dopgehou van SharePoint Online na 'n rekenaar of mobiele toestel sinkroniseer om vanlyn te werk.
- Deel met nie-lede. As u nie almal in u organisasie aanvaar nie, het u 'n intekening op Office 365, dokumente kan gedeel word afhangende van die toestemming groep. Byvoorbeeld, nie-lede soos uitvoerende spanne in u organisasie sal moontlik moet beoordeel word van 'n bemarkingsdokumentbiblioteek waar markintelligensie of kliëntervarings in die veld vasgelê word.
- Deel van OneDrive. U kan lêers met interne gebruikers van OneDrive deel. U kan OneDrive as 'n opstelgebied gebruik voordat u dokumente na 'n SharePoint Online-dokumentbiblioteek verskuif.