E-posreëls vir professionele persone

Netiket wat jy moet weet

Terwyl almal elke maand e-pos gebruik vir ten minste sommige besigheidskommunikasies, sal sommige van ons e-pos as 'n daaglikse hulpmiddel gebruik om ons professionele werk te doen. Ons sal e-pos gebruik om met kliënte, spanmaats, meerderes, en moontlike nuwe huurders of moontlike nuwe werkgewers te kommunikeer. En ja, hierdie mense sal ons oordeel deur ons vermoë om 'n duidelike en professionele geskrewe boodskap op te stel.

E-pos etiket, of 'netiquette', is al vir die 27 jaar van die Wêreldwye Web. Netiket is 'n stel wye aanvaarbare riglyne vir hoe om respek en bekwaamheid in jou e-pos te wys. Ongelukkig is daar mense wat nog nooit tyd geneem het om e-posnetikette vir besigheidsinstellings te leer nie. Nog erger: daar is mense wat e-posnetikette verwar met die los en informele styl van SMS.

Moenie toelaat dat 'n swak vervaardigde e-pos jou geloofwaardigheid met 'n kliënt of 'n superieure of 'n potensiële werkgewer doodmaak nie. Hier is die e-posnetikette-reëls wat u goed sal dien en u verleentheid in die werkplek sal red.

01 van 10

Plaas die e-pos adres as die laaste ding wat jy doen voordat jy dit stuur.

Stoor die e-pos adres as die laaste ding voordat u dit stuur. Medioimages / Getty

Dit lyk teen-intuïtief, maar dit is uitstekende vorm. U wag tot die einde van u skryfwerk en proeflesing voordat u die e-pos adres (e) by die e-posopskrif voeg. Hierdie tegniek spaar jou die verleentheid om per ongeluk die boodskap te stuur, voordat jy jou inhoud en proeflees klaar gemaak het.

Dit is veral belangrik vir 'n langer e-pos met sensitiewe inhoud, soos om 'n werk aansoek in te dien, op die vraag van 'n kliënt te reageer of om slegte nuus aan jou span te kommunikeer. In hierdie gevalle gee die uitstel van die e-pos adres veiligheid toe as jy 'n rukkie van jou e-pos moet wegstap om jou gedagtes te versamel en jou woorde in jou gedagtes te oefen.

As jy op 'n e-pos antwoord, en jy beskou die inhoud sensitief, moet jy die e-pos adres van die ontvanger tydelik verwyder totdat jy gereed is om te stuur en voeg dan die adres by. U kan die e-pos adres van die ontvanger ook in 'n Notepad-lêer of OneNote-bladsy afsny, plak, die e-pos skryf en dan die e-pos adres sny en plak.

Glo ons hierop: 'n leë e-pos adreslyn terwyl die skrywer jou een dag redelike hartseer sal red!

02 van 10

Maak seker dat jy die korrekte persoon stuur.

Netiket: maak seker dat jy die korrekte Michael! E-pos stuur. Beeld Bron / Getty

Dit is veral belangrik as jy in 'n groot maatskappy of regeringsdepartement werk. As jy 'n sensitiewe e-pos aan 'Mike' of 'Heather' of 'Mohammed' stuur, sal jou e-posprogrammatuur voorspelbaar die volledige adres vir jou voorspel. Gewilde name soos hierdie sal baie resultate in jou maatskappy se adresboek hê , en jy kan per ongeluk later 'n growige boodskap aan jou vise-president stuur, of 'n vertroulike antwoord op mense in rekeningkunde.

Danksy die # 1-netiquette-reël hierbo, het jy aan die einde van die adres gelos, dus moet die e-pos adres van die ontvanger se e-pos drie keer verval word as jou laaste stap voordat jy dit stuur!

03 van 10

Vermy 'Reply to All', veral in 'n groot maatskappy.

Netiket: Vermy klik op 'Antwoord op almal'. Hidesy / Getty

As jy 'n uitsaai gestuur word aan dosyne mense, is dit verstandig om net die sender te antwoord. Dit is veral waar as dit 'n maatskappy uitsaai met groot verspreidingslyste.

Byvoorbeeld: die hoofbestuurder e-pos die hele maatskappy oor parkering in die suide lot, en sy vra mense respekteer die genommerde en toegekende stalletjies waaraan werknemers betaal. As jy op 'antwoord op almal' kliek en begin kla dat ander werknemers op jou persoonlike voertuig inbreuk maak en jou verf krap, kan jy jou loopbaan vooruitgang benadeel deur die maatskappy shmuck te word.

Niemand wil boodskappe ontvang wat nie op hulle van toepassing is nie . Nog meer, niemand waardeer om te kla aan die groep of om te hoor oor jou persoonlike griewe wat in 'n uitsendingformaat uitgesaai word nie.

Vermy hierdie faux pas en gebruik individuele antwoord op die sender as u standaardaksie. Beslis ook Reglement # 9 hieronder.

04 van 10

Gebruik professionele groete in plaas van alledaagse uitdrukkings.

Netiket: professionele begroetinge> vakkundiges. Hill Street Studios / Getty

Die beste manier om 'n professionele e-pos te begin is 'n weergawe van die volgende:

1. Goeie middag, me. Chandra.
2. Hallo, projekspan en vrywilligers.
3. Hallo, Jennifer.
4. Goeiemôre, Patrick.


Moet NIE, onder geen omstandighede, die volgende gebruik om 'n professionele e-pos te begin nie:

1. Hey,
2. Sup, span!
3. Hallo, Jen.
4. Mornin, Pat.

Veelvuldige uitdrukkings soos 'hey', 'yo', 'sup' mag vriendelik en warm vir jou lyk, maar hulle eintlik jou geloofwaardigheid in 'n sake-omgewing. Terwyl u hierdie spreekwoorde sekerlik in gesprek kan gebruik sodra u 'n betroubare verslag met die ander persoon het, is dit 'n slegte idee om hierdie woorde in 'n besigheids-e-pos te gebruik.

Daarbenewens is dit slegte vorm om speltoetse te gebruik, soos 'mornin'. Dit is baie sleg om iemand se naam te verkort (Jennifer -> Jen), tensy daardie persoon u uitdruklik versoek het om dit te doen.

Soos met enige intelligente besigheidskommunikasie, is dit slim om aan die kant van te formeel te wees, en te demonstreer dat jy in etiket en respek glo.

05 van 10

Proeflees elke boodskap, asof jou professionele reputasie daarop afhanklik was.

Netiket: Proeflees asof jou reputasie daarvan afhanklik was. Maica / Getty

En inderdaad, jou reputasie word maklik afgebreek deur swak grammatika, slegte spelling en swak gekose woorde.

Stel jou voor hoe jou professionaliteit 'n treffer sal tref as jy per ongeluk stuur ' Jy moet jou meth , Ala ' kontroleer as jy regtig bedoel het: ' Jy moet jou wiskunde, Alma' kontroleer . Of as jy sê: ' Ek kan môre ' n onderhoud doen ' toe jy bedoel het: ' Ek kan môre ' n onderhoud doen '.

Proeflees elke e-pos wat jy stuur; Doen dit asof jou professionele reputasie daarvan afhang.

06 van 10

'N Beknopte en duidelike onderwerplyn sal wonders behaal (en help jou om lees).

Netiket: 'n duidelike onderwerplyn sal wonders behaal (en help jou om lees). Charlie Shuck / Getty

Die onderwerplyn is beide 'n titel vir kommunikasie en 'n manier om op te som en jou e-pos te merk sodat dit maklik later gevind kan word. Dit moet die inhoud en enige gewenste aksie duidelik opsom.

Byvoorbeeld, 'n vakreël: 'koffie' is nie baie duidelik nie.

In plaas daarvan, probeer 'Personeel koffie voorkeure: jou reaksie is nodig'

As 'n tweede voorbeeld, die onderwerplyn ' jou versoek ' is te vaag.

Probeer eerder 'n duideliker onderwerplyn soos: ' Jou versoek vir parkering: meer besonderhede word vereis' .

07 van 10

Gebruik slegs die twee klassieke lettertipes: Arial en Times Roman variante, met swart ink.

Netiket: Gebruik slegs klassieke lettertipes (Arial en Times Roman variante). Pakington / Getty

Dit kan aanloklik wees om stylvolle skrifgesigte en kleure by jou e-pos aan te bring om dit flitsend te maak, maar jy kan beter af met die swart 12-pt of 10-pt Arial of Times New Roman. Soortgelyke variante soos Tahoma of Calibri is ook goed. En as jy aandag gee aan 'n spesifieke frase of 'n koeël, dan kan rooi ink of vet skrif baie nuttig wees in moderering.

Die probleem is wanneer jou e-posse onsamehangend en ongerig raak of begin om 'n maverick of ontwrigtende houding van u kant te gee. In die wêreld van besigheid wil mense kommunikasie betroubaar en duidelik en kort, nie dekoratief en afleidend wees nie.

08 van 10

Vermy sarkasme en negatiewe / snooty toon, ten alle koste.

Netiket: vermy sarkasme en kyk na jou skriftone !. Whitman / Getty

E-pos versuim altyd om vokale buigsaamheid en liggaamstaal oor te dra. Wat jy dink is reguit en reguit, kan eintlik so hard wees en beteken sodra dit in jou e-pos geplaas word. As jy nie die woorde 'asseblief' en 'dankie' gebruik nie, sal dit negatiewe onderstrome veroorsaak. En wat jy beskou as humoristies en lig, kan eintlik so neerbuigend en onbeskof wees.

Om 'n respekvolle toon en persoonlike gedrag in e-pos te gee, neem oefening en baie ondervinding. Dit help wanneer jy die e-pos hardop lees vir jouself, of selfs iemand anders voordat jy dit stuur. As daar iets oor die e-pos lyk, beteken dit of dit is hard, en herschryf dit.

As jy nog steeds vas sit oor hoe om die toon van iets in 'n e-pos oor te dra, oorweeg dit ernstig om die foon op te tel en die boodskap as 'n gesprek te lewer.

Onthou: e-pos is vir ewig, en sodra jy die boodskap gestuur het, kan jy dit nooit terugtrek nie.

09 van 10

Gestel die wêreld sal jou e-pos lees, so beplan dit dienooreenkomstig.

Netiquette: aanvaar dat die wêreld jou e-pos sal lees. RapidEye / Getty

Eintlik is e-pos vir ewig. Dit kan binne enkele sekondes aan honderde mense gestuur word. Dit kan opgeroep word deur wetstoepassing en belastingouditeurs indien daar ooit 'n ondersoek moet wees. Dit kan dit selfs in die nuus of sosiale media maak.

Dit is 'n breë en skrikwekkende verantwoordelikheid, maar dit is een wat ons almal skou: wat jy in 'n e-pos skryf, kan maklik openbare kennis word. Kies jou woorde noukeurig, en as jy dink daar is 'n kans dat dit jou kan byt, dink jy ernstig aan om nie die boodskap te stuur nie.

10 van 10

Altyd eindig met 'n kort, elegante 'dankie' en 'n handtekeningblok.

Netiket: eindig met 'n lekker dankie en handtekeningblok. DNY59 / Getty

Die krag van niceties soos 'dankie' en 'asseblief' is onmeetbaar. Ook die ekstra paar sekondes om jou professionele handtekeningblok in te sluit, praat volumes oor jou aandag vir detail, en dat jy eienaarskap van jou kommunikasie neem deur jou naam en kontakbesonderhede te stempel.

Hallo, Shailesh.

Dankie vir u navraag oor ons borduurdienste by TGI Sportswear. Ek sal baie gelukkig wees om met jou te praat om jou meer te vertel oor ons sportbaadjie-opsies vir jou span. Ons kan jou ook later hierdie week by ons vertoonlokaal besoek, en ek kan jou monsters persoonlik wys.

Watter nommer mag ek jou bel? Ek is vandag beskikbaar om 01:00 om te praat.


Dankie,

Paul Giles
Direkteur van Kliëntediens
TGI, Ingelyf
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Jou handelsmerk is ons fokus"