Daar is baie goeie redes waarom die digitalisering van papierdokumente 'n groot hulp kan wees wanneer dit kom by die organisering van u huiskantoor (of, vir u saak, u huis). Eerstens kan jy ontslae raak van baie ekstra papier wat in laaie en lêers ingepak word, of om waardevolle lessenaarspasie op te neem.
Digitale lêers (selfs PDF's) kan omgeskakel word na soekbare lêers met die gebruik van OCR-sagteware (OCR) wat gewoonlik by die drukker voorkom. (HP het 'n baie koel video wat verduidelik hoe OCR werk en hoe dit kan help om die taak van vereenvoudiging van jou lewe).
Dit beteken dat u inligting nie net 'n kamer opneem nie, dit is ook baie makliker om te vind as wat dit op papier sal wees. En jy kan jou digitale lêers stoor, maar jy wil ook - op CD of DVD, op 'n flash drive, in 'n aanlyn bergingsfasiliteit, of al die bogenoemde. So jy kan seker wees dat wanneer jy iets nodig het, jy jou hande kan kry.
As jy begin om jou huislêers te digitaliseer, is dit die perfekte tyd om 'n georganiseerde stel lêers te skep wat jou lewe makliker maak. Dink aan die kategorieë papierwerk wat jy benodig, en stel 'n gids vir elkeen op. Kredietkaartontvangste in een vouer; motor versekering papierwerk in 'n ander; telefoon rekeninge, kruideniersware kwitansies, huis herstel rekeninge, en so aan, kan almal gegee word aparte dopgehou. En in elke gids, maak submappen vir elke jaar (of maand). Dit is baie makliker om te begin met 'n georganiseerde stelsel en voeg dan net nuwe papierwerk by die regte lêer terwyl jy gaan, as om te probeer om die stelsel te herrangskik elke keer as 'n nuwe kwitansie geskandeer word.
Maak seker dat jou skandeerder of drukker met OCR-sagteware gekom het (ABBYY FineReader-sagteware lyk in die pakket met baie van die drukkers en skandeerders wat ek toets). As jy niks vind nie, moenie paniekerig raak nie. Daar is 'n goeie kans dat jy reeds 'n ordentlike OCR-sagteware het wat reeds op jou rekenaar geïnstalleer is, solank jy Windows gebruik. Cool OCR Software Jy het alreeds u sal lei deur die proses om daardie sagteware saam met u skandeerder te vind en te gebruik om redigeerbare dokumente te skep.
Dit bring natuurlik nog 'n belangrike punt op: jy moet ten minste 'n dokument skandeerder hê as jy hierdie werk gaan maak. Dit hoef nie duur of fancy te wees nie. As jy nie een het nie, is dit nou 'n goeie tyd om een te soek; Begin met hierdie resensies van foto skandeerders en dokument skandeerders vir 'n paar beste koop. As jy nie 'n aparte skandeerder wil hê nie, sal 'n goedkoop alles-in-een drukker die werk perfek goed doen.
So hier is die harde deel. Om die stelsel op te stel is nie te lastig nie; Selfs die skandering van jou papierwerk sal nie te moeilik wees nie. Wat moeilik is, maak seker dat jy dit outomaties doen elke keer as jy nuwe kwitansies of papierwerk kry. Andersins sal die vraestelle weer opstap, en jy sal voel asof jy jou tyd mors. Hou dus vas!