Skep jou eie Word-templates om tyd te bespaar, maar beplan hulle eers
As jy gereeld dokumente skep wat dieselfde gespesialiseerde formatering bevat, maar nie altyd dieselfde teks bevat nie, soos fakture, verpakkingstrokies, vorm briewe, ens. Jy kan die proses outomatiseer en spaar baie tyd deur 'n sjabloon in Word.
Wat is 'n sjabloon?
Vir diegene wat onbekend is met templates, is dit 'n vinnige verduideliking: 'n Microsoft Word-sjabloon is 'n tipe dokument wat 'n kopie van homself skep wanneer jy dit oopmaak. Hierdie kopie het al die ontwerp en formatering van die sjabloon, soos logo's en tabelle, maar jy kan dit verander deur inhoud in te voer sonder om die oorspronklike sjabloon te verander.
U kan die sjabloon soveel keer oopmaak as u wil, en elke keer skep dit 'n nuwe kopie van homself vir 'n nuwe dokument. Die lêer wat geskep is, word gestoor as 'n standaard Word-lêer tipe (bv. Docx).
'N Woord sjabloon kan formatering, style, boilerplate teks, makro's , koptekste en voetnote bevat, sowel as persoonlike woordeboeke , werkbalke en AutoText-inskrywings .
Beplan 'n Woord Sjabloon
Voordat jy jou Word-sjabloon skep, is dit 'n goeie idee om 'n lys van besonderhede te skep wat jy daarin wil insluit. Die tyd wat jy beplanning spandeer, spaar jou meer tyd op die lange duur.
Hier is 'n paar wenke oor wat om in te sluit:
- Enige teks wat in alle dokumente gebaseer is op die sjabloon.
- Formatering soos kolomme, marges, knoppies, eindnote, voetnote, ens.
- Makros wat jy dalk wil gebruik, maar is spesifiek vir hierdie dokument.
- Vir letters, voeg 'n datumveld in wat outomaties sal opdateer elke keer as die sjabloon oopgemaak word.
- Ook vir briewe, sluit jou adres en kontakbesonderhede in.
- Gebruik velde of Outo-teks vir inligting wat mag verander, maar sal altyd dieselfde tipe inligting bevat (bv. Bladsynommers, dokumenttitel, lêerpad, ens.). Hierdie soort inligting is dikwels in opskrifte en voetnote.
- As u dokumente afdelings met verskillende formatering bevat, kan u beskrywende plekhouer teks, soos TITLE of HEADING, gebruik wat u kan tik in die kopie wat uit die sjabloon geskep is. Op hierdie manier sal die formatering spesifiek vir daardie afdeling wees.
Sodra u 'n oorsig het van wat u wil, lê die prototipe dokument in 'n leë Word-dokument op. Sluit al die elemente wat jy gelys het en die ontwerp wat jy wil hê vir jou dokumente.
Jou nuwe sjabloon stoor
Stoor jou dokument as 'n sjabloon deur hierdie stappe te volg:
Word 2003
- Klik die lêer in die boonste kieslys.
- Klik op Stoor as ...
- Navigeer na die plek waar jy jou sjabloon wil stoor. Woord begin in die verstek spaar plek vir templates. Hou in gedagte dat sjablone wat gestoor is op ander plekke as die versteklokaal, nie in die dialoogkassie Templates sal verskyn wanneer nuwe dokumente geskep word nie.
- Tik in die veld 'Lêernaam' 'n herkenbare sjabloon lêernaam in.
- Klik op die vervolg keuselys Stoor as tipe en kies Dokument Templates .
- Klik op Stoor .
Word 2007
- Klik die Microsoft Office-knoppie links bo.
- Plaas jou muiswyser oor Stoor as .... Klik in die sekondêre kieslys wat oopmaak, op Word Sjabloon .
- Navigeer na die plek waar jy jou sjabloon wil stoor. Woord begin in die verstek spaar plek vir templates. Hou in gedagte dat sjablone wat gestoor is op ander plekke as die verstekligging, nie in die dialoogkassie Templates vertoon sal word nie.
- Tik in die veld 'Lêernaam' 'n herkenbare sjabloon lêernaam in.
- Klik op Stoor .
Word 2010 en latere weergawes
- Klik die lêer Lêer.
- Klik op Stoor as ...
- Navigeer na die plek waar jy jou sjabloon wil stoor. Woord begin in die verstek spaar plek vir templates. Hou in gedagte dat sjablone wat gestoor is op ander plekke as die versteklokaal, nie in die dialoogkassie Templates sal verskyn wanneer nuwe dokumente geskep word nie.
- Tik in die veld 'Lêernaam' 'n herkenbare sjabloon lêernaam in.
- Klik op die vervolg keuselys Stoor as tipe en kies Dokument Templates .
- Klik op Stoor .
Jou dokument word nou as 'n sjabloon gestoor met die lêeruitbreiding .dot of .dotx wat gebruik kan word om nuwe dokumente op grond daarvan te genereer.