Breek die verskil tussen 'n sigblad en databasis
Een van die redes waarom maatskappye huiwerig is om Microsoft Access te gebruik, is 'n gebrek aan begrip van die verskil tussen 'n sigblad en 'n databasis. Dit lei baie mense om te glo dat die opsporing van kliëntinligting, bestellings en projekbesonderhede in 'n sigblad voldoende is vir hul behoeftes. Die eindresultaat is dat dit moeilik is om konfigurasiebeheer te handhaaf, lêers is verlore vir korrupsie, en werknemers word per ongeluk gepaste inligting oorskry. Met 'n bietjie kennis oor die krag en baie gebruike van 'n databasis, is dit makliker vir klein besighede om te sien wanneer 'n sigblad genoeg is vir 'n werk en wanneer 'n databasis geskep moet word.
Dit is belangrik om 'n basiese begrip te hê van wat 'n databasis is. Die meeste mense het toegang tot databasisse voor, soos dié in die openbare biblioteek, maar bloot om dit te gebruik maak dit nie duidelik hoe sigblaaie en databasisse verskil nie. Om 'n paar minute te spandeer oor databasisse sal help om die vergelyking duideliker te maak.
Data Organisasie
Miskien is die mees voor die hand liggende verskil tussen 'n sigblad en 'n databasis die manier waarop data georganiseer word. As die data relatief plat is, dan is 'n sigblad perfek. Die manier om vas te stel of 'n plat tafel die beste is, vra of al die data punte maklik op 'n kaart of tabel geplaas kan word al dan nie. Byvoorbeeld, as 'n maatskappy in die loop van 'n jaar maandelikse verdienste wil dop, is 'n sigblad perfek. Spreadsheets is bedoel om baie van dieselfde soort data te hanteer, wat die vordering van 'n paar sleutelpunte insluit.
In vergelyking het databasisse 'n relasionele data struktuur. As 'n gebruiker data sou trek, sou daar baie punte wees om te oorweeg. Byvoorbeeld, as 'n maatskappy sy maandelikse verdienste wil dop en vergelyk met mededingers oor die afgelope vyf jaar, is daar 'n verband tussen hierdie data punte, maar nie 'n enkele fokus nie. Om 'n tafel te maak om resultate te rapporteer, sal moeilik wees, indien nie onmoontlik nie. Databasisse is ontwerp om gebruikers maklik te maak om verslae te genereer en navrae uit te voer.
Kompleksiteit van data
Die maklikste manier om te vergelyk of data in 'n sigblad of 'n databasis gehou moet word, is om te kyk na hoe kompleks die data is. Dit help om te verduidelik hoe die data georganiseer moet word as 'n gebruiker nog nie seker is nie.
Spreadsheet data is eenvoudig. Dit kan maklik by 'n tafel of tabel bygevoeg word en by 'n aanbieding gevoeg word sonder om inligting uit te sluit. Dit is maklik om te onderhou, aangesien dit slegs 'n paar sleutel numeriese waardes volg. As slegs 'n paar rye en kolomme benodig word, word die data die beste in 'n sigblad gestoor.
Databasisse bevat baie verskillende soorte data wat almal 'n bietjie verband hou met die ander data in die databasis. Byvoorbeeld, maatskappye hou 'n aansienlike hoeveelheid data op hul kliënte, van name en adresse tot bestelling en verkope. As 'n gebruiker probeer om duisende rye in 'n sigblad te stamp, is dit goed dat dit in 'n databasis geskuif moet word.
Herhaling van data
Net omdat data opgedateer moet word, beteken dit nie noodwendig dat 'n databasis benodig word nie. Sal daar dieselfde data wees wat gereeld herhaal word? En is die besigheid geïnteresseerd in die volgende gebeure of aksies?
As die datapunte verander, maar die tipe data dieselfde is en 'n enkele gebeurtenis volg, is die inligting waarskynlik plat. 'N Voorbeeld is die hoeveelheid verkope in die loop van 'n jaar. Die tydperk sal verander en die getalle sal wissel, en daar sal nie herhaalde data wees nie.
As sommige dele van die data dieselfde bly, soos kliënte inligting, terwyl ander verander, soos die aantal bestellings en tydigheid van betalings, is die kans dat aksies opgespoor word. Dit is wanneer 'n databasis gebruik moet word. Aktiwiteite het baie verskillende komponente vir hulle, en probeer om dit op te spoor, almal benodig 'n databasis.
Data se primêre doel
Spreadsheets is ideaal vir ewige gebeurtenisse wat nie dop van baie verskillende aspekte vereis nie. Vir projekte wat een of twee kaarte of tabelle benodig vir 'n voorlegging voordat dit geargiveer word, is 'n sigblad die beste manier om te gaan. As die span of maatskappy resultate moet kan bereken en persentasies kan bepaal, is dit waar spreadsheets die nuttigste is.
Databasisse is vir langer projekte waar data waarskynlik weer en weer gebruik sal word. As notas en kommentaar nodig is, moet die data in 'n databasis geskuif word. Sigblaaie is nie ontwerp om besonderhede op te spoor nie, net 'n paar sleutel numeriese punte.
Aantal gebruikers
Die aantal gebruikers kan uiteindelik die bepalende faktor wees vir die gebruik van 'n sigblad of databasis. As 'n projek vereis dat 'n groot aantal gebruikers data kan opdateer en veranderinge kan maak, moet dit nie in 'n sigblad gedoen word nie. Dit is baie moeiliker om behoorlike konfigurasiebeheer met 'n sigblad te handhaaf. As daar net 'n paar gebruikers is om die data op te dateer, gewoonlik tussen drie en ses, moet 'n sigblad voldoende wees (alhoewel maak seker reëls vas te stel voordat jy vorentoe beweeg).
As al die deelnemers aan 'n projek of hele departemente veranderinge moet aanbring, is 'n databasis die beter keuse. Selfs as 'n maatskappy klein is en net een of twee mense in die departement het, oorweeg dit hoeveel mense binne vyf jaar in daardie departement kan eindig en vra of hulle almal moet verander. Hoe meer gebruikers toegang benodig, hoe meer waarskynlik 'n databasis is die beter opsie.
U moet ook die nodige inligting sekuriteit in ag neem. As daar baie sensitiewe inligting is wat beskerm moet word, bied databasisse beter sekuriteit. Voordat u die skuif maak, lees seker die sekuriteitsprobleme wat oorweeg moet word voordat u 'n databasis opstel.
As jy gereed is om die duik te maak, lees ons artikel Omskep Spreadsheets na Databasisse om te begin met u reis.