Om data in 'n sigblad te filter, beteken om toestande te stel sodat slegs sekere data vertoon word. Dit is gedoen om dit makliker te maak om op spesifieke inligting in 'n groot datastel of tabel van data te fokus. Filtering verwyder nie of verander data nie; dit verander net watter rye of kolomme in die aktiewe Excel-werkblad verskyn.
Filtering van data rekords
Filters werk met rekords of rye data in die werkblad. Die voorwaardes wat gestel word, word vergelyk met een of meer velde in die rekord. As aan die voorwaardes voldoen word, word die rekord vertoon. As die voorwaardes nie nagekom word nie, word die rekord uitgefiltreer sodat dit nie met die res van die data-rekords vertoon word nie.
Data filtering volg twee verskillende benaderings afhangende van die tipe data wat gefiltreer is of numeriese data.
Filtering van numeriese data
Numeriese data kan gefiltreer word op grond van:
- of die data gelyk is aan 'n sekere getal
- of die data groter of minder as 'n spesifieke nommer is
- die data is bo of onder die gemiddelde waarde van die data as 'n geheel
Filtreer teks data
Teksdata kan gefiltreer word op grond van:
- of die data ooreenstem met 'n sekere woord
- of die data 'n woord bevat wat een of meer letters bevat
- of die data 'n woord is wat begin of eindig met 'n spesifieke letter van die alfabet
Kopiëring van gefilterde rekords
Benewens die tydelike verberging van rekords, bied Excel u opsies om die verlangde data na 'n aparte area van die werkblad te kopieer. Dikwels word hierdie prosedure gedoen wanneer 'n permanente kopie van die gefilterde lys aan enige soort besigheidsvereiste voldoen.
Beste praktyke vir filtering
Spaar jouself 'n bietjie moeite deur die beste praktykriglyne vir die werk met gefilterde data te volg:
- Tensy daar 'n goeie rede daarvoor is, moet jy nie 'n gedeelde sigblad skeer met aktiewe filters nie. Ander gebruikers mag nie sien dat die lêer gefilter is nie.
- Alhoewel u gelyktydig op verskeie kolomme kan filter, is hierdie filters additief, nie eksklusief nie. Met ander woorde, as u 'n kontaklys filter om almal in die staat Kalifornië te wys en ouer as 60 is, sal u almal wat meer as 60 in Kalifornië is, aan u gee. So 'n filter sal jou nie die 60-jariges of die Californië wys nie.
- Komplekse teks filters werk sowel as die onderliggende data sal toelaat. "Messy" data sal lei tot gefiltreerde resultate wat misleidend of foutief kan wees. Byvoorbeeld, om te filter vir mense wat in Illinois woon, sal nie die mense wat in "IL" woon of wat in "Ilinois" of "Illenois" woon, vang nie.
- Wees versigtig wanneer u gefilterde data sorteer. Die sorteer van gedeeltelik gefiltreerde data sal lei tot 'n herstrukturering van die datalêer - 'n situasie wat gewoonlik die beste vermy word. As jy 'n gefiltreerde datastel moet sorteer, kopieer die gefilterde data na 'n nuwe werkblad en sorteer dit dan.