Die gebruik van data-validering om ongeldige data-invoer in Excel te voorkom

01 van 01

Voorkom ongeldige data-invoer

Die gebruik van data-validering om ongeldige data-invoer te voorkom

Excel se data validering opsies kan gebruik word om die tipe en waarde van data wat in spesifieke selle in 'n werkblad ingevoer is, te beheer.

Die verskillende vlakke van beheer wat toegepas kan word, behels:

• 'n vinnige boodskap vertoon wanneer 'n sel met data validasie beperkings gekliek word, maar met geen data beperkings op die sel self
• die tipe en omvang van data beperk wat in 'n sel ingevoer kan word
• 'n formule wat op 'n ander plek geleë is, om te bepaal of data in 'n sel ingeskryf is, is geldig

Hierdie handleiding dek die tweede opsie om die tipe en omvang van data wat in 'n sel in 'n Excel-werkblad ingevoer kan word, te beperk.

Gebruik 'n foutwaarskuwingsboodskap

Benewens die beperking van die data wat in 'n sel ingevoer kan word, kan 'n Foutwaarskuwing boodskap vertoon word wat die beperkings verduidelik wanneer ongeldige data ingevoer word.

Daar is drie tipes van die foutwaarskuwing wat vertoon kan word en die gekose tipe beïnvloed hoe streng die beperkings toegepas word:

• Stop - voorkom die invoer van ongeldige data
• Waarskuwing - waarsku dat ongeldige data in 'n sel ingeskryf is met 'n opsie om die beperkings te ignoreer
• Inligting - lig gebruikers in dat ongeldige data in 'n sel ingeskryf is, maar verhoed dat dit nie inskryf word nie

Fout Alert uitsonderings

Fout waarskuwings word net vertoon wanneer data in 'n sel getik word. Hulle verskyn nie as:

• Ongeldige data word in 'n sel gekopieer of ingevoer met behulp van die vulhandvatsel
• 'n formule in die sel bereken 'n ongeldige resultaat
• 'n makro voer ongeldige data in 'n sel in

Byvoorbeeld: Voorkoming van ongeldige data-invoer

Soos in die prent hierbo gewys, sal hierdie voorbeeld:

1. stel data validasie opsies wat slegs heelgetalle met 'n waarde van minder as 5 toelaat om in sel D1 ingevoer te word;
2. As daar ongeldige data in die sel ingevoer word, sal 'n Stop- foutwaarskuwing vertoon word.

Open die Data Validation Dialog Box

Alle data validering opsies in Excel is ingestel met behulp van die data validering dialoog .

1. Klik op sel D1 - die plek waar data validering toegepas sal word
2. Klik op die Data- oortjie
3. Kies Data Validation vanaf die lint om die aftreklys oop te maak
4. Klik op Data Validation in die lys om die data validasie dialoog oop te maak

Die Instellings-oortjie

Hierdie stappe beperk die tipe data wat in sel D1 ingevoer kan word na heelgetalle met 'n waarde van minder as vyf.

1. Klik op die tab Instellings in die dialoogkassie
2. Kies onder die opsie Toestaan: hele opsie in die lys
3. Kies onder die Data: opsie minder as uit die lys
4. Tik die nommer 5 in die Maksimum: reël

Die oortjie Foutwaarskuwing

Hierdie stappe spesifiseer die tipe fout waarskuwing wat vertoon moet word en die boodskap wat dit bevat.

1. Klik op die Foutwaarskuwing- oortjie in die dialoogkassie
2. Maak seker dat die "Wys foutwaarskuwing nadat ongeldige data ingevoer is" boks is nagegaan
3. Kies onder die styl: opsie Stop uit die lys
4. In die titel: lyn tipe: ongeldige data waarde
5. In die foutboodskap: reël tipe: Slegs nommers met 'n waarde van minder as 5 word in hierdie sel toegelaat
6. Klik OK om die dialoog te sluit en terug te keer na die werkblad

Toets die Data Validation Settings

1. Klik op sel D1
2. Tik die nommer 9 in sel D1
3. Druk die Enter-sleutel op die sleutelbord
4. Die boodskap fout boodskap boodskap boodskap moet op die skerm verskyn, aangesien hierdie getal groter is as die maksimum waarde wat in die dialoogkassie gestel word
5. Klik op die knoppie Probeer weer in die boodskap waarskuwing
6. Tik die nommer 2 in sel D1
7. Druk die Enter-sleutel op die sleutelbord
8. Die data moet in die sel aanvaar word, aangesien dit minder is as die maksimum waarde in die dialoogkassie