Excel 2003 databasis handleiding

01 van 09

Excel 2003 Databasis Oorsig

By tye moet ons inligting op die hoogte hou en 'n goeie plek hiervoor is in 'n Excel-databasislêer. Of dit nou 'n persoonlike lys is van telefoonnommers, 'n kontaklys vir lede van 'n organisasie of span, of 'n versameling munte, kaarte of boeke, 'n Excel-databasislêer maak dit maklik om spesifieke inligting in te voer, te berg en te vind.

Excel het dit gereedskap opgebou om u te help om data op te spoor en spesifieke inligting te vind wanneer u dit wil hê. Net so, met sy honderde kolomme en duisende rye, kan 'n Excel-sigblad 'n enorme hoeveelheid data bevat.

Sien ook die tutoriaal: Excel 2007/2010/2013 Stap-vir-stap-tutoriaal .

02 van 09

Tabelle van data

Die basiese formaat vir die stoor van data in 'n Excel-databasis is 'n tabel. In 'n tabel word data in rye ingevoer. Elke ry staan ​​bekend as 'n rekord .

Sodra 'n tabel geskep is, kan Excel se data gereedskap gebruik word om te soek, sorteer en te filter in die databasis om spesifieke inligting te vind.

Alhoewel daar 'n aantal maniere is waarop u hierdie data gereedskap in Excel kan gebruik, is dit maklik om dit te doen wat bekend staan ​​as 'n lys van die data in 'n tabel.

Om hierdie tutoriaal te volg:

• Voer die data in soos in die prent hierbo getoon.

Wenk - Om die student ID vinnig in te voer:

1. Tik die eerste twee ID's - ST348-245 en ST348-246 in selle A5 en A6 onderskeidelik.
2. Merk die twee ID's om hulle te kies.
3. Klik op die vulhandvatsel en sleep dit na sel A13.
4. Die res van die Student ID's moet korrek in die selle A6 tot A13 ingeskryf word.

03 van 09

Gegee data korrek

By die invoer van die data is dit belangrik om te verseker dat dit korrek ingevoer is. Anders as ry 2 tussen die sigbladtitel en die kolomopskrifte, moenie enige ander leë rye agterlaat wanneer u u data invoer nie. Maak ook seker dat jy nie leë selle verlaat nie.

Data foute, wat veroorsaak word deur verkeerde data-invoer, is die bron van baie probleme met betrekking tot data bestuur. As die data in die begin korrek ingevoer is, sal die program u waarskynlik die resultate wat u wil, teruggee.

04 van 09

Rye is rekords

Soos genoem, is rye data, in 'n databasis, bekend as rekords. Wanneer u rekords invoer, hou hierdie riglyne in gedagte:

• Laat geen leë rye in die tabel geskep word nie, nie eers tussen die opskrifte en die eerste ry data nie.
• 'N Rekord kan data bevat oor slegs een spesifieke item.
• 'N Rekord moet ook AL die data in die databasis oor daardie item bevat. Daar kan nie inligting oor 'n item in meer as een ry wees nie.
  

05 van 09

Kolomme is velde

Terwyl rye in 'n Excel-databasis as rekords verwys word, staan ​​die kolomme bekend as velde . Elke kolom het 'n opskrif nodig om die data wat dit bevat, te identifiseer. Hierdie opskrifte word veldname genoem.

• Veldname word gebruik om te verseker dat die data vir elke rekord in dieselfde volgorde ingevoer word.
• Maak seker dat al die data in 'n kolom ingevoer word volgens dieselfde formaat. As jy syfers begin invoer as syfers (soos 10 of 20), hou dit op. Moenie deurgaans deel verander nie en begin met die invoer van getalle as woorde (soos tien of twintig). Wees konsekwent.
• Laat geen leë kolomme in die tabel.

06 van 09

Die skep van die lys

Sodra die data in die tabel ingevoer is, kan dit na 'n lys omskep word. Om so te doen:

1. Merk selle A3 tot E13 in die werkblad.
2. Kliek op Data> Lys> Maak lys in die menu om die dialoogkassie Skep lys oop te maak.
3. Terwyl die dialoogkassie oop is, moet die A3 tot E13 op die werkblad omring word deur die marsjerende miere.
4. As die marcherende miere die korrekte reeks selle omring, klik OK in die dialoogkassie Skep lys .
5. As die marcherende miere nie die korrekte reeks selle omring nie , markeer die korrekte reeks in die werkblad en klik dan OK in die dialoogkassie Skep lys .
6. Die tafel moet omring word deur 'n donker grens en laat val pyltjies langs elke veldnaam.

07 van 09

Gebruik die databasis gereedskap

Sodra u die databasis geskep het, kan u die gereedskap onder die afrolpyltjies langs elke veldnaam gebruik om u data te sorteer of te filter.

Sorteer data

1. Klik op die afrolpyl langs die naam van die naam.
2. Klik op die opsie Sorteer opsie om die databasis alfabeties van A tot Z te sorteer.
3. Sodra gesorteer is, moet Graham J. die eerste rekord in die tafel wees en Wilson R. moet die laaste wees.

Filtreer data

1. Klik op die afrolpyltjie langs die Program- veldnaam.
2. Klik op die Besigheid opsie om enige studente uit te filter, nie in die sakeprogram nie.
3. Klik op OK.
4. Slegs twee studente - G. Thompson en F. Smith moet sigbaar wees aangesien hulle die enigste twee is wat in die sakeprogram ingeskryf is.
5. Om alle rekords te vertoon, klik op die afrolpyltjie langs die Program veldnaam.
6. Klik op die All- opsie.
   

08 van 09

Uitbreiding van die databasis

Om bykomende rekords by jou databasis by te voeg:

• 'N Leë ry met 'n asterisk (selle A14 tot E14) word onderaan die databasis bygevoeg wanneer dit geskep word.
• Bykomende data kan by die databasis bygevoeg word deur hierdie leë ry te gebruik.
• Voeg die volgende data by:
  
  Sel - Data
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Wetenskap

09 van 09

Die databasisformatering voltooi

Nota : hierdie stap behels die gebruik van ikone wat op die Toolbar formatering voorkom , wat gewoonlik bo-aan die Excel 2003-skerm geleë is. As dit nie teenwoordig is nie, lees hoe om Excel-nutsbalkies te vind om jou te help om dit te vind.

1. Merk selle A1 tot E1 in die werkblad.
2. Klik op die ikoon Merge and Center op die Toolbar Formatering om die titel te sentreer.
3. Met selle A1 tot E1 nog steeds gekies, kliek op die ikoon Vulkleur op die Toolbar Formatering (lyk soos 'n verfkleur) om die agtergrondkleurlyslys oop te maak.
4. Kies Sea Green uit die lys om die agtergrondkleur van selle A1 - E1 tot donkergroen te verander.
5. Klik op die ikoon Font Colour op die Toolbar Formatering (dit is 'n groot letter 'A') om die drop-down lys vir die kleur van die lettertipe oop te maak.
6. Kies Wit uit die lys om die kleur van die teks in selle A1 - E1 na wit te verander.
7. Merk selle A2 - E2 in die werkblad.
8. Klik op die ikoon Vulkolom op die Toolbar opmaak om die agtergrondkleurlyslys oop te maak.
9. Kies Liggroen uit die lys om die agtergrondkleur van selle A2 - E2 na liggroen te verander.
10. Merk selle A3 - E14 op die werkblad.
11. Kies ' Formatering'> 'Auto Formatering' in die menu's om die dialoog AutoFormat oop te maak.
12. Kies Lys 2 uit die lys opsies om selle A3 - E14 te vorm.
13. Merk selle A3 - E14 op die werkblad.
14. Klik op die opsie Sentrum opsie op die formatering Toolbar om die teks in die selle A3 tot E14 te sentreer.
15. Op hierdie stadium, as jy al die stappe van hierdie tutoriaal korrek gevolg het, moet jou sigblad soos die sigblad in Stap 1 van hierdie handleiding lyk.