Hoe om 'n databasis in Excel te skep

Volg kontakte, versamelings en ander data met 'n Excel-databasis

By tye moet ons inligting op die hoogte hou en 'n goeie plek hiervoor is in 'n Excel-databasislêer. Of dit nou 'n persoonlike lys is van telefoonnommers, 'n kontaklys vir lede van 'n organisasie of span, of 'n versameling munte, kaarte of boeke, 'n Excel-databasislêer maak dit maklik om spesifieke inligting in te voer, te berg en te vind.

Microsoft Excel het dit gereedskap gebou om u te help om data op te spoor en spesifieke inligting te vind wanneer u dit wil hê. Net so, met sy honderde kolomme en duisende rye , kan 'n Excel-sigblad 'n enorme hoeveelheid data bevat .

Die data invoer

Die basiese formaat vir die stoor van data in 'n Excel-databasis is 'n tabel.

Sodra 'n tabel geskep is, kan Excel se data gereedskap gebruik word om te soek, sorteer en te filter in die databasis om spesifieke inligting te vind.

Om saam met hierdie tutoriaal te volg, voer die data in soos in die prent hierbo getoon.

Tik die Student ID vinnig in:

1. Tik die eerste twee ID's - ST348-245 en ST348-246 in selle A5 en A6, onderskeidelik.
2. Merk die twee ID's om hulle te kies.
3. Klik op die vulhandvatsel en sleep dit na sel A13 .
4. Die res van die Student ID's moet korrek in die selle A6 tot A13 ingeskryf word.

Gegee data korrek

By die invoer van die data is dit belangrik om te verseker dat dit korrek ingevoer is. Anders as ry 2 tussen die sigbladtitel en die kolomopskrifte, moenie enige ander leë rye agterlaat wanneer u u data invoer nie. Maak ook seker dat jy nie leë selle verlaat nie.

Data foute , wat veroorsaak word deur verkeerde data-invoer, is die bron van baie probleme met betrekking tot data bestuur. As die data in die begin korrek ingevoer is, sal die program u waarskynlik die resultate wat u wil, teruggee.

Rye is rekords

Elke individuele ry data, in 'n databasis staan ​​bekend as 'n rekord . Wanneer u rekords invoer, hou hierdie riglyne in gedagte:

• Moenie leë rye in die tabel skep wat geskep is nie. Dit sluit NIE 'n leë ry tussen die kolomopskrifte en die eerste ry data in nie.
• 'N Rekord kan data bevat oor slegs een spesifieke item.
• 'N Rekord moet ook AL die data in die databasis oor daardie item bevat. Daar kan nie inligting oor 'n item in meer as een ry wees nie.

Kolomme is velde

Terwyl rye in 'n Excel-databasis as rekords verwys word, staan ​​die kolomme bekend as velde . Elke kolom het 'n opskrif nodig om die data wat dit bevat, te identifiseer. Hierdie opskrifte word veldname genoem.

• Veldname word gebruik om te verseker dat die data vir elke rekord in dieselfde volgorde ingevoer word.
• Maak seker dat al die data in 'n kolom ingevoer word volgens dieselfde formaat. As jy syfers begin invoer as syfers (soos 10 of 20), hou dit op. Moenie deurgaans deel verander nie en begin met die invoer van getalle as woorde (soos tien of twintig). Wees konsekwent.
• Moenie leë kolomme in die tabel laat nie.

Die skep van die tafel

Sodra die data ingevoer is, kan dit omskep word in 'n tabel . Om so te doen:

1. Merk die selle A3 tot E13 in die werkblad.
2. Klik op die Tuisblad .
3. Klik op die opsie Format as Table op die lint om die aftreklys te open.
4. Kies die blou Tabel Styl Medium 9 opsie om die dialoogkassie Formateer as Tabel oop te maak.
5. Terwyl die dialoogkassie oop is, moet die A3 tot E13 op die werkblad omring word deur die marsjerende miere.
6. As die marcherende miere die korrekte reeks selle omring, klik Ok in die dialoogkassie Formateer as tabel .
7. As die marsmerende miere nie die korrekte reeks selle omring nie, markeer die korrekte omvang in die werkblad en klik dan OK in die dialoogkassie Formateer as tabel .
8. Die tabel moet die afrolpyltjies langs elke veldnaam bevat en die tabelrye moet geformateer word in afwisselende lig en donkerblou.

Gebruik die databasis gereedskap

Sodra u die databasis geskep het, kan u die gereedskap onder die afrolpyltjies langs elke veldnaam gebruik om u data te sorteer of te filter.

Sorteer data

1. Klik op die dropdown pyltjie langs die Last Name veldnaam .
2. Klik die opsie Sorteer A tot Z om die databasis alfabeties te sorteer.
3. Sodra gesorteer is, moet Graham J. die eerste rekord in die tafel wees en Wilson. R behoort die laaste te wees.

Filtreer data

1. Klik op die afrolpyltjie langs die Programveldnaam .
2. Klik die boks langs die opsie Kies alles om alle blokkies uit te vee.
3. Klik op die boks langs die Besigheid opsie om 'n vinkje by die blokkie by te voeg.
4. Klik op OK .
5. Slegs twee studente - G. Thompson en F. Smith moet sigbaar wees aangesien hulle die enigste twee is wat in die sakeprogram ingeskryf is.
6. Om alle rekords te vertoon, klik op die afrolpyltjie langs die Programveldnaam .
7. Klik op die Wis filter uit die "Program" opsie.

Uitbreiding van die databasis

Om bykomende rekords by jou databasis by te voeg:

• Plaas jou muiswyser oor die klein puntjie in die onderste regterhoek van die tafel.
• Die muiswyser sal verander in 'n tweekantige pyltjie.
• As dit gebeur, kliek en hou die regter muis knoppie en sleep die wyser af om 'n leë ry aan die onderkant van die databasis by te voeg.
• Voeg die volgende data by hierdie nuwe ry:
  Sel - Data
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Wetenskap

Die databasisformatering voltooi

1. Merk selle A1 tot E1 in die werkblad.
2. Klik op die Tuisblad .
3. Klik op die kombinasie en sentrum van die lint om die titel te sentreer.
4. Klik op die vulkleur (lyk soos 'n verfkas) op die lint om die vulkleurlyslys oop te maak.
5. Kies Blou, aksent 1 uit die lys om die kleur van die agtergrond in selle A1 - E1 tot donkerblou te verander.
6. Klik op die ikoon Font Colour op die Toolbar Formatering (dit is 'n groot letter 'A') om die drop-down lys van die lettertipe te open.
7. Kies Wit uit die lys om die kleur van die teks in selle A1 - E1 na wit te verander.
8. Merk selle A2 - E2 in die werkblad.
9. Klik op die vul kleur op die lint om die vulkleurlyslys oop te maak.
10. Kies Blou, Accent 1, Ligter 80 uit die lys om die kleur van die agtergrond in selle A2 - E2 te verander na ligblou.
11. Merk selle A4 - E14 in die werkblad.
12. Kliek op die middelopsie op die lint om die teks in die selle A14 tot E14 in te sluit.
13. Op hierdie stadium, as jy al die stappe van hierdie tutoriaal korrek gevolg het, moet jou sigblad soos die sigblad in Stap 1 van hierdie handleiding lyk.

Databasis funksies

Sintaks : Dfunksie (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

Waar D- funksie een van die volgende is:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Tipe : Databasis

Databasisfunksies is veral handig wanneer Google Blaaie gebruik word om gestruktureerde data, soos 'n databasis, te onderhou. Elke databasis funksie, Dfunction , bereken die ooreenstemmende funksie op 'n subset van 'n selreeks wat as 'n databasis tabel beskou word. Databasis funksies neem drie argumente:

• Database_arr is 'n reeks, ingebedde skikking of skikking wat gegenereer word deur 'n skikking uitdrukking wat gestruktureer is sodat elke ry na ry 1 'n databasisrekord is en elke kolom 'n databasisveld is. Ry 1 bevat die etikette vir elke veld.
• Field_str | num dui aan watter kolom (veld) die gemiddelde waardes bevat. Dit kan uitgedruk word as óf die veldnaam (teksstring) of die kolomnommer waar die linkerkolomste as 1 aangedui sal word.
• Criteria_arr is 'n reeks, ingebedde skikking of skikking wat gegenereer word deur 'n skikking uitdrukking wat so gestruktureer is dat die eerste ry die veldnaam (s) bevat waarop die kriterium (kriteria) toegepas sal word, en die volgende rye bevat die voorwaardelike toets (e) .

Die eerste ry in Kriteria spesifiseer veldname. Elke ander ry in Criteria verteenwoordig 'n filter, wat 'n stel beperkings op die ooreenstemmende velde is. Beperkings word beskryf deur gebruik te maak van 'n navraag-by-voorbeeld notasie, en kan 'n waarde insluit wat ooreenstem met of 'n vergelyking operateur gevolg deur 'n vergelyking waarde. Voorbeelde van beperkings is: "Sjokolade", "42", "> = 42", "<> 42". 'N Leë sel beteken geen beperking op die ooreenstemmende veld nie.

'N Filter pas by 'n databasisry as al die filterbeperkings (die beperkings in die ry se ry) voldoen word. 'N Databasis ry (rekord) voldoen aan Kriteria as en slegs as minstens een filter dit pas. 'N Veldnaam kan meer as een keer in die Kriteria-reeks verskyn om verskeie beperkings toe te pas wat gelyktydig van toepassing is (byvoorbeeld temperatuur> = 65 en temperatuur <= 82).

DGET is die enigste databasis funksie wat nie waardes optel nie. DGET gee die waarde van die veld wat in die tweede argument (soortgelyk aan 'n VLOOKUP) gespesifiseer word, net wanneer presies een rekord ooreenstem met Kriteria; Andersins word 'n fout vertoon wat geen ooreenkomste of veelvoudige vuurhoutjies aandui nie