Excel 2003 Data Entry Form

01 van 08

Gebruik 'n vorm vir data-invoer in Excel

Die gebruik van Excel se ingeboude data-inskrywingsvorm is 'n vinnige en maklike manier om data in 'n Excel- databasis in te voer .

Met behulp van die vorm kan jy:

• Begin 'n nuwe databasis tabel of voeg nuwe rekords by 'n bestaande een
• blaai deur data rekords een op 'n keer
• soek vir rekords wat spesifieke inligting bevat
• Wysig of verwyder individuele rekords indien nodig

Sien die tutoriaal: Excel 2010/2007 Data Entry Form .

02 van 08

Voeg die databasisveldname by

Soos voorheen genoem, moet ons net die data-inskrywingsvorm in Excel gebruik om die kolomopskrifte of veldname in ons databasis te gebruik.

Die maklikste manier om die veldname by die vorm in te voeg, is om hulle in selle in jou werkblad in te tik. U kan tot 32 veldname in die vorm insluit.

Tik die volgende opskrifte in selle A1 tot E1:

Studente ID
Van
aanvanklike
ouderdom
program

03 van 08

Open die Data Entry Form

Nota: Vir hulp met hierdie voorbeeld, sien die prent hierbo.

1. Klik op sel A2 om dit die aktiewe sel te maak .
2. Klik op Data> Form in die spyskaarte.
3. As u die vorm invul, sal u eers 'n boodskapkassie uit Excel opbring wat 'n aantal opsies bevat wat verband hou met die opskrifte by die vorm.
4. Aangesien ons reeds die veldname ingevoer het, wil ons net as opskrifte gebruik wat ons hoef te doen. Kliek OK in die boodskapkassie.
5. Die vorm wat al die veldname bevat, moet op die skerm verskyn.

04 van 08

Voeg data rekords by die vorm

Nota: Vir hulp met hierdie voorbeeld, sien die prent hierbo.

Sodra die data opskrifte bygevoeg is aan die vorm wat rekords by die databasis voeg, is dit bloot 'n saak om die data in die korrekte volgorde in die vormvelde in te tik.

Voorbeeld rekords

Voeg die volgende rekords by die databasis deur die data in die vorm velde langs die korrekte opskrifte in te voer. Klik op die Nuwe knoppie nadat jy die eerste rekord ingevoer het om die velde vir die tweede rekord te verwyder.

1. StudentID : SA267-567
   Van : Jones
   Aanvanklike : B.
   Ouderdom : 21
   Program : Tale
   
   StudentID : SA267-211
   Van : Williams
   Aanvanklike : J.
   Ouderdom : 19
   Program : Wetenskap

Wenk: Wanneer u data wat baie soortgelyk is, soos die student ID-nommers (net die nommers na die dash verskil) gebruik, gebruik kopie en plak om die data-invoer te bespoedig en te vereenvoudig.

05 van 08

Voeg data rekords by die vorm (Con't)

Nota: Vir hulp met hierdie voorbeeld, sien die prent hierbo.

Om die oorblywende rekords by die tutoriaal databasis te voeg, gebruik die vorm om die res van die data wat in die prent hierbo voorkom, in die selle A4 tot E11 in te voer.

06 van 08

Gebruik die vorm se Data Tools

Nota: Vir hulp met hierdie voorbeeld, sien die prent hierbo.

'N Groot probleem met 'n databasis behou die integriteit van die data, aangesien die lêer in grootte groei. Dit vereis:

• vasstelling van datafoute of opdatering van individuele rekords
• verwydering van verouderde of duplikaat rekords

Die data-inskrywingsvorm bevat verskeie gereedskap langs die regterkant wat dit maklik maak om rekords van die databasis te vind en te korrigeer of te verwyder.

Hierdie gereedskap is:

• Die knoppies Vind vorentoe en vind Volgende - hiermee kan jy vorentoe en terug deur die databasis een opname op 'n slag blaai.
• Die verwyderingsknoppie - dit word gebruik om rekords uit die databasis te verwyder.
• Die Herstel knoppie - Hierdie knoppie kan gebruik word om veranderinge aan te teken in 'n rekord wat geredigeer word. Soms maak ons ​​die verkeerde veranderinge aan 'n rekord of verander die verkeerde rekord altesaam. Indien wel, kan die herstelknoppie gebruik word om die veranderinge ongedaan te maak.
• Nota: die herstelknoppie werk net solank 'n rekord in die vorm teenwoordig is. Sodra u toegang tot 'n ander rekord verkry of die vorm sluit, word die herstelknoppie onaktief.
• Met die Kriteria- knoppie kan u die databasis soek vir rekords gebaseer op spesifieke kriteria, soos naam, ouderdom of program. 'N Voorbeeld van die gebruik van die Kriteria- knoppie is in die volgende stap van die tutoriaal ingesluit.

07 van 08

Soek vir rekords wat een veldnaam gebruik

Met die Kriteria- knoppie kan u die databasis soek vir rekords wat een of meer veldname gebruik - soos naam, ouderdom of program.

Nota: Vir hulp met hierdie voorbeeld, sien die prent hierbo.

1. Klik op die Criteria knoppie in die vorm.
2. Deur op die Kriteria- knoppie te klik, word alle vormvelde skoongemaak, maar word geen data uit die databasis verwyder nie.
3. Klik op die Program veld en tik Kunste as ons wil soek vir alle studente wat in die Kunsprogram by die kollege ingeskryf is.
4. Klik op die Volgende knoppie. Die rekord vir H. Thompson moet in die vorm verskyn, aangesien sy in die Kunsprogram ingeskryf is.
5. Klik op die Volgende knoppie 'n tweede en derde keer en die rekords vir J. Graham en W. Henderson moet een na die ander verskyn, aangesien hulle ook in die Kunsprogram ingeskryf is.

Die volgende stap van die tutoriaal bevat 'n voorbeeld van soek na rekords wat by verskeie kriteria pas.

08 van 08

Op soek na rekords wat verskeie veldname gebruik

Met die Kriteria- knoppie kan u die databasis soek vir rekords wat een of meer veldname gebruik - soos naam, ouderdom of program.

Nota: Vir hulp met hierdie voorbeeld, sien die prent hierbo.

In hierdie voorbeeld sal ons soek vir alle studente wat 18 jaar oud is en in die Kunsprogram by die kollege ingeskryf is. Slegs die rekords wat by beide kriteria pas, moet in die vorm vertoon word.

1. Klik op die Criteria knoppie in die vorm.
2. Klik op die ouderdomsveld en tik 18 .
3. Klik op die Program veld en tik Kunste .
4. Klik op die Volgende knoppie. Die rekord vir H. Thompson moet in die vorm verskyn, aangesien sy albei 18 jaar oud is en in die Kunsprogram ingeskryf is.
5. Klik die tweede keer op die Volgende knoppie en die rekord vir J. Graham moet verskyn, aangesien hy ook albei 18 jaar oud is en in die Kunsprogram ingeskryf is.
6. Klik op die Volgende knoppie 'n derde keer en die rekord vir J. Graham moet nog sigbaar wees aangesien daar geen ander rekords is wat aan beide kriteria voldoen nie.

Die rekord vir W. Henderson moet nie in hierdie voorbeeld vertoon word nie, want hy is nie 18 jaar oud nie, alhoewel hy nie in die Kuns-program ingeskryf is nie.