Excel Stap vir Stap Basiese Tutoriaal

Die gebruik van Excel is nie so moeilik soos dit lyk nie

Excel is 'n elektroniese spreibladprogram (aka- sagteware ) wat gebruik word om data te stoor, te organiseer en te manipuleer.

Data word gestoor in individuele selle wat gewoonlik in 'n reeks kolomme en rye in 'n werkblad georganiseer word. Hierdie versameling van kolomme en rye word na verwys as 'n tabel. Tabelle gebruik opskrifte in die boonste ry en aan die linkerkant van die tafel om die data wat in die tabel gestoor is, te identifiseer.

Excel kan ook berekenings op die data gebruik met behulp van formules . En om te help om dit makliker te maak om die inligting in 'n werkblad te vind en te lees, het Excel 'n aantal formatteringsfunksies wat op individuele selle, rye en kolomme of hele tabel data toegepas kan word.

Aangesien elke werkblad in onlangse weergawes van Excel biljoene selle per werkblad bevat, het elke sel 'n adres wat bekend staan ​​as 'n selverwysing , sodat dit verwys kan word in formules, kaarte en ander kenmerke van die program.

Hierdie handleiding dek die stappe wat nodig is om 'n basiese sigblad te skep en te vorm wat die data tabel, formules en formatering bevat wat in die prent hierbo gesien word.

Die onderwerpe in hierdie handleiding is:

01 van 08

Die data tabel begin

Voer die tutoriaal data in. © Ted French

Om data in werkkaarts in te voer, is altyd 'n drie-stap proses.

Hierdie stappe is:

  1. Klik op die sel waar jy die data wil hê.
  2. Tik die data in die sel.
  3. Druk die Enter sleutel op die sleutelbord of kliek op 'n ander sel met die muis.

Soos reeds genoem, word elke sel in 'n werkblad geïdentifiseer deur 'n adres of selverwysing , wat bestaan ​​uit die kolom letter en nommer van die ry wat op 'n sel se plek kruis.

By die skryf van 'n selverwysing word die kolom letter altyd eerste geskryf, gevolg deur die rynommer - soos A5, C3 of D9.

Wanneer u die data vir hierdie handleiding invoer, is dit belangrik om die data in die korrekte werksvelselle in te voer. Formules wat in die daaropvolgende stappe ingevoer word, maak gebruik van die selverwysings van die data wat nou ingevoer word.

Voer die tutoriaal data in

  1. Om hierdie handleiding te volg, gebruik die selverwysings van die data wat in die bostaande prent gesien word, om al die data in 'n leë Excel-werkblad in te voer.

02 van 08

Verbreding van kolomme in Excel

Verbreding van kolomme om die data te vertoon. © Ted French

By verstek maak die wydte van 'n sel slegs agt karakters van enige data-inskrywing wat vertoon moet word voordat daardie data in die volgende sel aan die regterkant oorgelaat word.

As die sel of selle regs leeg is, word die ingevoerde data in die werkblad vertoon, soos gesien met die werkblad titel Aftrekkingsberekeninge vir Werknemers wat in sel A1 ingeskryf is.

As die sel aan die regterkant egter data bevat, word die inhoud van die eerste sel afgeknip tot die eerste agt karakters.

Verskeie selle van data wat in die vorige stap ingevoer is, soos die etiket aftrekkingsfrekwensie: ingeskryf in sel B3 en Thompson A. ingeskryf in sel A8 word afgekap omdat die selle aan die regterkant data bevat.

Om hierdie probleem reg te stel sodat die data heeltemal sigbaar is, moet die kolomme wat daardie data bevat, vergroot word.

Soos met alle Microsoft-programme, is daar verskeie maniere om kolomme te verruim . Die onderstaande stappe dek hoe om kolomme met die muis te verruim.

Verbreding van individuele werkbladkolomme

  1. Plaas die muisaanwyser op die lyn tussen kolomme A en B in die kolomkop .
  2. Die wyser sal verander na 'n dubbelkopige pyltjie.
  3. Klik en hou die linker muisknop in en sleep die dubbele pyltjie na regs om kolom A te verruim totdat die hele inskrywing Thompson A. sigbaar is.
  4. Vergroot ander kolomme om data te wys soos benodig.

Kolom Breedtes en Werkkaarttitels

Aangesien die werkblad titel so lank is in vergelyking met die ander etikette in kolom A, as die kolom verruim is om die hele titel in sel A1 te vertoon, sal die werkkaart nie net vreemd lyk nie, maar dit sal dit moeilik maak om die werkblad te gebruik as gevolg van die gapings tussen die etikette aan die linkerkant en die ander kolomme data.

Aangesien daar geen ander inskrywings in ry 1 is nie, is dit nie verkeerd om net die titel te verlaat soos dit nie - in die selle na regs oorgooi. Alternatiewelik het Excel 'n funksie genaamd samesmelting en sentrum wat in 'n latere stadium gebruik word om die titel oor die datatabel vinnig te sentreer.

03 van 08

Die datum en 'n benoemde reeks byvoeg

Voeg 'n benoemde reeks by die werkblad. © Ted French

Datum Funksie Oorsig

Dit is normaal om die datum by 'n sigblad te voeg - baie dikwels om aan te dui wanneer die blad laas opgedateer is.

Excel het 'n aantal datum funksies wat dit maklik maak om die datum in 'n werkblad in te voer.

Funksies is net ingeboude formules in Excel om dit maklik te maak om algemene take te voltooi - soos om die datum by 'n werkblad te voeg.

Die TODAY funksie is maklik om te gebruik omdat dit geen argumente het nie - dit is data wat aan die funksie verskaf moet word sodat dit kan werk.

Die TODAY funksie is ook een van Excel se vlugtige funksies , wat beteken dat dit elke keer herwerk word - wat gewoonlik altyd die werkblad is oopgemaak.

Die datum by die TODAY funksie byvoeg

Die stappe hieronder sal die TODAY funksie by sel C2 van die werkkaart byvoeg.

  1. Klik op sel C2 om dit die aktiewe sel te maak
  2. Klik op die Formules- oortjie van die lint
  3. Klik op die Date & Time opsie op die lint om die lys met datumfunksies oop te maak
  4. Klik op die Today- funksie om die dialoog van die funksie te vertoon
  5. Klik OK in die dialoogkassie om die funksie in te voer en terug te keer na die werkblad
  6. Die huidige datum moet by sel C2 gevoeg word

Sien ###### simbole in plaas van die datum

As 'n ry simbole-simbole in sel C2 verskyn in plaas van die datum nadat die TODAY-funksie by die sel gevoeg is, is dit omdat die sel nie wyd genoeg is om die geformateerde data te vertoon nie.

Soos voorheen genoem, word onformateerde nommers of teksdata oorgedra na leë selle regs as dit te wyd vir die sel is. Data wat as 'n spesifieke soort getal geformateer is - soos geldeenheid, datums of 'n tyd, moet egter nie na die volgende sel oorgooi as hulle wyer is as die sel waar hulle geleë is nie. In plaas daarvan vertoon hulle die ###### fout.

Om die probleem reg te stel, verruim kolom C deur die metode wat in die voorafgaande stap van die tutoriaal beskryf is, te gebruik.

Voeg 'n benoemde reeks by

'N Benoemde reeks word geskep wanneer een of meer selle 'n naam gegee word om die reeks makliker te identifiseer. Benoemde reekse kan as 'n plaasvervanger vir selverwysing gebruik word wanneer dit in funksies, formules en kaarte gebruik word.

Die maklikste manier om die genoemde reekse te skep, is om die naam boks in die boonste linkerhoek van die werkblad bokant die rygetalle te gebruik.

In hierdie handleiding sal die naamkoers aan sel C6 gegee word om die aftrekkingskoers wat op werknemers se salarisse toegepas word, te identifiseer. Die genoemde reeks sal gebruik word in die aftrekkingsformule wat by selle C6 tot C9 van die werkblad gevoeg sal word.

  1. Kies sel C6 in die werkblad
  2. Tik 'rate' (geen aanhalings) in die Naam Box en druk die Enter sleutel op die sleutelbord
  3. Sel C6 het nou die naam "koers"

Hierdie naam sal gebruik word om die afleidingsformules in die volgende stap van die tutoriaal te vereenvoudig.

04 van 08

Om die Werknemersaftrekkingsformule in te voer

Inskrywing van die aftrekkingsformule. © Ted French

Excel Formules Oorsig

Excel formules laat jou toe om berekeninge uit te voer op getaldata wat in 'n werkblad ingeskryf is.

Excel formules kan gebruik word vir basiese getalle, soos byvoeging of aftrekking, sowel as meer komplekse berekeninge, soos om 'n student se gemiddelde op toetsresultate te vind en die verbandbetalings te bereken.

Gebruik selverwysings in formules

'N algemene manier om formules in Excel te skep, behels die invoer van die formule data in werksvelselle en dan die selverwysings vir die data in die formule, in plaas van die data self.

Die grootste voordeel van hierdie benadering is dat indien dit later nodig is om die data te verander, is dit 'n eenvoudige saak om die data in die selle te vervang eerder as om die formule te herschrijf.

Die resultate van die formule sal outomaties opdateer sodra die data verander.

Gebruik benoemde range in formules

'N Alternatief vir selverwysings is om gebruik te maak van die genoemde reekse - soos die genoemde reekssnelheid wat in die vorige stap geskep is.

In 'n formule funksioneer 'n naamreeks dieselfde as 'n selverwysing, maar dit word normaalweg gebruik vir waardes wat 'n paar keer in verskillende formules gebruik word, soos 'n aftrekkingspercentage vir pensioene of gesondheidsvoordele, 'n belastingkoers of 'n wetenskaplike konstante - terwyl selverwysings meer prakties is in formules wat slegs een keer na spesifieke data verwys.

In die onderstaande stappe word beide selverwysings en 'n benoemde reeks gebruik om formules te skep.

Om die Werknemersaftrekkingsformule in te voer

Die eerste formule wat in sel C6 geskep is, sal die Bruto Salaris van die werknemer B. Smith vermeerder deur die aftrekkingssyfer in sel C3.

Die finale formule in sel C6 sal wees:

= B6 * koers

Gebruik Punt om die Formule in te voer

Alhoewel dit moontlik is om net die bostaande formule in sel C6 te tik en die korrekte antwoord te verskyn, is dit beter om te gebruik om die selverwysings na formules te voeg om die moontlikheid van foute wat geskep word deur die verkeerde selverwysing te tik, te verminder.

Punt behels om op die sel wat die data bevat met die muisaanwyser te klik om die selverwysing of die naamreeks by die formule by te voeg.

  1. Klik op sel C6 om dit die aktiewe sel te maak
  2. Tik die gelykteken ( = ) in sel C6 om die formule te begin
  3. Klik op sel B6 met die muiswyser om die selverwysing na die formule na die gelykaan te voeg
  4. Tik die vermenigvuldiging simbool ( * ) in sel C6 na die selverwysing
  5. Klik op sel C3 met die muisaanwyser om die genoemde reekskoers by die formule te voeg
  6. Druk die Enter-sleutel op die sleutelbord om die formule te voltooi
  7. Die antwoord 2747.34 moet teenwoordig wees in sel C6
  8. Alhoewel die antwoord op die formule in sel C6 getoon word, sal die formule = B6 * koers in die formulebalk bokant die werkblad op daardie sel klik.

05 van 08

Om die Netto Salarisformule in te voer

Om die Netto Salarisformule in te voer. © Ted French

Om die Netto Salarisformule in te voer

Hierdie formule word in sel D6 geskep en bereken 'n werknemer se netto salaris deur die aftrekkingsbedrag wat in die eerste formule uit die Bruto Salaris bereken word, af te trek .

Die finale formule in sel D6 sal wees:

= B6 - C6
  1. Klik op sel D6 om dit die aktiewe sel te maak
  2. Tik die gelykteken ( = ) in sel D6
  3. Klik op sel B6 met die muiswyser om die selverwysing na die formule na die gelykaan te voeg
  4. Tik 'n minusteken ( - ) in sel D6 na die selverwysing
  5. Klik op sel C6 met die muiswyser na die selverwysing na die formule
  6. Druk die Enter-sleutel op die sleutelbord om die formule te voltooi
  7. Die antwoord 43,041.66 moet in sel D6 teenwoordig wees
  8. Om die formule in sel D6 te sien, klik op daardie sel om die formule = B6 - C6 in die formulebalk te vertoon

Relatiewe selverwysings en kopiëringsformules

Tot dusver is die aftrekkings en netto salarisformules slegs by een sel elk in die werkblad - onderskeidelik C6 en D6.

Gevolglik is die werkkaart tans slegs vir slegs een werknemer - B. Smith.

Eerder as om deur die tydrowende taak om elke formule vir die ander werknemers te herskep, gebruik Excel, onder sekere omstandighede, formules wat na ander selle gekopieer word.

Hierdie omstandighede behels meestal die gebruik van 'n spesifieke soort selverwysing - bekend as 'n relatiewe selverwysing - in die formules.

Die selverwysings wat in die voorafgaande stappe in die formules ingevoer is, is relatiewe selverwysings, en hulle is die verstek tipe selverwysing in Excel, om die formules so eenvoudig as moontlik te maak.

Die volgende stap in die handleiding gebruik die Fill Handle om die twee formules na die rye hieronder te kopieer om die data tabel vir alle werknemers te voltooi.

06 van 08

Formules kopieer met die vulhantering

Gebruik die Fill Handle om formules te kopieer. © Ted French

Fill Handle Oorsig

Die vulhandvatsel is 'n klein swart punt of vierkant in die onderste regterkantste hoek van die aktiewe sel .

Die vulhandvatsel het 'n aantal gebruike, insluitende die kopiëring van 'n sel se inhoud na aangrensende selle . vul selle met 'n reeks getalle of teksetikette, en kopieer formules.

In hierdie stap van die tutoriaal sal die vulhandvatsel gebruik word om beide die aftrekkings- en netto salarisformules van selle C6 en D6 af te laai na selle C9 en D9.

Formules kopieer met die vulhantering

  1. Merk selle B6 en C6 in die werkblad
  2. Plaas die muisaanwyser oor die swart blokkie in die onderste regterkantste hoek van sel D6 - die wyser sal verander na 'n plusteken "+"
  3. Klik en hou die linker muisknop in en sleep die vulhendel na sel C9
  4. Laat die muisknoppie vry - selle C7 tot C9 moet die resultate van die afleidingsformule en selle D7 tot D9 bevat, die netto salarisformule

07 van 08

Toepassing van Nommer Formatering in Excel

Voeg nommerformatering by die werkblad. © Ted French

Excel Nommer Formatering Oorsig

Nommerformatering verwys na die byvoeging van valutasimbole, desimale merkers, persentekens en ander simbole wat help om die tipe data wat in 'n sel voorkom, te identifiseer en dit makliker te lees.

Die persentasie simbool byvoeg

  1. Kies sel C3 om dit uit te lig
  2. Klik op die Tuisblad van die lint
  3. Klik op die Algemene opsie om die Nommerformaat aftrekkieslys oop te maak
  4. Klik in die kieslys op die Percentage opsie om die formaat van waarde in sel C3 te verander van 0,06 tot 6%

Die geldeenheid simbool byvoeg

  1. Kies selle D6 tot D9 om hulle te verlig
  2. Op die Tuisblad van die lint, klik op die Algemene opsie om die Nommerformaat aftrekkieslys oop te maak
  3. Klik op die Geld in die spyskaart om die formatering van die waardes in selle D6 tot D9 te verander na geldeenheid met twee desimale plekke

08 van 08

Toepassing van selformatering in Excel

Toepassing van selformatering op die data. © Ted French

Sel Formatering Oorsig

Selformatering verwys na formatteringsopsies - soos die toepassing van vetformatering op teks of nommers, verandering van data-belyning, grenslyne aan selle, of die kombinering van die versameling en die middelfunksie om die voorkoms van die data in 'n sel te verander.

In hierdie handleiding sal die bogenoemde selformate toegepas word op spesifieke selle in die werkblad sodat dit ooreenstem met die voltooide werkkaart wat op bladsy 1 van die tutoriaal aangebied word.

Vet formatering byvoeg

  1. Kies sel A1 om dit uit te lig.
  2. Klik op die Tuisblad van die lint .
  3. Klik op die opsie Vetformatering soos in die prent hierbo aangedui, om die data in sel A1 te vet.
  4. Herhaal die bogenoemde stappe om die data in selle A5 tot D5 te druk.

Verandering van data-aanpassing

Hierdie stap sal die verstek linksbelyning van verskeie selle verander om die belyning te middel

  1. Kies sel C3 om dit uit te lig.
  2. Klik op die Tuisblad van die lint.
  3. Klik op die Sentrum belyning opsie soos geïdentifiseer in die prent hierbo om die data in sel C3 te sentreer.
  4. Herhaal die bogenoemde volgorde van stappe om die data in selle A5 tot D5 te sentreer.

Samevoeg en Sentrumselle

Samevoeging en Sentrum opsie kombineer 'n aantal gekies in een sel en sentreer die data-inskrywing in die linker meeste sel oor die nuwe saamgesmelte sel. Hierdie stap sal die werkbladtitel - aftrekkingsberekeninge vir werknemers ,

  1. Kies selle A1 tot D1 om hulle te verlig.
  2. Klik op die Tuisblad van die lint.
  3. Klik op die opsie Merge & Center soos geïdentifiseer in die bostaande prent om selle A1 tot D1 saam te voeg en die titel oor hierdie selle te sentreer.

Bottomrandse by selle byvoeg

Hierdie stap sal die onderste grense by die selle voeg deur data in rye 1, 5 en 9 te bevat

  1. Kies die saamgesmelte sel A1 tot D1 om dit te verlig.
  2. Klik op die Tuisblad van die lint.
  3. Klik op die pyltjie langs die Border- opsie soos geïdentifiseer in die bostaande prent om die grense-aftrekkieslys oop te maak.
  4. Klik op die Bottom Border opsie in die kieslys om 'n grens aan die onderkant van die saamgesmelte sel by te voeg.
  5. Herhaal die bogenoemde volgorde van stappe om 'n onderste grens aan selle A5 tot D5 en aan selle A9 tot D9 by te voeg.