'N klein organisasie gaan 'n lang pad wanneer jy op soek is na lêers
As jy meer tyd spandeer op soek na jou Microsoft Word-lêers as wat jy op hulle werk, dan is dit tyd om van die organisatoriese kenmerke van Word en jou rekenaaraanbieding gebruik te maak.
Stoor Alle Woordlêers Met Thumbnails
As jy elke Word-lêer stoor met 'n voorskou-beeld of duimnaelskets, word dit makliker om te identifiseer sonder om dit oop te maak. U kan alle Word-dokumente stoor met 'n voorskou of duimnaelskets deur net 'n paar stappe te volg:
- Maak Microsoft Word oop.
- Klik op Lêer in die menubalk.
- Kies Eienskappe onder in die keuselys.
- Klik die Opsomming- oortjie.
- Plaas 'n vinkje langs Bewaar voorbeeldfoto met hierdie dokument of stoor Thumbnails vir alle Word-dokumente (afhangende van jou weergawe van Word).
- Klik op OK .
Werk Word-dokumenteienskappe op
As jy met groot hoeveelhede Word dokumente werk wat soortgelyke name en plekke het, sal jy beslis voordeel wil trek uit Word se dokumenteienskappe. Gaan terug na Lêer > Eienskappe > Opsomming en voeg kommentaar, sleutelwoorde, kategorie, titel of vakinligting in-iets wat jou sal help om die lêers te onderskei. Wanneer dit tyd kom om 'n soektog te doen, kan Word presies vind wat jy nodig het.
Maak dopgehou op jou rekenaar en gebruik hulle
Stel een gids vir al jou Word-dokumente vorentoe en noem dit iets wat jy nie sal vergeet nie, soos "MyWordDocs." Bevolk dit met dopgehou met name wat vir jou sin maak en gebruik. As jy byvoorbeeld verantwoordelik is vir die saamstel van weeklikse vergaderingnotas, maak 'n gids vir daardie notas en sluit addisionele vouers daar binne vir maande of jare.
As jy jare se Word-dokumente versprei het op jou rekenaar en nie tyd het om dit oop te maak en te besluit of hulle waghouers is of nie, maak net 'n gids vir elkeen van die jare. Hierdie ou dokumente is van alle 2010-dokumente af en laat val in. een gids, 2011 in 'n ander ensovoorts totdat jy die tyd het om dit weer te sien.
Gebruik 'n konsekwente lêernaamstelsel
Die opstel van 'n naamstelsel is dalk die belangrikste ding wat jy kan doen om te help wanneer dit tyd kom om die lêers te vind wat jy wil hê. Daar is geen regte manier om jou lêers te noem nie, maar die kies van 'n nasienstelsel en konsekwente gebruik daarvan is die moeite werd. Voorstelle is:
- Sluit die tipe dokument in, sodat u in 'n oogopslag kan vertel dat enige lêernaam wat "Kontrak," "Lease" of "Nuusbrief" bevat, nie die letter is wat u soek nie.
- Begin die naam met die naam van die kliënt (of die naam van die ontvanger indien die dokumente letters is).
- Sluit die datum in die lêernaam in.
Vat jou tyd
As jou rekenaar reeds met lêers vol is, probeer nie om jou organisatoriese probleme op een slag aan te pak nie. Breek die werk af in hanteerbare stukke en spandeer 15 minute per dag daaraan. Terwyl jy die Woordlêers op jou rekenaar aflei, sit dit in een van die dopgehou wat jy gemaak het, maak 'n nuwe gids of verwyder dit as jy dit nie meer nodig het nie. As jy nie kan dink nie, sit dit in 'n gids met die naam HoldUntilDate en kies 'n datum wat ver genoeg in die toekoms is. As jy die gids nie oopgemaak het nie, sal jy gemaklik voel om dit uit te vee. Watter soort dopgehou jy maak, sit dit alles in jou een groot Word-gids, sodat jy kan weet waar om te kyk.