Hoe om 'n data lys in Excel 2003 te skep

01 van 08

Data Bestuur in Excel

Soms moet ons inligting op hoogte hou. Dit kan 'n persoonlike lys wees van telefoonnommers, 'n kontaklys vir lede van 'n organisasie of span, of 'n versameling munte, kaarte of boeke.

Wat jy ook al, 'n sigblad , soos Excel, is 'n goeie plek om dit te stoor. Excel het dit gereedskap opgebou om u te help om data op te spoor en spesifieke inligting te vind wanneer u dit wil hê. Net so, met sy honderde kolomme en duisende rye, kan 'n Excel-sigblad 'n enorme hoeveelheid data bevat .

Excel is ook makliker om te gebruik as 'n volwaardige databasisprogram soos Microsoft Access. Data kan maklik in die sigblad ingevoer word, en met net 'n paar klik van die muis kan jy deur jou data sorteer en vind wat jy wil.

02 van 08

Skep van tafels en lyste

Die basiese formaat vir die stoor van data in Excel is 'n tabel. In 'n tabel word data in rye ingevoer. Elke ry staan ​​bekend as 'n rekord .

Sodra 'n tabel geskep is, kan Excel se data gereedskap gebruik word om die rekords te soek, sorteer en te filter om spesifieke inligting te vind.

Alhoewel daar 'n aantal maniere is om hierdie data gereedskap in Excel te gebruik, is dit die maklikste manier om dit te doen wat bekend staan ​​as 'n lys van die data in 'n tabel.

03 van 08

Gegee data korrek

Die eerste stap in die skep van 'n tabel is om die data in te voer. Wanneer dit gedoen word, is dit belangrik om te verseker dat dit korrek ingevoer is.

Data foute, wat veroorsaak word deur verkeerde data-invoer, is die bron van baie probleme met betrekking tot data bestuur. As die data in die begin korrek ingevoer is, sal die program u waarskynlik die resultate wat u wil, teruggee.

04 van 08

Rye is rekords

Soos genoem word rye data bekend as rekords. Wanneer u rekords invoer, hou hierdie riglyne in gedagte:

• Laat geen leë rye in die tabel geskep word nie, nie eers tussen die opskrifte en die eerste ry data nie.
  
• 'N Rekord kan data bevat oor slegs een spesifieke item.
  
• 'N Rekord moet ook AL die data in die lys oor daardie item bevat. Daar kan nie inligting oor 'n item in meer as een ry wees nie.
  
• Om 'n lys te skep, moet 'n tabel van data ten minste twee data rekords bevat.

05 van 08

Kolomme is velde

Terwyl rye in die tabel verwys word as rekords, staan ​​die kolomme bekend as velde . Elke kolom het 'n opskrif nodig om die data wat dit bevat, te identifiseer. Hierdie opskrifte word veldname genoem.

• Veldname word gebruik om te verseker dat die data vir elke rekord in dieselfde volgorde ingevoer word.
  
• Maak seker dat al die data in 'n kolom ingevoer word volgens dieselfde formaat. As jy syfers begin invoer as syfers (soos 10 of 20), hou dit op. Moenie deurgaans deel verander nie en begin met die invoer van getalle as woorde (soos tien of twintig). Wees konsekwent.
  
• Laat geen leë kolomme in die tabel.
  
• Om 'n lys te skep, moet 'n tabel ten minste twee kolomme wyd wees.

06 van 08

Die skep van die lys

Sodra die data in die tabel ingevoer is, kan dit na 'n lys omskep word. Om so te doen:

1. Kies enige een sel in die tabel.
   
2. Kies Lys> Skep Lys in die kieslys om die dialoogkassie Skeplys oop te maak.
   
3. Die dialoogkassie toon die reeks selle wat in die lys ingesluit moet word. As die tabel behoorlik geskep is, sal Excel gewoonlik die korrekte reeks kies .
   
4. As die reekskeuse korrek is, klik OK .

07 van 08

As die lysreeks nie korrek is nie

As die reekse wat in die dialoogkassie Skeplys verskyn, met 'n sekere kans verkeerd is, moet u die reeks selle wat in die lys gebruik word, herselekteer.

Om so te doen:

1. Klik op die terugkeer knoppie in die skeplys dialoog om terug te keer na die werkblad.
   
2. Die dialoogkassie Skep lys krimp na 'n klein boks en die huidige reeks selle kan gesien word op die werkblad omring deur die marsjerende miere.
   
3. Sleep kies met die muis om die korrekte reeks selle te kies.
   
4. Klik op die terugkeer knoppie in die klein skeplys dialoog om terug te keer na die normale grootte.
   
5. Klik OK om die lys te voltooi.

08 van 08

Die lys

Sodra dit geskep is,

• die lys sal 'n donker grens daaroor hê.
  
• Daar sal afwaartse pyle langs elke veldnaam wees wat die keuselys oopmaak wanneer dit gekliek word.
  
• Die kieslysse bevat opsies om die lys te sorteer volgens enige van die veldname en vir die soek na die rekords wat ooreenstem met sekere kriteria.
  
• 'N Leë ry met 'n sterretjie word onderaan die lys bygevoeg. Bykomende data kan by die lys gevoeg word met hierdie nuwe ry.